Provavelmente você já deve saber que a otimização de processos serve para melhorar o desempenho da empresa, certo? Mas será que o seu negócio consegue, de fato, identificar os gargalos e corrigi-los rapidamente?
Pensando em formas de otimizar o fluxo de trabalho das empresas, selecionamos algumas técnicas que podem ser aplicadas a qualquer setor. Confira essas ideias e faça com que a sua organização se destaque!
Mapear os processos
O primeiro passo para fazer a otimização dos processos é entender como eles funcionam em sua empresa. Por mais que você saiba as funções de cada setor, isso não é suficiente para determinar, por exemplo, quanto tempo cada atividade exige e o fluxo de tarefas.
Desse modo, vale a pena contar com um BPMS (Business Process Management Suit), a plataforma que coloca em prática a metodologia BPM (Business Process Management). Assim, será possível documentar todas as etapas e obter informações precisas para alcançar os objetivos traçados.
Identificar e observar pontos de melhoria
A maior parte dos processos pode ser melhorada por meio da automação. Desde procedimentos demorados até tarefas pequenas.
Depois que o fluxo de trabalho é mapeado, por meio do diagrama fica fácil identificar as áreas em que as mudanças são bem-vindas. Nesse momento, é interessante também ouvir as sugestões dos colaboradores ou até mesmo entrevistá-los, afinal, eles fazem parte do processo.
Trabalhar a mudança de mindset
O ideal é que a otimização de processos seja feita de maneira gradual, para permitir que todos se acostumem às mudanças. Lembre-se de que quanto maiores forem as alterações no trabalho, maior será o impacto no dia a dia dos profissionais.
Essa mudança de mindset precisa ocorrer, mas é importante que seja gradativa, explicando aos poucos e inserindo o novo modo de trabalhar à cultura organizacional.
Caso a equipe tenha colaborado nas fases anteriores, de mapeamento e identificação de melhorias, será mais fácil para se adaptarem. Mesmo assim, é importante que haja reuniões e treinamentos frequentes e efetivos para tratar dos novos processos. Somente dessa forma todos estarão alinhados e colherão os frutos da reestruturação.
Acompanhar os resultados da otimização de processos
A última técnica relacionada com a otimização de processos é o acompanhamento de resultados. Sem isso, não será possível mensurar e saber se o que foi feito realmente valeu a pena.
Imagine que você tenha alterado ou até mesmo removido algumas tarefas dos fluxos, pois estavam causando lentidão na entrega ou aumentando as falhas.
Depois dessa mudança, as etapas ficaram mais rápidas e ágeis? Essa e outras questões podem ser levantadas ao monitorar a otimização dos processos. Se necessário, novas mudanças podem ser feitas, já que o objetivo principal é a melhoria contínua da organização.
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