Implementar automação de processos em sua empresa pode ser um desafio. Muitas vezes, requer uma mudança cultural na organização e na forma como se faz negócios, tomando cuidado com o que afeta funcionários e gestores.
Entretanto, um projeto de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) bem planejado e executado pode trazer muitos benefícios, aumentando a produtividade, a eficiência e a competitividade de mercado.
A metodologia é utilizada em escala global para realizar o mapeamento de fluxos de trabalho em uma organização e, assim, potencializar a eficiência e integrá-los por meio de processos de automação de dados.
Não é por acaso que 70% dos donos de negócios acreditam que a metodologia BPM ajuda seus negócios a atingir os objetivos previamente planejados, segundo dados da AI Multiple.
Nesse conteúdo, vamos te explicar como implementar automação de processos na sua empresa por meio de uma ferramenta BPMs. Continue a leitura para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto.
O que é um BPMS?
Para começar, BPMS significa Business Process Management Suite, nada mais do que soluções de software integradas que permitem a uma organização supervisionar e gerenciar processos em todas as suas etapas de forma automatizada.
O BPMS torna possível mapear, modelar, executar e monitorar processos em um sistema visível e compreensível para todos os funcionários, clientes e fornecedores envolvidos.
Em resumo, é a melhor forma de implementar uma metodologia BPM na estrutura operacional da empresa.
Nesse ponto, é bom se atentar ao significado das siglas. Enquanto o BPM diz respeito a uma metodologia ou abordagem de gestão de negócios, o BPMS é uma uma ferramenta ou sistema digital que torna essa implementação possível.
Como implementar automação de processos? Primeiros passos
Para saber como implementar um BPMS, é necessário definir uma estratégia consistente e que esteja de acordo com o planejamento global da empresa.
O primeiro passo é identificar a real necessidade de implementar um sistema de gestão: quais são os problemas enfrentados pelo negócio e quais são os resultados esperados?
O planejamento é fundamental para garantir que o projeto avance em direção aos objetivos estratégicos.
Ao pensar se sua empresa está pronta para um projeto BPM, reflita sobre as questões abaixo.
- Consigo determinar o escopo com o qual vamos trabalhar?
- É possível especificar os custos que essa mudança acarretará?
- Terá prazo para implementação e execução com um cronograma que faça sentido com os objetivos da empresa?
- As métricas de qualidade esperadas com a implementação do BPMS estão claras?
Para definir o escopo de trabalho, é necessário planejar:
- a sequência de etapas necessárias para a implementação;
- a notação utilizada para representar os processos;
- o modelo, ou seja, o tipo de diagrama aplicado e as informações que serão modeladas;
- qual ferramenta de modelagem será utilizada.
Como implementar BPMS? O planejamento em prática
Uma vez que o projeto tenha sido definido, a estratégia para implementar automação de processos com BPMS e convencer os funcionários a utilizá-lo pode ser feita gradualmente, mas sempre com uma equipe de apoio para a transição entre sistemas.
Dessa forma, os envolvidos se sentirão mais confiantes e motivados com o projeto.
Veja abaixo um passo a passo para sua empresa implementar automação de processos BPMS com sucesso.
1. Apresentar benefícios
Comece apresentando o planejamento para os interessados, explicando por que é necessário realizar a implementação e mostrando os benefícios esperados — como redução de custos, melhoria da qualidade do produto ou padronização de processos.
2. Escolher um processo
Identifique a área mais custosa que gerará ganhos para a empresa, que tenha problemas evidentes e envolva diferentes setores no desenho da otimização.
3. Executar o projeto
Com os recursos, o apoio e o entendimento do projeto por todos, é hora da implementação. Escolha a ferramenta de automação de processos que você irá implementar, capacite os envolvidos, defina os responsáveis pelas tarefas e garanta que tudo o que for necessário para colocar o sistema em uso esteja mapeado.
4. Medir resultados e divulgar ganhos
A implementação é apenas um passo no gerenciamento e na automação de processos. Ao atuar em qualquer processo, medir resultados e desempenho é sempre fundamental.
Quando implementar automação de processos?
Toda empresa tem processos específicos, requer diferentes softwares e varia em produtividade.
Portanto, o momento de implementar uma ferramenta de automação de processos é quando a empresa se sente madura o suficiente para monitorar seus projetos e está pronta para agir com conhecimento da operação, de ponta a ponta.
Ao implementar um projeto BPM, é preciso considerar que toda a organização pode passar por uma mudança cultural.
Ser orientado por processos faz com que a empresa pare de operar dividida por setores (com hierarquias e sem integração) para atuar em conjunto em cada processo, de forma contínua.
Essa mudança de visão requer a participação ativa da gestão para envolver os funcionários. Afinal, são eles que vão colocar o projeto em movimento.
Desafios ao implementar uma ferramenta BPMS
Existem alguns desafios na implementação de uma ferramenta de automação.
Por isso, é necessário estar ciente de alguns fatores importantes para o sucesso do projeto e entender se sua empresa está realmente pronta para realizar essa mudança.
Fique atento a:
- ruídos de comunicação: especialmente em empresas muito complexas, os processos devem ser transparentes e seguir diretrizes de gestão visual;
- não monitorar constantemente o desempenho dos processos pode impedir a detecção de lacunas, prejudicando os ganhos de eficiência e a otimização constante;
- é um erro considerar apenas partes dos processos em vez de vê-lo como um todo;
- não manter os processos alinhados com a cadeia de valor e os objetivos estratégicos gerais do negócio também pode causar problemas sérios.
Com o tempo, a cultura BPM será incorporada pelos funcionários e gestores, e os pontos positivos superarão os negativos.
Vantagens da metodologia BPM para seu negócio
Ao implementar a automação de processos em sua empresa, é possível acessar um ambiente virtual e visualizar todos os processos de negócios de ponta a ponta. Além disso, as equipes podem mapear, analisar, monitorar e otimizar iniciativas em uma única plataforma.
Uma das principais vantagens do BPMS é sua integração com outras soluções empresariais, como ERP, CRM, RPA e Analytics, promovendo um gerenciamento muito mais eficiente.
O BPM é uma estrutura que permite à sua organização explorar sua competitividade. É uma composição perfeita entre projetar, monitorar, supervisionar e integrar tarefas distintas da organização.
Com a implementação do BPM, você tem certeza de que até as tarefas mais minuciosas estão sendo monitoradas. Além disso, a solução sem código lhe dá a oportunidade de criar um ambiente de trabalho digitalmente avançado com eficiência aprimorada.
Plataforma Lecom para implementar automação de processos
A plataforma Lecom oferece às empresas um software que gerencia e controla todos os processos pertencentes à cadeia de produção.
Ela gerencia e controla todos os dados gerados pelos diferentes ativos de uma operação de maneira intuitiva e sempre adaptada às necessidades de cada empresa.
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