O que é BPMS? Saiba tudo sobre essa ferramenta

No mundo dos negócios, é essencial entender o que é BPMS e como essa tecnologia opera mudanças valiosas na organização. Pode não parecer, mas essa metodologia carrega significados importantes e que fazem total diferença na sua empresa, tanto para a produtividade quanto para os lucros e a forma como seus clientes percebem sua marca.

Muitos gestores pelo mundo já aplicam e percebem diariamente o poder dessa tecnologia: segundo o Market Research Future, o mercado, avaliado em mais de US$ 19 milhões em 2024, deve avançar até os US$ 67 milhões em 2023 — um crescimento de 16,5%! No relatório, um dos motivos dessa busca é justamente pelos benefícios de um BPMS, como implementação de inteligência artificial e redução de custos.

Ficou curioso e quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura.

Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber sobre:

• o que é BPMS;
• como funciona o ciclo de vida do BPMS;
• quais as principais funções desta metodologia;
• quais processos são compatíveis com a automação via BPMS;
• como escolher uma ferramenta BPMS para sua organização.

Não deixe de conferir!

O que é BPMS?

O Business Process Management System — ou Suite — (BPMS) é um sistema para gerenciamento de processos empresariais. Em outras palavras, é um software de implementação das práticas de BPM — Business Process Management, modelo de gestão focado em otimizar os procedimentos internos de uma empresa por meio da padronização.

Ou seja, o BPM é uma prática voltada à estruturação dos procedimentos de um fluxo de trabalho, enquanto o BPMS é a ferramenta que possibilita essa ordenação.

Ao compreender o que é BPMS e como aplicá-lo, você entende o poder dessa ferramenta para gestão de processos e sua capacidade de condensar todas as ações em um só lugar. Com este software, você também desfruta de inúmeros benefícios — que apresentaremos em detalhes mais adiante!

Além disso, ter uma boa gestão em um sistema único poupa tempo e evita dores de cabeça. Afinal, você planeja as ações sem precisar abrir dezenas de softwares ou planilhas diferentes.

As 5 principais funções de um BPMS

O âmbito de atuação de um BPMS é muito amplo e pode ajudar em inúmeros aspectos do seu negócio. Porém, existem 5 utilidades que fazem muita diferença. Confira, abaixo, as principais funções de um BPMS:

• modelagem: permite a estruturação e documentação dos processos. Assim, fica mais fácil compreender quem são os responsáveis pelas tarefas e quais os pontos que precisam melhorar;
• automação de processos: a automação com BPMS permite a realização de atividades de forma autônoma. Você deve automatizar tudo o que for burocrático, repetitivo e mecânico para aumentar a eficiência e reduzir as chances de erros;
• gestão de regras e conformidades: ao configurar o BPMS, você define sob quais regras o sistema deve atuar (inclusive normas legais). Assim, você garante a conformidade e evita erros que podem incorrer em multas ou outras penalidades;
• monitoramento em tempo real: o BPMS oferece painéis que permitem acompanhar os processos em tempo real. Assim, você monitora métricas importantes e recebe notificações em caso de problemas ou falhas;
• integração: o BPMS é facilmente integrável aos sistemas nativos e bancos de dados do seu negócio. Ou seja, ao adotar esta ferramenta, você não corre o risco de perder informações importantes.

Qual é o ciclo de vida do BPMS?

O ciclo de vida do BPMS é formado por 6 etapas, que se organizam em um ciclo contínuo:

1. Modelagem dos processos;
2. Implementação;
3. Execução;
4. Monitoramento;
5. Otimização;
6. Automação e manutenção.

Compreenda mais sobre cada uma a seguir.

1. Modelagem dos processos

Nesta primeira fase, você deve identificar, analisar e mapear os processos de um fluxo de maneira visual. Para tal, você pode usar um fluxograma, por exemplo, em que conste todas as tarefas e seus responsáveis e representá-los por meio de formas e cores específicas.

A modelagem envolve:

• identificação dos processos atuais;
• desenho do processo otimizado (ou dos novos processos);
• uso de notações gráficas padronizadas, como o BPMN (business process model and notation, uma forma de representação gráfica dos procedimentos).

O principal objetivo ao criar a modelagem é compreender o fluxo de atividades e seus participantes, além de identificar gargalos e ineficiências.

2. Implementação

Após a modelagem, implemente os processos no software BPMS. Nesta fase, você deve:

• configurar as regras de negócio;
• definir papéis e responsabilidades;
• integrar o processo aos sistemas anteriores e base de dados;
• automatizar tarefas (sempre que possível).

Ou seja, nesta etapa, você começa a aplicar o modelo criado anteriormente para colocar o novo planejamento em prática.

3. Execução

Nesta fase, o BPMS executa os processos conforme a definição na etapa anterior. Aqui, os usuários interagem com o sistema para realizar as tarefas não automatizadas, enquanto o sistema executa de forma autônoma as que já foram.

A partir deste momento, o BPMS entra em ação para concluir ações e garantir a eficiência do fluxo.

4. Monitoramento e controle

O próprio BPMS monitora as execuções e emite relatórios completos sobre o funcionamento das operações. Assim, você extrai dados importantes sobre o que funciona ou não, o que precisa melhorar e o que não agrega valor ao fluxo.

Neste momento, você pode acompanhar indicadores de performance, exceções ou desvios dos processos e até o status de qualidade das entregas. Desta forma, você obtém controle total sobre as atividades e pode alterar o que precisa para conquistar mais eficiência, produtividade e melhorias gerais.

5. Otimização

O mercado muda constantemente e, para acompanhá-lo, você precisa mudar também. Com um bom BPMS, você identifica todas as possibilidades de atualização e pontos de insucesso para evitar desatualizações e prejuízos. Ou seja, além de melhorar seu fluxo de trabalho, a ferramenta possibilita a melhoria contínua dos seus processos.

6. Manutenção

Após implementar os processos, é indispensável mantê-los atualizados. Portanto, lembre-se de analisar os relatórios e estudar novas formas de otimizar suas operações sempre que necessário. Assim, você mantém sua produtividade, conformidade em relação a normas e leis e evita perdas por procedimentos ultrapassados.

Aliás, vale reforçar que a última etapa é cíclica, ou seja, a manutenção é constante. Caso a performance do projeto esteja aquém do esperado, você deve identificar os pontos de ineficiência e propor novas soluções.

Como resultado, você corrige os erros, potencializa os acertos durante a execução e garante mais fluidez e assertividade para sua gestão. Assim, a cada novo ciclo, você ganha mais conhecimento e performance.

Automação com BPMS: quais processos são compatíveis?

No contexto de BPMS, diversos processos são compatíveis com a automação. Os que mais se beneficiam são aqueles baseados em regras, repetitivos, previsíveis e com alto volume de execução — preenchimento de formulários ou transmissão de dados entre setores, por exemplo.

Para exemplificar, veja, a seguir, alguns setores automatizáveis e suas respectivas tarefas.

1. Recursos humanos

• admissão de colaboradores;
• solicitação e aprovação de férias;
• avaliação de desempenho;
• requisição de treinamentos;
• gestão de ponto e folha de pagamento.

2. Financeiro

• solicitação e aprovação de reembolso;
• processamento de contas a pagar e receber;
• geração de relatórios financeiros periódicos;
• solicitação de adiantamentos de diárias;
• gestão de contratos fiscais.

3. Compras e suprimentos

• requisição e aprovação de compras;
• cotação e seleção de fornecedores;
• gestão de pedidos e recebimento de materiais;
• renovação de contratos de fornecimento.

4. Atendimento ao cliente

• abertura e acompanhamento de chamados;
• processamento de reclamações e devoluções;
• atualização do cadastro de clientes;
• geração de pesquisa de satisfação.

5. Vendas e marketing

• geração de proposta comercial;
• aprovação de desconto e condições especiais;
• gestão de campanhas de marketing;
• processo de qualificação de leads.

6. Jurídico

• elaboração e aprovação de contratos;
• gestão de processos judiciais e prazos;
• solicitação de parecer jurídico interno;
• controle de procurações e documentos legais.

7. TI (Tecnologia da Informação)

• abertura e atendimento de solicitações;
• provisionamento de acessos e equipamentos;
• gestão de mudanças e incidentes;
• aprovação de solicitação de softwares ou serviços.

Essas são apenas algumas áreas e tarefas automatizáveis via BPMS. Aqui, o segredo para obter sucesso é ter atenção a alguns critérios: quando cumpridos, a automação é possível e altamente recomendada. Para avaliar a viabilidade de uso da ferramenta, pergunte-se se o processo:

• é padronizável e tem um fluxo bem definido;
• requer interação entre setores e múltiplas funções;
• gera registros auditáveis ou exige compliance;
• tem tempo de execução alto ou gargalos operacionais.

Se as respostas forem sim, você tem um processo passível de automação!

Quais são os principais benefícios de um BPMS?

Depois de entender o que é BPMS e conhecer suas funções, vamos falar sobre os benefícios desta ferramenta para seu negócio! Confira, a seguir, as principais vantagens que este sistema oferece.

1. Automação com BPMS

Além de melhorar a eficiência, a automação reduz as chances de erros manuais durante os processos. Afinal, uma vez que você configura a ferramenta conforme sua necessidade, a realização acontece de acordo com o previsto, ou seja, sem erros e sem prejuízos. Enquanto isso, os trabalhadores ficam livres para executar ações com maior valor agregado.

2. Flexibilidade e adaptabilidade

O BPMS permite ajustes rápidos nos processos sem interromper a operação. Desta forma, você mantém o fluxo atualizado e funcional, baseado nas regras relevantes para seu negócio. Além disso, caso haja alteração no tamanho de suas demandas, o sistema é facilmente escalável, de modo que você consegue adaptar as configurações para as novas necessidades.

3. Melhoria na experiência do cliente

Processos padronizados, com menos chances de erros e constantemente atualizados, levam a entregas mais satisfatórias. Assim, além de ter um fluxo de trabalho mais organizado e eficiente, você preza pela satisfação de quem consome seus produtos ou serviços.

4. Redução de custos operacionais

Ao produzir mais eficiência operacional com a automação, o BPMS reduz significativamente os custos relacionados às tarefas. Um bom exemplo é a necessidade de força de trabalho humana, que passa a ser dispensável e pode ser realocada em setores mais estratégicos.

5. Melhoria na colaboração interna

Outros aspectos otimizáveis por meio do BPMS são a comunicação e colaboração entre funcionários. Afinal, ao documentar e apresentar de forma clara as atribuições de cada pessoa que compõe o fluxo, toda a operação funciona de forma mais coesa.

6. Tomada de decisão baseada em dados

Os relatórios do BPMS oferecem uma visão muito mais assertiva do que você precisa fazer para otimizar os processos. Desta forma, ao compreender suas necessidades, você baseia suas decisões em aspectos factuais e que fazem sentido para sua organização.

Como escolher uma ferramenta BPMS para seu negócio?

Pronto, agora você já sabe o que é BPMS e quais os benefícios dessa metodologia para seu negócio! O próximo passo é escolher uma boa plataforma, que atenda às suas necessidades e permita que você desfrute das vantagens que vimos anteriormente.

É importante buscar um sistema que ofereça uma gestão inteligente de processos: centralize as informações e agilize as rotinas de modo a tornar o acompanhamento e monitoramento completos. E é exatamente o que a Lecom faz pelo seu negócio.

Com uma plataforma única, você obtém o que há de melhor no BPMS para o seu negócio:

• facilidade de uso;
• capacidade de integração com outras tecnologias, como RPA (Robotic Process Automation — Automação Robótica de Processos) e inteligência artificial;
• segurança para seus dados;
• capacidade de escalabilidade;
• resultados reais — como o case do Gov.br, que digitalizou mais de 2 mil processos e, atualmente, processa mais de 135 mil solicitações diariamente.

Então, já se convenceu de que a Lecom é a peça que faltava para transformar a eficiência do seu negócio? Chega de investir em ferramentas, planilhas e sistemas que não funcionam e só te fazem trabalhar mais.

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