Se você quer que a sua empresa tenha sucesso, precisa saber quais as responsabilidades do gerente de projetos e a importância deste profissional para o andamento de um negócio.
Embora muitas pessoas ainda não saibam o papel fundamental que este gestor exerce na organização, ele vem sendo cada vez mais procurado no mercado.
Mas, afinal, o que faz um gerente de projetos? Quais as suas responsabilidades? Por que ele é tão relevante?
Continue a leitura para esclarecer todas essas dúvidas!
O que faz um gerente de projetos?
O gerente de projetos é responsável por planejar, executar e coordenar todas as atividades de um projeto em uma empresa. Ele é a peça-chave para o alcance dos objetivos e o cumprimento de prazos, orçamentos e escopos.
Em outras palavras, é o principal encarregado por garantir que o negócio atinja as metas definidas no tempo desejado.
Entre as etapas que o gerente de projetos precisa acompanhar, estão:
- a elaboração dos objetivos;
- a definição de papéis;
- a delegação e a coordenação das tarefas;
- a documentação e a execução das atividades;
- a comunicação das decisões.
Além disso, ele deve ter pleno controle sobre as fases e o ritmo de entrega de cada uma, com atenção para possíveis mudanças que podem ocorrer no caminho.
Qual a importância do gerente de projetos?
Como falamos, o cargo de gerente de projetos é essencial para o sucesso e o crescimento de qualquer negócio. Afinal, ele é um dos poucos profissionais que contam com uma visão completa e estratégica de toda a organização.
Sendo assim, este gestor é um profissional primordial para que a empresa possa, por exemplo:
- atingir os objetivos traçados;
- otimizar os resultados;
- avaliar os riscos;
- tomar decisões.
Entretanto, para que todas essas ações sejam realizadas, é preciso saber quais as responsabilidades do gerente de projetos e conhecer as habilidades essenciais para o cargo. A seguir, te mostramos quais são elas!
Principais habilidades de um gerente de projetos: 5 competências essenciais
As principais habilidades de um gerente de projetos são:
- Liderança: saber incentivar e motivar, ajudar quando necessário e delegar tarefas, definindo metas alcançáveis para os colaboradores.
- Boa comunicação: o gerente precisa deixar claros os objetivos do projeto e as suas etapas, e isto só é possível se souber se comunicar claramente. Essa habilidade também é muito útil para administrar os conflitos.
- Organização: em um projeto, existem diferentes prazos, processos e equipes, e ele precisa conseguir organizar tudo para manter o projeto em andamento.
- Proatividade: se a prática foge do plano idealizado e se acontecem imprevistos, etc, o gerente de projetos precisa se adaptar rapidamente diante das mudanças;
- Negociação: conseguir estabelecer acordos reais e vantajosos para o projeto.
Tais características contribuem para que o profissional garanta entregas de valor, que atendam os requisitos das iniciativas nas quais está envolvido.
Outra habilidade importante é a capacidade de gerenciar os recursos, sejam eles humanos, financeiros ou materiais.
Além, claro, de estar sempre por dentro das tendências e novidades da área, conhecendo técnicas e ferramentas que apoiam a gestão.
Leia também: Liderança da geração Y: como encarar?
Quais as responsabilidades do gerente de projetos?
Como o objetivo principal é garantir a entrega do projeto com qualidade, as responsabilidades desse profissional vão desde as reuniões iniciais com os stakeholders, para apontar os resultados esperados, até a finalização do ciclo de desenvolvimento da iniciativa.
Porém, mais do que planejar e definir as metas, o gerente deve monitorar os indicadores e adquirir todos os recursos necessários para a realização do plano.
Por essa razão, o gestor ocupa um cargo estratégico, que permite uma visão ampla de todos os processos necessários, facilitando a tomada de decisão.
Conforme as atividades relatadas no Guia PMBoK, que indica boas práticas para a gestão de projetos, as principais responsabilidades deste profissional são:
- mapeamento de atividades e gestão de recursos;
- identificação de riscos e conflitos;
- gestão da comunicação.
A seguir, falaremos com detalhes sobre cada um.
1. Mapeamento das atividades e gestão de recursos
Após a entrada do projeto na empresa, o gerente deve definir e desenhar todas as atividades que serão necessárias para aquele trabalho.
Diante disso, ele precisa avaliar e fazer a captação dos recursos, se necessário, com base no mapeamento anteriormente desenvolvido.
Esses recursos podem englobar os profissionais, ou seja, o time do projeto, as tecnologias, os dispositivos e até o espaço para que os colaboradores possam trabalhar.
Outro recurso que precisa ser gerenciado com maestria é o tempo! Afinal, é indispensável entregar o combinado dentro do prazo.
Para isso, o profissional deve desenhar um cronograma e estabelecer os limites e a duração de cada atividade.
2. Identificação de riscos e conflitos
Existem dois fatores que também devem estar entre as responsabilidades do gerente de projetos: os riscos e os conflitos.
Os riscos podem ser positivos, como alguém indicar a sua empresa para fazer um novo trabalho, ou negativos, como uma possível entrega fora do prazo devido à dependência de outras empresas.
O gerente de projetos deve não apenas identificar os riscos, como também ter uma ideia prévia de como resolvê-los se forem negativos. Ou repetir o que os causou, quando positivos.
“É importante ter um repositório de riscos, de lições aprendidas. O que você aprendeu com os riscos negativos que não foi possível mitigar? Assim, você evita que, nos próximos projetos, tenha que passar de novo por eles.”
Talita Carolina — Gerente de Projetos da Lecom
Em relação aos conflitos que envolvem as áreas pessoais, os mais comuns são:
- dentro da própria equipe, por interesses ou outras situações;
- entre os responsáveis pelo projeto e os stakeholders.
Um exemplo seria a impossibilidade de contatar um dos interessados no resultado. Nesse caso, é responsabilidade do gerente de projeto gerir essa situação, aplicando as técnicas necessárias.
Leia também: Como prevenir o fracasso em gerenciamento de projetos
3. Gestão da comunicação
Toda a comunicação entre a equipe do projeto e os stakeholders, seja qual for o canal, deve ser organizada e mediada pelo gerente.
Essas reuniões servem para alinhar as expectativas, informar o andamento do projeto e até reportar o desempenho da equipe, aspectos primordiais para o sucesso do plano.
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