Sim, a documentação de processos é necessária, pois faz parte da organização e do controle do fluxo de trabalho das empresas. Além de ajudar na criação de manuais organizacionais, esse tipo de informação permite que o negócio cresça de maneira mais sólida e adaptável às mudanças.
Entenda a importância de manter a documentação de processos atualizada e saiba como fazer isso em sua organização!
Importância da documentação de processos
A relevância da documentação de processos pode ser observada mais facilmente ao imaginar situações sem ela. Por exemplo: quando um profissional entra na empresa para substituir outro, mesmo ele tendo bastante conhecimento técnico, não sabe como os projetos estavam sendo desenvolvidos.
Caso essas informações não estejam disponíveis facilmente, o novo colaborador irá demorar para se adaptar ao novo trabalho, mesmo com treinamentos. Consequentemente, o negócio perderá tempo e produtividade.
Por sua vez, quando a empresa documenta os processos, ela consegue identificar o estágio do serviço em que está. O monitoramento das atividades também é facilitado, assim como a transmissão de dados e informações entre os colaboradores.
Como fazer a documentação
Uma das formas de fazer a documentação é por meio das fases AS IS/TO BE da metodologia BPM (Business Process Management). O AS IS se refere ao momento atual pelo qual a empresa passa, no qual a situação das etapas é analisada.
Fazem parte dessa etapa a descrição de tarefas, a explicação das validações e os possíveis cenários alternativos. Depois de fazer isso, os gestores serão capazes de avaliar quais melhorias são necessárias.
A fase TO BE está relacionada com as documentações futuras. Ou seja, serve para definir o fluxo de trabalho, as responsabilidades de cada um e até as tecnologias que serão usadas. Assim, será possível para a empresa transformar processos e se tornar mais competitiva.
Além de permitir o fácil acesso a todas as informações, a ferramenta AS IS/TO BE também ajuda a atualizar ou revisar o plano estratégico, melhorar a performance que está em queda por causa de processos ineficientes e escolher a tecnologia mais adequada para o negócio. O paralelo entre atual e futuro também é usado para redesenhar os processos, com vista em um ou mais objetivos definidos previamente.
Como visto, a documentação de processo é essencial para que a empresa se organize e mantenha o fluxo de trabalho alinhado com todos.
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