Como prevenir o fracasso em gerenciamento de projetos

Por Gustavo Telles Nunes Magalhães, Coordenador de Projetos Lecom

Um tema interessante em Gerenciamento de Projetos, que tira o sono de qualquer GP, é o Fracasso de um Projeto. Acredito que o maior fracasso de um projeto é a inconclusão do mesmo, seja por insuficiência de planejamento, por culpa de um escopo mal definido, por falta de liderança e feedback aos envolvidos (stakeholders) ou, até mesmo, por escassez de capital e impossibilidade de adquirir novos investimentos para finalizá-lo, principalmente quando surgem Solicitações de Mudança (RFC), novas etapas ou subprojetos que não foram previstos.

Quando o fracasso é eminente, a decepção nos assola, pois durante meses mobilizamos equipes e esforços para trabalharmos a todo vapor, com dedicação total ao projeto, seguindo o cronograma à risca e controlando custos para que não houvesse estouro no orçamento.

Quem nunca ouviu falar em projetos que foram engavetados, mesmo após altos investimentos e meses de trabalho – com escopo bem definido, desenvolvimento dentro do prazo e recursos devidamente previstos – por consequência de crises ou reestruturação da empresa? Ou simplesmente por desistência do sponsor, que resolveu rever a prioridade de certos investimentos? Lembro-me até de um caso recente, onde a empresa criou um Centro de Serviços Compartilhados (CSC), que culminou numa redução drástica do quadro de colaboradores (headcount) e, por conseguinte, fez com que muitos projetos que estavam em andamento caminhassem em direção ao limbo e entrassem em total esquecimento.

A lição que tiramos disto é que, às vezes, a alta direção não tem uma completa visão do projeto e ignora possíveis riscos, desenvolvendo planos que comprometem seus recursos, de tal maneira que a busca pelo progresso pode comprometer seu futuro. Assim, antes de se aventurar em vários projetos, deve-se pensar num PMO (escritório de projetos) que possa gerir um portfólio e que seja adequado à realidade da empresa, considerando situações futuras extremas.

Por fim, a pergunta-chave é a seguinte: o que podemos ou devemos fazer para reduzir ou mitigar os efeitos e chances de fracasso? Acredito que a resposta, simples na teoria, é antever riscos e primar por um planejamento muito bem detalhado, com escopo muito bem definido, com todas as premissas discriminadas, um cronograma bem elaborado e com todas as tarefas detalhadas. Além disso, é imprescindível organizar uma equipe harmônica, onde o líder tenha carisma e dom para cativar e estimular a todos. O papel do líder é fundamental para direcionar a equipe no caminho certo, cumprir prazos e alocar recursos, evitando sempre que alguém fique ocioso ou sobrecarregado demais. Outro ponto fundamental é a QUALIDADE do projeto, pois de nada adianta cumprir prazos se os entregáveis finais deixarem a desejar. Isso certamente criará uma propaganda negativa e demandará um novo projeto para aprimoramento e correções, o que certamente implicará em novos investimentos para melhoria e custos ainda mais elevados.

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