A organização dos projetos é parte fundamental do sucesso dos seus negócios e cresce exponencialmente ao longo dos anos, conforme estudo da Mordor Intelligence. Nesse sentido, não se atentar para o que é modelagem de processos e ignorar essa necessidade pode custar caro para você — tanto em produtividade e resultados quanto financeiramente.
Por isso, muitas empresas investem em ferramentas de modelagem de processos de negócios e desfrutam dos benefícios que a técnica oferece, tanto para a organização de modo geral quanto para os resultados em termos de produtividade e receita.
Neste artigo, vamos falar sobre o que é modelagem de processos, quais são os benefícios de adotá-la e como a ferramenta correta te ajuda a melhorar o fluxo de trabalho dos seus negócios de forma simplificada e eficiente.
Vamos começar?
O que é modelagem de processos?
Modelagem de processos é a representação de todos os processos de negócios de uma empresa. Em resumo, é a documentação que representa as etapas das atividades e permite a análise dos procedimentos existentes no seu negócio, a fim de viabilizar mudanças e correções estratégicas.
O objetivo prático da ferramenta é permitir às empresas alcançar um patamar de maturidade em seus processos por meio da eliminação de falhas, especialmente aquelas relacionadas à execução das etapas em si ou de cunho humano.
Além disso, a modelagem de processos ajuda a estruturar o seu fluxo e manter toda a equipe alinhada quanto às responsabilidades de cada membro ao longo de todas as etapas, desde o recebimento da demanda até sua entrega.
Contudo, saber o que é a modelagem de processos é apenas um passo para a implementação de suas ferramentas no fluxo de trabalho. Para entender seu funcionamento, você deve compreender também seus conceitos e etapas obrigatórias.
Quais são as etapas da modelagem de processos de negócios?
A modelagem de processos é uma etapa do BPM (Business Process Management, em português, processo de gerenciamento de negócios) e uma disciplina administrativa muito difundida e utilizada para a organização de empresas.
Entendida esta relação, podemos avançar mais um pouco para compreender as etapas da modelagem de processos:
- abordagem de modelagem;
- coleta de informações;
- notação dos processos;
- monitoramento, análises e melhorias.
Conheça cada fase em detalhes a seguir.
1. Abordagem de modelagem
Nesta primeira etapa, você deve definir os objetivos da modelagem de processos com BPM e sua forma de abordagem. Decida-se entre obter uma visão macro sobre os processos ou focar nos detalhes e particularidades de cada um.
2. Coleta de informações
Uma vez definida a abordagem da modelagem de processos, você deve coletar informações sobre cada operação. Aqui, é possível usar dinâmicas com as equipes envolvidas, designar um responsável por cada etapa ou fazer entrevistas com os membros, por exemplo. Quanto mais informações, melhor sua modelagem.
3. Notação dos processos
Esta é a etapa em que você ou a pessoa responsável deve documentar as informações e formas de abordagem em um mapeamento, de modo a manter o controle e integrar todas as ferramentas no processo. Assim, as pessoas que participam das atividades têm acesso claro a todo o fluxo.
4. Monitoramento, análises e melhorias
Uma vez documentada, a modelagem de processos está pronta para monitoramento e análise constantes. Com os dados obtidos nestas análises, você ou a pessoa responsável será capaz de identificar falhas e apontar melhorias necessárias para a otimização constante do fluxo até sua plena maturidade.
Agora que já sabemos quais são as etapas da modelagem de processos, você já está um passo mais perto de adotá-la na sua empresa. Lembre-se, porém, de que, para garantir o funcionamento dessa metodologia, você também precisa entender profundamente suas atividades e os fluxos do seu negócio.
Apenas assim, tanto essa quanto outras tecnologias de modelagem de processos com BPM serão eficientes no seu dia a dia.
Exemplos de modelagem de processos
É claro que, apenas com uma explicação teórica, pode parecer difícil entender a modelagem de processos BPM como uma ferramenta relevante para a cultura organizacional da sua empresa.
Por isso, para te ajudar a compreender de uma vez — e profundamente — o que é modelagem de processos, destacamos dois exemplos que trazem mais detalhes sobre a prática:
- matriz GUT: neste exemplo de modelagem de processos, o gestor avalia Gravidade, Urgência e Tendência de piora das situações que afetam o processo. Desta forma, o responsável é capaz de elencar as prioridades conforme os aspectos gerais previamente definidos e solucionar os problemas de acordo com sua importância;
- método 5W2H: já neste outro exemplo de modelagem de processos, a pessoa responsável deve basear a tomada de decisões nas respostas a 7 perguntas básicas:
- What: o que precisa ser feito?
- Why: por que isso precisa ser feito?
- Who: quem precisa fazer?
- Where: onde precisa ser feito?
- When: quando precisa ser feito?
- How: como será feito?
- How much: quanto custará?
Por meio das respostas, é possível entender o passo a passo para a definição do fluxo de trabalho, reduzir erros e melhorar os processos sempre que necessário.
Como modelar um processo?
Modelar um processo envolve uma série de etapas específicas, que visam transmitir visualmente a estrutura das atividades e fluxos de uma operação. Esse procedimento é fundamental para entender, analisar, melhorar e automatizar tarefas.
Os passos para modelar processos são:
- Definição do escopo
- Identificação das atividades
- Identificação dos papéis e responsabilidades
- Mapeamento do fluxo de trabalho
- Mapeamento de entradas e saídas
- Verificação e validação do modelo
- Simulação e análise do projeto
- Documentação
Veja detalhes de cada um a seguir.
1. Definição do escopo
Antes de começar a modelar, defina claramente o escopo do projeto. Pergunte-se:
- qual processo desenhar?
- quais são os objetivos desse processo?
- quem são as pessoas envolvidas?
É importante envolver todas as pessoas que têm contato com a atividade nessa etapa. Assim, você coleta informações relevantes e insights valiosos para todas as fases da modelagem.
2. Identificação das atividades
Identifique todas as tarefas que compõem o seu fluxo de trabalho e descreva cada uma com todas as ações necessárias para sua execução. Você também pode separá-las entre “principais” (indispensáveis para as entregas) e “auxiliares” (necessárias, mas não compõem o fluxo principal, como atendimento ao cliente).
3. Identificação dos papéis e responsabilidades
Determine quem são os responsáveis por cada tarefa e comunique aos envolvidos. Dessa forma, além de garantir a lisura dos procedimentos, você cria limites de atuação para que ninguém fique sobrecarregado.
4. Mapeamento do fluxo de trabalho
Crie um fluxograma ou diagrama do processo, por meio de uma notação padrão, chamada BPMN (modelo e notação de processos de negócios). Com uma representação visual do fluxo, você controla eventos, atividades, decisões, gateways e coleta insights sobre os pontos de ineficiência, gargalos e oportunidades de melhorias.
5. Mapeamento de entradas e saídas
Identifique o que entra e sai do processo. Essas informações podem ser dados, materiais, informações sobre pessoas ou resultados. Este controle é essencial para compreender quando o seu fluxo inicia de fato e quando o processo é oficialmente finalizado.
6. Verificação e validação do modelo
Revise os modelos com todas as partes interessadas para garantir que o modelo representa o fluxo real. Validar o processo com os responsáveis ajuda a garantir que não existem falhas no desenho ou que alguma oportunidade de melhoria ficou para trás.
7. Simulação e análise do projeto
Utilize ferramentas de BPM para simular o processo num ambiente controlado. Esse teste ajuda a identificar gargalos e pontos otimizáveis, além de oferecer uma perspectiva realista sobre o funcionamento do novo modelo.
8. Documentação
A documentação é crucial para o entendimento de todas as partes envolvidas no fluxo. Além disso, essa fase é essencial para reunir materiais para treinamentos, melhorias e auditorias no futuro.
Por fim, para exemplificar o resultado de uma modelagem de processos, dê uma olhada no fluxo abaixo. Nesta imagem, criamos um modelo com BPMN. Repare como, mesmo como uma representação reduzida, o documento abrange todas as fases que compõem um determinado fluxo de trabalho.
Os benefícios de utilizar as ferramentas de modelagem de processos
Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é modelagem de processos, chegou a hora de conferir as principais vantagens da implementação da técnica nos seus negócios.
Em um primeiro momento, podemos citar a otimização da qualidade na execução e da organização do seu fluxo de trabalho.
Contudo, a lista não termina aí. Veja mais algumas vantagens de investir em modelagem de processos:
- Compartilhamento da visão de negócio: quando todos da equipe estão inteirados sobre o andamento dos processos, cada passo tem segurança e assertividade;
- Melhora na comunicação: é essencial evitar ruídos entre as equipes. Apenas assim, você consegue processos mais lineares e com menos chances de erros;
- Diminuição em atrasos, desperdícios e erros: a modelagem de processos identifica etapas desnecessárias e aponta recursos e novas ferramentas que podem evitar gastos, desperdícios e atrasos na evolução dos processos;
- Possibilidade de aprimoramento das equipes: cada passo para refinar sua equipe de trabalho é um avanço, tanto do seu pessoal quanto da sua empresa. Investir em qualificação para o time é indispensável para seu próprio crescimento;
- Facilidade no processo de implementação de automações: quando o fluxo de trabalho está bem definido, a implementação da automação de processos é muito mais simples e organizada.
Notações e softwares de modelos de processos
As notações, como mencionamos, são formas de documentar a modelagem de processos por meio de representações visuais. Ou seja, são linguagens visuais padronizadas, para garantir que qualquer empresa, em qualquer lugar do mundo, compreenda o caminho das atividades.
Para exemplificar algumas das notações mais comuns, selecionamos três modelos e compilamos suas informações na tabela a seguir.
| Notação | Características |
| BPMN | amplamente utilizada;padrão internacional;fácil interpretação por analistas, funcionários e gestores. |
| UML (Unified Modeling Language, linguagem unificada de modelagem) | é um diagrama de atividades;amplamente adotada pela engenharia de softwares;pode modelar fluxos de trabalho, mas é menos intuitiva que o BPMN. |
| EPC (Event-driven Process Chain, cadeia de processos guiada por eventos) | mais utilizada em ambientes SAP;enfatiza a cadeia de eventos e funções que conduzem um processo. |
Para a criação de um documento, é altamente indicado que você utilize um software de modelos de processos. Essas ferramentas permitem desenhar, simular e documentar processos de forma colaborativa, de modo que mais pessoas podem adicionar insights à sua percepção inicial.
Este aspecto, aliás, é fundamentalmente importante para garantir que a sua modelagem de processos seja realista e reflita o que, de fato, a sua empresa precisa para conquistar os objetivos de negócio.
Então, certifique-se de escolher uma plataforma que não funcione apenas como uma “tela em branco” para desenhar um mapa das atividades. Garanta uma solução completa, que auxilie na análise dos dados, que colete informações essenciais para a melhoria contínua dos seus processos e, principalmente, te ajude a ver as oportunidades de evolução.
A Lecom e a modelagem de processos
A esta altura, após entender o que é modelagem de processos, você, provavelmente, quer saber por onde começar a implementá-la na sua empresa, não é?!
Para te ajudar nesse primeiro passo, a plataforma Lecom é uma excelente referência, parceira de gigantes do mercado brasileiro, como a Servier do Brasil, que otimizou mais de 5 mil horas de trabalho e atividades.
Com a Lecom, você modela os processos da sua empresa de forma totalmente personalizável e destaca o que é mais importante dentro da sua hierarquia de projetos para que toda a sua equipe execute as tarefas de forma mais rápida, fácil e eficiente.
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