Compreender a aplicação de novas tecnologias no dia a dia empresarial é, cada vez mais, um ponto de atenção para gestores do mundo todo. Líderes buscam constantemente entender como utilizar a automação de processos e como a associação entre soluções modernas e estratégicas impacta diretamente a produtividade e receita dos negócios.
Como resultado dessa tendência, o mercado de automação de processos inteligente apresenta crescimento exponencial nos últimos anos, com previsão de avançar ainda mais. Segundo um relatório do Mordor Intelligence, espera-se que, entre 2025 e 2030, o setor aumente 5,13% e expanda para cada vez mais áreas.
A questão é que, mesmo com a importância e poder dessa tecnologia, muitos empresários e gestores ainda não compreendem completamente o que é automação de processos, suas vantagens e funcionamento. E, se este é o seu caso, o artigo de hoje vai te ajudar muito.
Continue a leitura, saiba mais sobre o tema e veja como implementar automação de processos no seu negócio!
O que é automação de processos?
O termo refere-se à integração de tecnologias avançadas em sistemas automatizados, com intuito de melhorar a eficiência, precisão, produtividade e adaptabilidade das funções empresariais. Por meio dessa combinação, softwares ou ferramentas específicas realizam as tarefas repetitivas e burocráticas de forma automática, com pouca ou nenhuma intervenção humana.
Alguns dos principais aspectos da automação de processos incluem:
- automação inteligente: que compreende a utilização de inteligência artificial para interpretar dados e prever resultados sem intervenção humana, como o RPA (Robotic Process Automation, automação robótica de processos);
- análise preditiva: para monitorar e avaliar uma abundância de dados, tanto em quantidade, quanto em variedade de métricas, em tempo real, com intuito de antecipar falhas e propor soluções estratégicas;
- adaptação e aprendizado: característica-chave da automação de processos, que visa entender os cenários atuais, aprender suas especificidades e automatizar aspectos essenciais.
Quais os tipos de automação?
Cada modelo de automação atende a determinado tipo de demanda. Os principais e mais conhecidos são:
- automação via BPM (gestão de processos de negócios): automatização de processos mais simples, baseados em regras e limitados;
- RPA (automação robótica de processos): “robôs” virtuais executam as tarefas;
- automação de processos com inteligência artificial: ideal para atividades de análise e tomada de decisões;
- hiperautomação ou automação de processos integrados: junção com outras tecnologias, como OCR (reconhecimento óptico de caracteres), para interpretação de dados.
Para a maioria das empresas, a automação simples, via BPM, já é muito valiosa e agrega valor às operações mais simples, como atendimento de chatbot ou gestão de documentos. Contudo, quanto mais complexos os processos, mais as companhias se beneficiam de adotar outras modalidades e tecnologias.
Por este motivo, quanto melhor você conhecer seu fluxo de trabalho, mais fácil será a escolha do tipo de automação de processos ideal para suas demandas.
Como funciona a automação de processos na prática?
Em termos práticos, essa tecnologia substitui ou auxilia a realização de tarefas humanas e repetitivas, baseadas em regras específicas, por sistemas automatizados. Geralmente, essa mudança se dá por meio de softwares, fluxos digitais e inteligência artificial, com o objetivo de tornar os processos mais rápidos, precisos e eficientes.
É como se a automação de processos inteligente assumisse o papel de um funcionário na sua organização e realizasse ações como preenchimento de formulários ou análise de dados. Em contrapartida, a gestão tem a liberdade de realocar os colaboradores humanos em tarefas de maior valor agregado, que exigem criatividade ou pensamento crítico.
Aliás, esta liberação da mão de obra é apenas um dos pontos positivos dessa metodologia. Neste caso, além dos benefícios já conhecidos de automatizar atividades, é importante tratar sobre as vantagens da automação de processos.
4 vantagens da automação de processos
A decisão de automatizar determinadas tarefas da organização permite às empresas conquistar e desfrutar de uma série de vantagens altamente estratégicas e valiosas para o fluxo de trabalho, como:
- aumento da eficiência operacional;
- redução de custos;
- melhoria na tomada de decisões;
- mais adaptabilidade e escalabilidade.
. Confira, abaixo, detalhes das principais vantagens da automação de processos.
1. Aumento da eficiência operacional
Um sistema automatizado realiza tarefas repetitivas e burocráticas com mais rapidez e assertividade do que os humanos. Essa substituição reduz o tempo de execução de processos e minimiza as chances de erros. Dessa forma, os funcionários podem focar os esforços em atividades mais estratégicas.
2. Redução de custos
Automatizar processos reduz custos operacionais ao eliminar a necessidade de intervenção humana ou retrabalho por erros. Além disso, é possível realocar recursos e colaboradores, de modo a distribuir melhor o investimento realizado na implementação da tecnologia.
3. Melhoria na tomada de decisões
Com a integração de tecnologias como a análise preditiva e o machine learning (aprendizado de máquina), a automação inteligente fornece insights precisos em tempo real para tornar a tomada de decisões não apenas mais segura, como mais assertiva e lucrativa.
4. Mais adaptabilidade e escalabilidade
Sistemas dotados de automação de processos se adaptam às novas informações e se ajustam automaticamente para otimizar o desempenho. Além disso, esta metodologia é escalável e permite que as empresas aumentem as operações sem necessidade de ampliação proporcional de mão de obra ou infraestrutura.
A verdade é que a implementação da tecnologia oferece inúmeros benefícios, tanto para as atividades em si, quanto para a companhia de modo geral, que melhora as entregas, o reconhecimento e até os próprios ganhos. Porém, assim como existem as vantagens da automação de processos, também existem alguns obstáculos que o gestor deve considerar na hora de adotar essa (ou qualquer outra) metodologia.
Quais os desafios na hora de adotar a automação de processos?
Ao adotar a automatização na sua empresa, você precisa considerar alguns desafios específicos, como:
- resistência à mudança por parte dos colaboradores e líderes;
- processos mal definidos, redundantes ou ineficientes;
- integração com sistemas legados;
- custo inicial de aquisição da ferramenta e retorno sobre o investimento (ROI).
Conheça mais detalhes a seguir.
Resistência à mudança por parte dos colaboradores e líderes
A automação de processos altera rotinas e redistribui responsabilidades, o que pode gerar insegurança ou resistência por parte de funcionários que se veem ameaçados ou temem não compreender as novas tecnologias.
A melhor forma de lidar com essa situação é por meio de treinamentos e envolvimento das equipes desde o início do procedimento de implementação. Também é importante adotar uma gestão de mudança gradual, com projetos-piloto e expansão controlada.
Processos mal definidos, redundantes ou ineficientes
Automatizar um processo sem antes revisá-lo é um erro comum e que pode custar caro (e não apenas financeiramente). Se a atividade não funciona de forma correta, a automação apenas replica as ineficiências de forma mais rápida.
Para evitar essa situação, é fundamental um mapeamento detalhado antes da implementação da ferramenta. Assim, você elimina tarefas desnecessárias, padroniza os fluxos e inicia a automatização com o pé direito.
Integração com sistemas legados
Muitas empresas utilizam sistemas mais antigos, como ERPs (planejadores de recursos empresariais) ou CRMs (gestores de relacionamento com clientes), que, por mais eficientes que sejam, não automatizam as tarefas e exigem ação humana.
A melhor forma de resolver essa questão é por meio de APIs e conectores inteligentes que integrem a automação de processos aos outros sistemas. Assim, você não apenas mantém as funcionalidades com as quais a empresa já está acostumada, como também desfruta das vantagens da tecnologia autônoma.
Custo inicial de aquisição da ferramenta e retorno sobre investimento
A automação exige um investimento inicial em tecnologia, infraestrutura e treinamento. Se mal planejada, a implementação demora a gerar retorno, não funciona adequadamente e pode afetar o orçamento e a produtividade.
Para resolver essa questão, inicie a adoção com projetos-piloto de alto impacto e baixo custo. Assim, você demonstra valor mais rapidamente e tem menos prejuízos. Também é importante acompanhar KPIs (indicadores-chave de desempenho) estratégicos para identificar taxas de sucesso e necessidade de melhorias.
Em outras palavras, não basta saber o que é automação de processos: você precisa conhecer as atividades do negócio, organizar a implementação e, claro, seguir cuidadosamente as etapas de adoção da tecnologia.
Como implementar automação de processos?
Em linhas gerais, a adoção de ferramentas de automação envolve 5 etapas:
- identificação e mapeamento dos processos, para conhecer as atividades e desenhar os fluxos;
- escolha da tecnologia adequada;
- preparação dos dados e treinamento da plataforma;
- testes para mensurar e avaliar entregas;
- escalabilidade e melhoria contínua.
Conheça detalhes de cada uma a seguir.
1. Identificação e mapeamento dos processos
Avalie e destaque quais processos podem se beneficiar da automatização e crie um mapeamento que abranja todas suas etapas, desde o recebimento até a entrega da demanda, responsáveis e pontos de decisão. Aqui, também é importante elencar objetivos e metas para o negócio e incluí-los no mapa.
2. Escolha da tecnologia adequada
Determinados tipos de tecnologias servem a propósitos específicos, portanto, considere qual a melhor solução para o que você precisa. Por exemplo: enquanto o RPA é ideal para tarefas repetitivas e baseadas em regras, a IA é mais adequada para atividades que exigem análise de dados ou tomada de decisões. Saber como escolher uma ferramenta de automação de processos adequada é crucial para evitar a aquisição de softwares que não são capazes de resolver seus problemas.
3. Preparação dos dados e treinamento
A coleta de dados do seu sistema nativo é imprescindível para o futuro da automação de processos. Afinal, independentemente da tecnologia empregada, as equipes envolvidas e até a própria ferramenta precisam de treinamento para saber lidar com eventuais intercorrências ou falhas. É com base nessas informações que você determina o sucesso (ou não) da metodologia.
4. Testes
Implemente um projeto-piloto para entender sobre o funcionamento da sua nova estratégia e realize testes específicos para mensurar a produtividade, eficiência, assertividade e outros aspectos da sua operação. Faça ajustes e otimize as etapas sempre que necessário para garantir o funcionamento perfeito.
5. Escalabilidade e melhoria contínua
Após a implementação e constatação de funcionamento da automação de processos, estude possibilidades de escalar a tecnologia e tornar sua aplicação ampla no dia a dia das operações. Para tanto, colete feedbacks e analise dados. Assim, além de manter seu sistema sempre atualizado, você também garante a melhoria contínua da organização.
Estes são os passos básicos para saber como implementar automação de processos inteligente no seu negócio, porém, vale ressaltar: a depender da complexidade do projeto ou de particularidades de cada empresa, outras etapas podem ser necessárias. Por isso, lembre-se de contar com um consultor especialista para te acompanhar nessa jornada.
Como escolher uma boa plataforma de automação de processos?
Antes de contratar uma solução para automatizar suas atividades, analise os seguintes aspectos:
- usabilidade e curva de adoção;
- capacidade de integração e interoperabilidade;
- segurança e compliance;
- monitoramento, métricas e melhoria contínua;
- escalabilidade e flexibilidade;
- modelo de implementação e custo total;
- resultados do fornecedor e suporte.
Como mencionamos, a escolha da ferramenta adequada faz toda a diferença na transformação digital das companhias. Não apenas pelo funcionamento das atividades de forma autônoma, mas também pelo atendimento, acompanhamento na fase de implementação e suporte às dúvidas.
Atualmente, existem inúmeras opções de sistemas de automação de processos no mercado. O processo de escolha exige cuidado ao analisar as empresas, o tipo de serviço que oferece, a relação custo-benefício e, claro, os resultados que outras companhias já obtiveram.
Com base nessas informações, você afasta o risco de contratar uma parceria que não faz sentido para suas demandas.
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