Tipos de automação de processos: quais são + como implantar?

No ambiente corporativo, os diferentes tipos de automação representam o aumento da eficiência operacional. A aplicação é válida para muitas áreas, mas é fundamental entender esse conceito e saber como implementar as boas práticas para que, ao final das entregas, o resultado seja positivo tanto para o negócio quanto para os clientes. 

A busca por esse conhecimento é um dos motivos por trás do aumento de investimento no mercado de automatização. Segundo um relatório da Mordor Intelligence, o setor, avaliado em US$ 116,16 bilhões em 2025, deve expandir 5,82% ao ano até 2030 e alcançar US$ 154,13 bilhões.

Dentre os aspectos explorados por gestores que aderem aos diversos sistemas de automação de processos, os destaques são o aumento na eficiência, a redução de custos, a flexibilização das operações e o crescimento nos níveis de satisfação de clientes e consumidores.

O que é automação de processos?

Automação de processos é o procedimento de aplicar a tecnologia (por meio de softwares ou ferramentas) para executar atividades repetitivas e padronizadas sem a necessidade de ação humana. Essa metodologia busca a melhoria na eficiência, a redução de erros e a otimização do tempo de realização das tarefas que compõem um fluxo de trabalho.

Nas atividades administrativas, a automação contribui para o processamento de dados, gerenciamento do fluxo de trabalho e controle de qualidade. Assim, em vez do setor de vendas informar a equipe de compras sobre a falta de um produto, o sistema notifica automaticamente.

Já a gestão acessa os dados em tempo real e monitora indicadores financeiros, de produtividade e satisfação do cliente, por exemplo. Dessa forma, pode fazer ajustes nos processos e otimizar as atividades para alcançar os objetivos estratégicos.

Leia também: Entenda como a automação aumenta a produtividade e veja quais são os benefícios desse uso da tecnologia

Que tipos de tecnologia são exemplos de automação?

Os tipos de tecnologia que são exemplos de automação são automação robótica de processos (RPA), chatbots e inteligência artificial (IA). Uma plataforma de gestão inteligente de processos pode orquestrar esses recursos e atingir a hiperautomação, modalidade em que há a otimização do máximo de atividades organizacionais, em vez de focar apenas as tarefas manuais e repetitivas.

Esse é um patamar superior para a eficiência operacional da sua empresa. Dessa forma, você integra as tecnologias e otimiza os processos de ponta a ponta. Ao mesmo tempo, pode escalonar as operações para ter mais flexibilidade e adaptar o negócio às demandas e à dinâmica do mercado.

Esses exemplos justificam por que usar a tecnologia nos fluxos de trabalho. Mas existem outros fatores que mostram a finalidade dessa prática nas empresas.

Para que serve a automação de processos?

A automação de processos serve para otimizar atividades, reduzir erros, aumentar a eficiência e a produtividade e oferecer uma experiência personalizada a clientes. De quebra, a equipe direciona sua atenção para processos estratégicos, em vez de operacionais.

Veja para que serve a automação de processos, já que as suas funcionalidades variam de acordo com as áreas de execução:

• a automação de processos de negócios torna autônoma a realização de atividades burocráticas, como gerenciamento de faturas ou controle de estoque; 
• a automação industrial abrange o uso de máquinas que realizam tarefas físicas sem intervenção humana; 
• a automação de marketing envia e-mails e comunicados de campanhas, interage com clientes e constrói relacionamentos; 
• a robotic process automation (RPA, automação de processos robótica) faz uso de “robôs” para automatizar atividades como inserção e análise de dados. 

Ou seja, para cada função, existe um tipo de automação de processos específico. Portanto, é essencial entender a natureza da sua necessidade antes de decidir qual metodologia utilizar.

Quais as vantagens da automação de processos?

É possível perceber as vantagens da automação de processos na estrutura operacional e no alcance dos objetivos estratégicos para o negócio. Confira alguns desses benefícios: 

• aumento na eficiência: redução do tempo necessário para a execução das tarefas e mais agilidade aos processos, o que impacta a eficiência das entregas; 
• redução de erros: por se basear em regras predefinidas, a automação mitiga as chances de falhas e torna os procedimentos mais precisos; 
• redução de custos: a diminuição da necessidade de força de trabalho humana permite a realocação de recursos antes destinados à solução de problemas; 
• melhoria na produtividade: libera os colaboradores para priorizar atividades mais estratégicas e engajadas, que agregam mais valor à operação; 
• melhoria no compliance e auditoria: registro de todas as etapas do fluxo, o que facilita a análise durante auditorias para garantir a conformidade e o compliance da empresa;
• melhoria contínua: a busca pela evolução constante fica mais fácil ao adotar os tipos de automação de processos. Assim, você monitora todas as fases do fluxo e atualiza os procedimentos sempre que necessário.

Agora que você já conhece as vantagens, é importante conhecer as áreas e os tipos de automação para entender melhor como aplicar na sua empresa.

Quais são as áreas da automação de processos?

As áreas da automação de processos são variadas. As principais são atendimento ao cliente, serviços de Tecnologia da Informação (ITSM), finanças, marketing, vendas, logística e recursos humanos. Portanto, a aplicação da tecnologia é bastante abrangente.

Cada setor tem uma demanda específica. Desse modo, os recursos utilizados nos sistemas mudam conforme a necessidade. Em muitas situações, já existe a união do RPA e da IA para gerar a automação inteligente. Assim, é importante conhecer todos os tipos existentes para entender as possíveis aplicações.

Quais são os tipos de automação de processos?

Os tipos de automação de processos são RPA, automação inteligente e hiperautomação. Existem diversas outras possibilidades, mas essas 3 merecem especial atenção. Entenda mais sobre cada uma das alternativas a seguir.

Robotic Process Automation (RPA)

O RPA é uma tecnologia que utiliza bots (robôs) para automatizar tarefas manuais, repetitivas e baseadas em regras. Esses agentes digitais simulam a ação humana e interagem com interfaces por meio de cliques em botões, preenchimento de formulários ou extração de dados sem precisar modificar a infraestrutura existente. 

As principais características do RPA são: 

• automação de tarefas repetitivas; 
• não modifica o sistema atual; 
• baseado em regras predefinidas. 

Alguns exemplos de aplicação são processamento de faturas, suporte ao cliente e compliance. Em linhas gerais, pode-se dizer que o RPA é uma ferramenta poderosa para melhorar a eficiência, reduzir erros e liberar a equipe para a execução de tarefas mais estratégicas e que exigem capacidade analítica.

Por exemplo, o RPA pode automatizar a gestão de pedidos no varejo ao mesmo tempo que gerencia o estoque e analisa os dados dos clientes. Assim, há menos desperdícios e redução do capital de giro parado, já que você otimiza as compras de insumos e produtos.

Automação inteligente

A automação inteligente é a combinação de tecnologias — como inteligência artificial (IA), machine learning (aprendizado de máquina), RPA e análise de dados — para aperfeiçoar processos mais complexos, que envolvem a tomada de decisões baseada em números e estatísticas. 

Ou seja, enquanto o RPA realiza ações simples de forma autônoma, a automação inteligente é capaz de aprender, analisar e adaptar-se a novos cenários. Suas principais características são: 

• tomada de decisões de forma automática; 
• aprendizado contínuo; 
• interação humana reduzida. 

Os principais exemplos de aplicação da automação inteligente são análise de crédito, atendimento ao cliente e avaliação de documentos jurídicos, como contratos ou processos. 

A automação inteligente combina a eficiência da metodologia tradicional com a IA para agregar valor às operações e garantir decisões mais ágeis e acertadas.

Por exemplo, você pode ter ganhos no uso da IA generativa devido à análise de documentos (inclusive em imagens) e criação e resumo de textos.

Leia também: Veja como implementar a automação inteligente de processos

Hiperautomação

A hiperautomação é o uso combinado de tecnologias — como IA, RPA, machine learning e análise de dados — para automatizar processos mais abrangentes de forma contínua. Enquanto a automação tradicional se concentra em tarefas específicas, nesse caso, o foco é a identificação e a otimização de procedimentos de ponta a ponta. 

Sua aplicação geralmente se destina: 

• ao setor financeiro, em análises de risco, atendimento ao cliente ou processamento de transações; 
• ao setor de recursos humanos, no recrutamento, triagem, gerenciamento de folha de pagamento e administração de benefícios; 
• à área da saúde, para comunicação de diagnósticos, processamento de dados de pacientes e gestão de registros;
• ao atendimento ao cliente, com uso de chatbots e assistentes virtuais com processamento de linguagem natural (PLN, ou natural language processing).

Ou seja, a hiperautomação é uma evolução da automação tradicional, capaz de realizar tarefas de escopos mais abrangentes, com aproveitamento entre todas as áreas da companhia.

Agora que você conheceu os principais tipos de automação de processos, está na hora de saber como implementar na sua empresa. Confira, a seguir.

Como implementar a automação de processos?

Para saber como implementar a automação de processos, você deve cumprir 9 passos: 

1. Identificação dos processos passíveis de automação;
2. Definição dos objetivos;
3. Escolha das ferramentas de automação;
4. Desenho e mapeamento dos processos;
5. Testes e simulações;
6. Treinamento e capacitação dos times;
7. Implementação e integração com sistemas nativos;
8. Monitoramento e melhoria contínua;
9. Escalabilidade.

Avalie cuidadosamente cada uma dessas etapas para garantir não apenas o funcionamento dos vários tipos de automação de processos, mas também sua eficácia e entrega de resultados. Assim, contar com uma parceria de negócio estratégica, responsável e que entende do assunto é tão importante.

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