Em um mercado cada vez mais competitivo, saber o que é o ciclo de vida BPM é fundamental, não apenas para alcançar bons resultados, mas também para operar mudanças essenciais na estrutura operacional. E não à toa, uma vez que a gestão de processos de negócios, o BPM, oferece inúmeras vantagens aos negócios.
De acordo com uma pesquisa da Mordor Intelligence, entre 2025 e 2030, espera-se um crescimento de 11,83% no setor — um salto de US$ 16,73 bilhões para US$ 29,26 bilhões. No relatório, uma das principais justificativas para esse avanço é o potencial de aumento da produtividade e eficiência nas companhias.
Porém, o que é ciclo de vida BPM? Quais são as etapas do ciclo BPM? Como colocá-lo em prática para obter resultados satisfatórios? Quais são os desafios e fases do processo de adoção?
Se você tem essas e outras dúvidas, fique tranquilo! Ao longo deste artigo, explicaremos tudo sobre o assunto!
O que é ciclo de vida BPM? Quais as fases do processo?
O ciclo de vida BPM (Business Process Management) está relacionado às 6 fases da gestão de processos de uma organização. Trata-se de uma metodologia que visa melhorar a eficiência dos processos empresariais e otimizar o alcance dos objetivos estratégicos da companhia.
Segundo o CBOK – Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio, mantido pela ABPMP (Association of Business Process Management), as etapas do ciclo BPM são:
- planejamento;
- modelagem;
- simulação;
- execução;
- monitoramento;
- melhoria.
Tais fases ocorrem de maneira contínua e garantem o alinhamento entre os processos e propósitos da empresa. O foco principal do ciclo de vida BPM é estruturar, monitorar, padronizar e aprimorar os processos para atingir as metas e aumentar os resultados organizacionais.
Além disso, com a metodologia, é possível identificar os gargalos e pensar em estratégias para ajustar as falhas e otimizar as atividades.
Como funcionam as fases do processo BPM?
Cada etapa do ciclo de vida BPM é indispensável para garantir o pleno funcionamento da metodologia. O gerenciamento de processos do negócio passa pelas seguintes fases.
1. Planejamento e estratégia
O planejamento oferece estrutura e direcionamento para a gestão contínua dos processos. Nessa etapa, é importante definir os objetivos da empresa, ou ter conhecimento sobre as metas já estabelecidas para o negócio.
Nesse ponto, algumas questões precisam de respostas, como:
- quais processos devem melhorar?
- qual a melhor maneira de resolver determinado problema?
- qual o propósito da mudança?
- quais ferramentas adotar?
2. Análise de processos e modelagem
A análise do processo é o momento de validar as informações antes da ação efetiva. Essa é a hora de entender o contexto atual, conferir metas, objetivos, variáveis e fatores externos.
3. Desenho e simulação
Na prática, as pessoas tendem a achar que sabem como o processo funciona. Mas, ao desenhá-lo, é possível identificar as falhas, gargalos, repetições e fases desnecessárias que, de outra forma, não seriam percebidos.
Portanto, o desenho do processo é sua materialização. É neste momento que perguntas importantes, como: “o quê, quando, onde, quem e como”, são respondidas.
4. Execução de processos
Agora é a hora da ação, ou seja, quando o desenho é posto em prática. Esta também é a fase dedicada a pequenos ajustes necessários. Nessa etapa, ocorre a integração entre as propostas e a organização, o que pode incluir:
- implantação de novas tecnologias;
- treinamento de colaboradores;
- desenvolvimento de sistemas de informação.
5. Monitoramento e controle
Implementadas as mudanças, é hora de monitorar os processos BPM constantemente para avaliar o desempenho em tempo real. É fundamental acompanhar e ter controle das atividades para assegurar o funcionamento do sistema conforme o planejado.
Além disso, o monitoramento possibilita pensar em possíveis ações de refinamento, como veremos a seguir.
6. Refinamentos e melhorias
A partir dos resultados, você consegue operar melhorias ou até redesenhar todo o processo para otimizá-lo conforme a sua necessidade. Por essa razão, o monitoramento deve ser contínuo — para garantir a conquista dos resultados e, consequentemente, a satisfação dos clientes.
Nessa fase, é recomendado analisar as metas atingidas, comparar com as que foram estabelecidas e garantir o alinhamento entre propósito e conquistas do negócio.
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Para que servem as etapas do ciclo BPM?
Como falamos, a abordagem BPM é voltada para melhorar constantemente os fluxos de um negócio. Ou seja, o ciclo é considerado uma excelente estratégia para maximizar a eficiência das operações.
Dessa forma, a metodologia ajuda a:
- reduzir custos
- otimizar tempo;
- melhorar a satisfação dos clientes;
- aumentar a receita;
- aprimorar a qualidade dos produtos ou serviços.
Fora isso, a estratégia confere mais agilidade e melhora a capacidade de adaptação às mudanças de qualquer empresa. E essas são apenas algumas das vantagens dessa metodologia, como veremos a seguir.
Quais os benefícios do ciclo de vida BPM?
Ao colocar a metodologia BPM em prática, você proporciona uma série de benefícios para a sua empresa, como:
- otimização da eficiência operacional, com custos menores e maior produtividade;
- facilitação da tomada de decisão, uma vez que o método ajuda na compreensão de todos os processos BPM e sua transparência;
- promoção do alinhamento estratégico, para garantir que os esforços de todos os times estejam voltados para os objetivos organizacionais;
- identificação de falhas e redução de erros, para melhorar a qualidade dos produtos e serviços que sua empresa oferece.
Quais os principais desafios na implementação da metodologia BPM?
Depois de conhecer as etapas e vantagens da metodologia BPM, é bom se preparar para os eventuais desafios que acompanham a implementação dessa metodologia. Afinal, assim como qualquer outra mudança, a adoção de um novo sistema com novas funcionalidades deve ser gradual e cuidadosa.
Para te ajudar, selecionamos 4 pontos de atenção ao inserir essa nova tecnologia na empresa com mais facilidade.
1. Resistência às mudanças
Funcionários mais antigos ou com menos intimidade com tecnologias em geral podem se sentir mais desafiados diante das transformações. Para sanar essa situação, você deve implementar uma mudança de cultura em toda a organização.
Assim, além de explicar as novas funcionalidades, você garante que os colaboradores compreendam o poder do BPM e tenham mais confiança.
2. Falta de apoio da alta gestão
Sem o apoio e envolvimento integral da liderança, os projetos de BPM tendem a perder força e cair em desuso. É crucial que haja comprometimento entre todos os indivíduos da cadeia operacional, desde funcionários, até proprietários e stakeholders.
3. Processos mal definidos ou inexistentes
Muitas empresas não contam com organização nos processos, o que dificulta muito a implementação do BPM. Antes de iniciar a adoção da nova metodologia, você precisa documentar as atividades e compreendê-las corretamente para criar modelos de fluxos mais otimizados e eficientes.
4. Escolha inadequada das ferramentas
Existem inúmeras ferramentas de BPM no mercado — porém, poucas são as que abrangem todas as necessidades de uma empresa. Na hora de implementar um novo sistema no seu negócio, busque uma solução que te ajude em todas as etapas, desde o planejamento até a coleta e avaliação dos resultados.
Como escolher uma boa ferramenta para apoiar o ciclo de vida BPM?
A escolha de uma ferramenta que contemple as fases do ciclo de vida do BPM é tão essencial quanto a metodologia em si. Os principais critérios a avaliar nesse momento são os seguintes.
1. Cobertura do ciclo de vida
A ferramenta deve suportar todas as fases, desde a modelagem até a otimização final. Ao escolher, tenha atenção para não selecionar uma solução focada em apenas uma das etapas.
2. Facilidade de uso
Opte por sistemas com interface intuitiva, no code ou low code e que permita a participação de mais usuários. Assim, além de configurar ferramentas mais completas, você permite a participação de colaboradores e especialistas no desenvolvimento da solução.
3. Capacidade de integração
Sistemas integráveis permitem que você associe as informações do seu software nativo para evitar a perda de informações cruciais. Garantir a conectividade entre os dados existentes e a nova solução permite uma análise mais completa dos resultados.
4. Flexibilidade e customização
É essencial que a ferramenta de BPM se adapte aos fluxos conforme a sua necessidade e a realidade da organização. O suporte às regras de negócio garante não apenas o alcance dos objetivos de negócio, mas também o cumprimento de normas e leis.
A depender da sua necessidade, conhecimento técnico ou objetivos, você pode aplicar outros critérios à análise, de modo a melhorar e refinar a sua escolha por uma ferramenta. O importante, nesse momento, é garantir uma solução que não te deixe na mão no dia a dia.
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