Entender como a automação aumenta a produtividade passa pela compreensão dos benefícios gerais da prática e, em seguida, pela assimilação das funcionalidades essenciais para a melhora do desempenho diário.
Até porque, em um mercado cada vez mais competitivo, falar sobre aumento de produtividade sem mencionar a automação de processos é, no mínimo, contraditório.
Um estudo da Mordor Intelligence apontou que a automação de processos se firma como uma das grandes tendências do mercado de tecnologia. A previsão é de que o setor movimente US$ 154,13 bilhões até 2030 — um aumento de 5,82% em comparação ao investimento de 2025.
A verdade é que, com a aceleração da adoção da automação de processos, atividades que antes levavam dias (e exigiam grande esforço por parte dos colaboradores), hoje, são finalizadas em poucos segundos, de forma muito mais eficiente e inteligente.
Quer entender, ao certo, como a automação aumenta a produtividade das equipes? Então, continue a leitura, pois a resposta está no artigo a seguir!
O que é a automação de processos? Como essa tecnologia atua no controle de fluxo de trabalho?
A automação de processos é a estratégia de digitalização de atividades manuais para simplificar as operações e torná-las mais rápidas e assertivas. O objetivo não é substituir as ações humanas, mas otimizar fluxos de trabalho para facilitar e agilizar o dia a dia ao permitir que os colaboradores se concentrem em tarefas de mais valor estratégico.
Para tal, a tecnologia integra sistemas e dados, aumenta o domínio dos processos e permite rastreabilidade das informações, além de garantir mais controle do fluxo de trabalho como um todo.
Hoje, a automação de processos é a base de todas as iniciativas de transformação digital das empresas. Não é à toa que, para potencializar ainda mais a colaboração entre pessoas e tecnologia, a automação inteligente surge como uma das grandes oportunidades para o novo mercado.
4 tecnologias que impulsionam a automação e produtividade
Atualmente, podemos citar 4 tecnologias que impulsionam significativamente a produtividade por meio da automação:
- RPA (Robotic Process Automation — automação robótica de processos);
- BPMS (Business Process Management Suites — sistema de gestão de processos de negócios);
- IA, inteligência artificial;
- ML (machine learning — aprendizado de máquina).
Entenda cada uma mais detalhadamente.
RPA (automação robótica de processos)
A automação robótica de processos usa “robôs” para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras, como o preenchimento de formulários e a movimentação de dados no sistema. Seus principais benefícios são:
- redução de erros humanos;
- mais velocidade nas atividades;
- liberação de tempo dos colaboradores para tarefas mais estratégicas.
BPMS (sistema de gestão de processos de negócios)
Essa ferramenta permite a modelagem, execução, monitoramento e otimização dos processos. É, basicamente, uma plataforma de controle sobre as atividades e seus resultados. Seus principais benefícios são:
- mapeamento visual do fluxo de trabalho;
- acompanhamento em tempo real das execuções;
- integração com outros sistemas da companhia.
IA (inteligência artificial)
A IA simula o comportamento humano, com raciocínio, aprendizado e até tomada de decisões, desde que previamente configurada para tal. Essa ferramenta pode analisar grandes volumes de dados e identificar padrões para sugerir alterações. Seus principais benefícios são:
- apoio em decisões mais complexas;
- atendimento automatizado ao cliente;
- detecção de fraudes e anomalias em tempo real.
ML (aprendizado de máquina)
O machine learning, ou aprendizado de máquina, diz respeito à capacidade das ferramentas de aprender com os dados, sem a necessidade direta de programação para essa finalidade. Quanto mais informações o sistema consome, por meio de interações com os times e clientes, mais inteligente se torna. Seus principais benefícios são:
- previsões precisas;
- automação de decisões baseadas em dados;
- personalização da experiência do cliente.
A proposta não é somente automatizar processos, mas fazê-lo de forma inteligente. Para tanto, deve-se ir além: automatizar de forma ágil, testar e experimentar novas tecnologias e encontrar os erros para eliminá-los.
Qual a importância da gestão de processos para o negócio?
O gerenciamento das atividades é essencial para o sucesso de qualquer negócio, independentemente de nicho ou porte. Essa metodologia envolve a identificação, análise, documentação, monitoramento e melhoria dos processos internos de uma organização.
Em outras palavras, a importância da gestão de processos está diretamente relacionada à produtividade e eficiência das operações.
Algumas das razões que justificam essa afirmação são:
- aumento na eficiência operacional, ao mapear e padronizar tarefas;
- melhoria na qualidade, ao garantir entregas consistentes e de acordo com padrões de qualidade;
- facilitação na tomada de decisões, por se basear em dados e indicadores de performance reais;
- escalabilidade, ao permitir adaptação às mudanças de objetivos e demandas;
- melhoria na experiência do cliente, por garantir entregas mais lineares e de acordo com as expectativas dos consumidores.
Além de garantir o pleno funcionamento das ferramentas, esses aspectos são responsáveis por assegurar a conquista dos inúmeros benefícios da automação, como veremos a seguir.
Quais os benefícios da automação de processos?
Ao automatizar tarefas manuais, os gestores liberam os colaboradores para atividades cada vez mais estratégicas e de valor, que realmente necessitem da inteligência humana e gerem mais ganhos para o negócio.
Com isso, é possível ter:
- diminuição dos custos operacionais;
- mais controle sobre as operações diárias;
- mais rastreabilidade dos processos;
- agilidade no dia a dia;
- melhora da comunicação entre as equipes;
- melhor desempenho dos colaboradores.
Como consequência de todos esses benefícios da automação de processos, está o aumento da produtividade da empresa. Confira como isso é possível no próximo tópico!
Como a automação aumenta a produtividade?
Por deixar os colaboradores “livres” de realizar atividades repetitivas e mecânicas, a automação reduz os erros, já que tudo é automatizado. Além disso, permite que o time mantenha o foco nas atividades estratégicas, o que garante que produza mais, em menos tempo e com menos recursos.
Desse modo, a automação de processos é uma grande aliada para a obtenção de melhores resultados em empresas de todos os setores. Afinal, quem não deseja fazer mais com menos?
Nesse sentido, selecionamos alguns exemplos práticos que demonstram como a automação aumenta a produtividade. Assim, você visualiza mais claramente a atuação da ferramenta em cada setor. Veja na tabela abaixo.
| Área | Aplicação da automação |
| Financeiro | automação do sistema de faturamento;conciliação bancária;gestão de despesas. |
| Recursos Humanos | triagem de currículos;onboarding de novos funcionários;gestão de benefícios. |
| Vendas e Marketing | automação de follow-up;envio de campanhas personalizadas;geração de relatórios. |
| Atendimento ao cliente | chatbots para interação;atendimento pós-venda;fluxos de suporte automatizados. |
Estes são apenas alguns exemplos de setores em que a automação de processos é não apenas recomendada, como altamente estratégica.
Porém, a seguir, vamos falar sobre como a aplicação de um bom plano agiliza e oferece mais controle sobre o tempo de trabalho.
3 estratégias para otimizar tempo de trabalho
É claro que não basta meramente implementar a automação para colher os frutos de uma produtividade melhor: é fundamental adotar estratégias para otimizar tempo de trabalho e, de fato, usufruir das vantagens que essa metodologia oferece.
Para te ajudar a compreender mais esse aspecto, conheça 3 formas de melhorar a sua relação com o tempo de trabalho.
1. Planejamento e priorização de tarefas
Organizar tarefas com base na urgência e importância ajuda a focar o que realmente agrega resultado e evita a perda de tempo com atividades menos relevantes. Além disso, essa ação também auxilia na eliminação de tarefas ineficientes e gargalos.
2. Uso da técnica Pomodoro
Tão importante quanto respeitar o tempo de trabalho, é reconhecer a necessidade de períodos de pausa para a manutenção da produtividade. Neste sentido, você pode adotar a técnica Pomodoro, que consiste em foco total por 25 minutos, seguido de uma pausa de 5 minutos, durante 3 ciclos para então, por fim, realizar uma pausa mais longa, de 15 minutos.
Essa estratégia não apenas aumenta o foco e a produtividade, como reduz as distrações e prioriza o cuidado com o colaborador, que se sente mais motivado e menos pressionado no trabalho.
3. Padronização dos processos
Processos bem desenhados e padronizados vão além de uma boa estratégia para otimizar o tempo de trabalho e resultam em entregas mais assertivas e com mais qualidade. Ao criar rotinas e procedimentos bem definidos, qualquer colaborador, por mais recente que seja na organização, sabe exatamente o que deve fazer, o que reduz as chances de erros e atrasos.
O que uma boa ferramenta de automação de processos deve ter?
1. Análise de dados
Os relatórios manuais ainda são muito comuns nas empresas, mas exigem grande esforço do profissional responsável.
Com a automação de processos, as empresas configuram relatórios de forma automática para obter insights e melhorar a eficiência das equipes: tudo com mais confiabilidade de informações, padronização de dados e aumento da produtividade.
2. Disparos automáticos de tarefas
Com os disparos automáticos de tarefas, elimina-se os riscos de perder informações no meio dos processos.
Desse modo, a gestão da empresa tem autonomia para criar fluxos de trabalho gerenciáveis e customizáveis de ponta a ponta, o que permite a notificação de cada colaborador sobre suas tarefas, prazos e pendências.
3. Acompanhamento de SLAs
Gerenciar SLAs de forma manual é uma atividade praticamente impossível, e por isso muitas organizações perdem a oportunidade de monitorar seus reais resultados.
Com a automação de processos, é possível rastrear, priorizar e automatizar os contatos com os clientes para gerar relatórios valiosos para as estratégias do negócio.
Aproveite para ler: o que é SLA de compras? Qual a importância e como medir?
4. Orquestração de trabalho entre humanos e robôs
Embora muitas pessoas acreditem que os robôs vão substituir os seres humanos, a tendência é que as máquinas apenas recebam tarefas repetitivas e que não dependam de soft skills.
Porém, a orquestração do trabalho humano e digital é um dos grandes desafios atualmente. A automação de processos permite a integração entre essas duas forças e potencializa os resultados da organização.
Qual o próximo passo?
Agora que você já sabe como a automação aumenta a produtividade, que tal conhecer uma plataforma que une RPA, IA e outras tecnologias em uma só experiência?
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