Você já faz o mapeamento do processo de compras da sua empresa? Caso não, saiba que você pode estar perdendo a oportunidade de otimizar o trabalho do seu time de compras ao não padronizar o fluxo de atividades essenciais para a aquisição de insumos.
Imagine uma companhia que não tem um sistema para compras. Como saber a hora de falar com um fornecedor, quem é o responsável pelo contato ou, até mesmo, quanto tempo demora para os produtos chegarem? Ou mesmo para um serviço contratado ser efetuado?
O mapeamento chega para dar um fim a estes problemas e otimizar o dia a dia do negócio. Para ajudar você a entender a importância desse assunto, preparamos o artigo a seguir. Nas próximas linhas, você aprende:
- o que é mapeamento de processo de compras;
- como funciona o processo de compras e sua importância para a gestão;
- como otimizar o fluxo de compras da sua empresa.
Boa leitura!
O que é mapeamento do processo de compras, afinal?
O mapeamento do processo de compras trata da criação de um passo a passo para as atividades de aquisição de insumos para uma empresa, ou para contratação de um serviço. O procedimento inclui a descrição de itens ou serviços a serem adquiridos, valores, fornecedores e até os responsáveis pela execução de cada etapa.
No geral, o fluxo de ações de compras é desenhado para ser facilmente acompanhado e entendido por todos os envolvidos nas atividades. O mapeamento de processos também ajuda a manter um controle das ações ao propor um padrão.
Vale destacar que a ação depende do entendimento do funcionamento do fluxo do processo de compras. Ou seja, é preciso saber quais são suas etapas e compreender o que é feito em cada uma. Falamos mais sobre o tema no tópico a seguir!
>>>> Aproveite e leia: 3 exemplos de mapeamentos de processos que você precisa conhecer
Como funciona o processo de compras?
O processo de compras funciona por etapas. Cada uma representa um passo da ação de aquisição. As principais fases são:
- descoberta do problema/ necessidade;
- reconhecimento da demanda;
- consideração sobre a compra;
- decisão de adquirir um produto/serviço que supra a necessidade percebida.
Em seguida, vem a etapa de pós-compra, que é quando a empresa já está o insumo ou serviço contratado.
Nesta fase, os atributos da compra são avaliados, para definir se valeu ou não a pena. Quando falamos de negócios, a avaliação ajuda a definir se o fornecedor deve continuar na lista para contatos futuros ou ser descartado.
Qual a importância do processo de compras na gestão da empresa?
Não dá para negar que ter um processo de compras bem estruturado é essencial para qualquer empresa, concorda?
Imagine como seria não ter um sistema para compra de insumos essenciais, como papel, aquisição de plataformas ou, nem queira pensar, o precioso café? Um caos, não é mesmo?
Por esse motivo, é vital ter um bom mapeamento do processo de compras. Assim, a companhia otimiza seus procedimentos, economizando tempo, e ainda recebe como benefícios:
- redução dos custos, pois você evita retrabalhos e atrasos que causam prejuízos;
- melhora do relacionamento com os fornecedores, já que as interações são mais fluídas;
- aumento da produtividade, entre outros benefícios.
Agora que você entendeu a importância do processo de compras na gestão da empresa, vamos mostrar dicas de ouro para mapear o fluxo e trazer mais assertividade para o seu negócio!
Como mapear o processo de compras? Dicas infalíveis
Está preparado para aprender como mapear o processo de compras do seu negócio? Então, siga com a leitura e confira nossas 5 dicas infalíveis!
1. Estude o processo atual
O primeiro passo para fazer um mapeamento do processo de compras é estudar o cenário atual da empresa. Isso é, compreender como o fluxo funciona no presente, desde quais são as etapas necessárias e quem são os responsáveis por cada uma.
Esta simples ação possibilita o entendimento profundo da maneira como as atividades são realizadas na empresa, permitindo que você siga para o próximo passo.
2. Defina os objetivos
A segunda dica é definir os seus objetivos. O que você deseja ganhar com o mapeamento do processo de compras? Quais benefícios sua empresa pode ter? Coloque tudo no papel.
Essa ação, além de servir de guia para o mapeamento, ajuda a identificar quais processos precisam ser mapeados. Por isso, é essencial.
3. Escolha a técnica
Com seus objetivos em mãos, é a hora de escolher a técnica para mapear seus processos de compras. Ou seja, métodos que ajudam a entender melhor a situação atual da empresa e decidir as ações necessárias.
Algumas das técnicas mais comuns são: 5W2H, SIPOC, análise SWOT e BPMN. Para aprender como elas funcionam, aconselhamos a leitura deste artigo: quais são as técnicas de mapeamento de processos mais efetivas?
4. Identifique os pontos de entrada e saída
A quarta dica para fazer o mapeamento é identificar os pontos de entrada e saída do seu processo de compras. Melhor dizendo, o que dá início e qual é a ação que o encerra.
Isso possibilita criar um início e fim para o mapeamento, bem como identificar quais as atividades do meio dele. Assim, você consegue acompanhar com mais assertividade o andamento dos seus processos.
5. Crie uma representação visual
Por fim, é necessário montar o mapa do processo de compras. Em outras palavras, criar uma representação visual ligando cada etapa — inclusive as entradas e saídas — e usar elementos gráficos para marcar todas as fases para facilitar o entendimento do mapeamento.
Com isso, cada ação fica sendo representada por um símbolo, evitando confusões entre os responsáveis e reduzindo os erros.
Dica extra: invista em tecnologia
É muito importante investir em uma tecnologia que permita realizar todas as tarefas anteriores com mais agilidade e automatização. Afinal, ter o apoio de uma ferramenta inteligente e integrada torna todos os outros processos mais fluidos e garante um melhor mapeamento.
Por isso, indicamos usar um bom sistema de gerenciamento de processos (BPMS), como a Plataforma Lecom.
Além de conseguir estudar os processos atuais, identificar oportunidades de melhoria, delegar tarefas e monitorar os resultados, com ela, você pode:
- criar um fluxo de trabalho visual e fácil de entender;
- ter mais fluidez nos procedimentos;
- integrar a plataforma com outros sistemas e tecnologias;
- ter acesso a relatórios;
- elaborar formulários;
- gerenciar os processos em tempo real;
- e muito mais!
Uma empresa que adotou a solução com sucesso foi a ASICS, que conseguiu reduzir pela metade o tempo de execução dos seus processos, rastrear as demandas em tempo real e ainda diminuir o retrabalho no seu dia a dia.
E aí, quer conferir o que a Plataforma Lecom pode fazer pelo seu negócio? Então aproveite e acesse o nosso tour guiado para conhecer a plataforma agora mesmo!
