Priorizar a segurança e praticidade no dia a dia é uma das principais vantagens da gestão de documentos e um dos principais motivos pelos quais as companhias investem em ferramentas e sistemas de organização de arquivos.
Aliás, outros aspectos, como acessibilidade, controle de versões e recuperação simplificada, também são cruciais para determinar a centralização de documentos corporativos em nuvem ou sistemas de gestão documental digitais.
O levantamento da Revista Informação na Sociedade Corporativa também aponta que, apesar de crucial, muitas empresas ainda não sabem o que é a gestão de documentos ou o que essa disciplina faz ou como executá-la corretamente.
Se você quer acabar com a dificuldade de encontrar informações e trazer mais segurança para o negócio, este artigo vai ajudar. A seguir, vamos explicar como organizar seus documentos na prática para proteger os dados da sua companhia.
O que é a gestão de documentos?
É um conjunto de processos, políticas, técnicas e ferramentas para criar, organizar, armazenar, controlar, proteger, acessar e descartar documentos de uma organização. É a forma como as empresas administram todas as informações documentadas que produzem ou recebem para garantir que todas estejam disponíveis, seguras e acessíveis no momento certo.
Neste âmbito, consideramos como “documento”:
- contratos;
- notas fiscais;
- arquivos contábeis ou financeiros;
- registros de RH (recursos humanos);
- políticas internas;
- e-mails;
- relatórios;
- arquivos digitais (PDFs, imagens, planilhas);
- documentos físicos (pastas, arquivos, prontuários).
Em outras palavras, a gestão de documentos é a disciplina que mostra como tratar as informações (impressas ou digitais) na hora de criá-las, armazená-las ou disponibilizá-las para uso.
Como a digitalização transformou a gestão de documentos?
A digitalização mudou desde a forma como as empresas produzem e armazenam informações até a velocidade com que tomam decisões. Essa medida não foi apenas a troca do papel pelo PDF: foi uma revolução estrutural na forma de organizar, acessar, proteger e utilizar os documentos corporativos.
Os principais impactos dessa transformação digital foram:
- acesso mais rápido e eficiente;
- organização inteligente e padronizada;
- colaboração em tempo real;
- redução de custos operacionais;
- mais segurança e controle;
- automação e inteligência artificial como ferramentas;
- trabalho remoto e mobilidade;
- sustentabilidade e ESG (Ambiental, Social e de Governança);
- apoio em auditorias e compliance;
- integração com sistemas corporativos;
- conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Quais as principais ferramentas de gerenciamento de documentos?
Para conquistar todos os aspectos de transformação entregues pela digitalização e garantir a eficácia e a eficiência da prática, a disciplina de gestão de documentos adotou 5 ferramentas de gerenciamento:
- GED (gerenciamento eletrônico de documentos);
- ECM (enterprise content management);
- BPM (business process management);
- nuvem;
- inteligência artificial.
Explicamos cada uma nos tópicos a seguir.
Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)
Esta tecnologia reúne processos voltados à captura, organização, armazenamento, localização e controle de documentos digitais. Foca o arquivo em si e representa o núcleo operacional da gestão. Em termos práticos, o GED é responsável por:
- digitalizar documentos físicos;
- aplicar OCR (reconhecimento de caracteres);
- classificar e indexar arquivos;
- organizar documentos por metadados;
- controlar versões;
- garantir acesso seguro;
- permitir buscas avançadas;
- armazenar documentos em repositórios digitais.
No GED, não há relação entre as execuções das tarefas acima e o conteúdo do documento.
Enterprise Content Management (ECM)
Esta modalidade é mais ampla que o GED e engloba o conteúdo corporativo como um todo, e não apenas o documento em si. Enquanto o modelo se concentra apenas no arquivo, o ECM foca também as informações, fluxos e conhecimentos do negócio para:
- gerenciar conteúdos estruturados ou não;
- aplicar políticas de retenção e governança;
- seguir fluxos de aprovação;
- integrar com sistemas corporativos;
- gerenciar registros;
- arquivar documentos por longos prazos;
- facilitar compliance e auditorias.
O ECM cria uma estrutura completa de governança da informação dentro da empresa.
Business Process Management (BPM)
Esta é a disciplina cujas ferramentas são ideais para modelar, organizar e automatizar processos corporativos. Não trata apenas dos documentos, mas dos procedimentos aos quais estes pertencem, como fluxos de aprovação de contratos, aprovação de pagamentos, análise de notas fiscais e integrações.
Desse modo:
- o GED armazena o documento;
- o BPM decide o fluxo dessas informações na companhia (quais setores e pessoas podem acessá-lo e utilizá-lo);
- o ECM integra tudo numa visão estratégica.
Em outras palavras, o BPM transforma a gestão de documentos em processos inteligentes.
Nuvem
A nuvem é o ambiente digital em que os documentos, sistemas e processos operam. É especialmente fundamental para a gestão de documentos porque permite:
- armazenamento ilimitado e flexível;
- acesso de qualquer lugar;
- redução de custos com serviços de hospedagem;
- backup automático;
- alta disponibilidade;
- atualizações e segurança gerenciadas;
- integração com inteligência artificial (IA), automação e APIs.
É como um pilar tecnológico que viabiliza GED, ECM e BPM de forma integrada e escalável.
A tabela a seguir ilustra as funções e o foco de cada uma das ferramentas de gestão de documentos.
|
Tecnologia |
Função principal |
Foco |
|
GED |
Armazenar, organizar e localizar documentos |
Documento |
|
ECM |
Gestão completa do conteúdo e governança |
Informação corporativa |
|
BPM |
Modelar e automatizar processos |
Processos |
|
Nuvem |
Infraestrutura segura, escalável e acessível |
Tecnologia e acesso |
Agora que você já entendeu o que é a gestão de documentos e a sua importância no dia a dia atual, vamos te mostrar como fazer um gerenciamento eficiente dos arquivos da sua empresa.
Como fazer a gestão de documentos?
A gestão deve seguir estes passos:
- Diagnóstico: compreensão do estado atual dos documentos, formas de armazenamento e formatos;
- Classificação: por tipo, categoria, data, cliente ou versão;
- Definição de ciclo de vida: comportamento do documento, desde sua criação até eliminação ou armazenamento;
- Digitalização: eliminação de papéis;
- Escolha das ferramentas: GED, ECM, BPM, nuvem ou soluções integradas;
- Definição de políticas de segurança e acesso: quem pode acessar e quando;
- Monitoramento e melhoria contínua: acompanhamento do funcionamento e busca pela evolução constante.
Gerenciar documentos exige um conjunto de práticas, ferramentas e políticas para organizar, controlar, proteger e dar acesso aos arquivos durante todo o seu ciclo de vida. O processo começa pelo diagnóstico, para compreender como você lida com as informações atualmente, e torna-se um procedimento cíclico, especialmente por conta da melhoria contínua.
Aliás, seguir estas etapas é o primeiro passo para a adoção da automação de processos. Assim, além de assegurar a proteção e fácil acesso das suas informações, você elimina a necessidade de trabalho manual e configura um sistema autônomo para enviar, receber, analisar e tomar providências sobre os documentos.
Compreender como fazer a gestão de documentos é fundamental para desfrutar das vantagens que essa disciplina oferece.
Quais as vantagens da gestão de documentos automatizada?
As principais vantagens desta metodologia são:
- organizar informações para reduzir perdas, retrabalhos e duplicidades;
- garantir acesso rápido às informações corretas;
- proteger dados sensíveis e cumprir legislações como a LGPD;
- aumentar a eficiência e eficácia operacional;
- criar rastreabilidade e controle de versões;
- reduzir custos (em papel, espaço físico e força de trabalho);
- apoiar a tomada de decisões;
- facilitar buscas e análise de dados.
O objetivo da centralização de documentos corporativos é tornar o ambiente de trabalho mais organizado, funcional e seguro no que diz respeito às informações. Ao adotar essa disciplina, as companhias asseguram a conformidade legal, facilitam eventuais auditorias e até a transformação digital da empresa.
Quais os desafios comuns nos sistemas de gestão documental?
Assim como oferece vantagens, o gerenciamento de documentos também tem seus desafios, como:
- falta de padronização dos documentos;
- baixa adesão por falta de conhecimento;
- integração limitada com outros sistemas;
- digitalização inadequada;
- segurança mal configurada;
- custos de implementação e manutenção;
- falta de governança e políticas transparentes;
- conformidade com leis e normas brasileiras;
- escalabilidade limitada.
Explicamos como superar cada um dos obstáculos para a organização de documentos digitais abaixo.
Falta de padronização dos documentos
Sistemas de gestão só funcionam bem quando existe padrão, o que nem sempre é realidade nos arquivos impressos. Por este motivo, é crucial criar uma padronização que abranja todos os tipos de documentos, mesmo com nomes diferentes, falta de metadados ou versões duplicadas. Sem um padrão bem definido, o sistema vira apenas um depósito virtual igualmente bagunçado.
Baixa adesão por falta de conhecimento
Pessoas que não sabem utilizar um sistema de organização de documentos podem achá-lo complicado ou ineficaz. É fundamental oferecer treinamento e capacitação aos empregados que utilizarão as ferramentas para assegurar o bom uso.
Integração limitada com outros sistemas
Ferramentas inadequadas podem não ser integráveis com os sistemas que você já utiliza, o que torna a gestão de documentos impossível ou ineficaz. É crucial escolher uma plataforma que garanta a conexão entre o sistema de gestão de arquivos e as soluções nativas da sua companhia, como CRM, softwares contábeis ou jurídicos.
Digitalização inadequada
A eficácia do sistema depende da qualidade da captura. Documentos digitalizados com baixa resolução ou indexados incorretamente tornam a recuperação da informação impossível. Por isso, certifique-se de contar com ferramentas de captura que utilizem OCR (reconhecimento óptico de caracteres) de alta precisão.
Segurança mal configurada
Falhas de segurança podem permitir o acesso (interno ou externo) de pessoas que não deveriam visualizar determinado documento ou causar a perda das informações. Em cenários mais graves, pode ocorrer vazamento dos dados sensíveis para agentes mal-intencionados.
Custos de implementação e manutenção
Sem planejamento financeiro, o projeto de gestão de documentos não sai do papel. É fundamental considerar a infraestrutura inicial, licenças, armazenamento em nuvem, suporte técnico e outros aspectos financeiros para assegurar a contratação da plataforma correta.
Falta de governança e políticas transparentes
Um sistema de gestão documental precisa de regras bem definidas. Para defini-las, a sua companhia deve ter políticas transparentes e uma metodologia funcional para a adoção de novas ferramentas, sob pena de prejuízos ou contratações ineficazes.
Conformidade com leis e normas brasileiras
Plataformas estrangeiras podem não ser ideais para uso no Brasil por inadequação à legislação do nosso país. Da mesma forma, sistemas brasileiros podem não abranger as normas estrangeiras. Você deve priorizar as soluções que ofereçam cobertura para textos legais de qualquer país, especialmente se visa expandir os negócios para o exterior.
Escalabilidade limitada
Muitas ferramentas ficam lentas, caras e ineficientes conforme o volume de documentos aumenta. É importante escolher plataformas que sejam flexíveis e com escalabilidade garantida para evitar perdas ou dores de cabeça.
Um dos principais exemplos da aplicação da gestão de documento e digitalização de processos é o case do Gov.br. Com auxílio da inteligência artificial, o portal do Governo Brasileiro ajudou o povo a economizar mais de R$ 1,4 bilhão em deslocamentos e burocracia. Além disso, a transformação digital poupou 149 milhões de horas de trabalho anual.
Como você viu, os desafios podem gerar desde problemas na gestão de documentos em si até prejuízos financeiros quando não considerados na hora de adotar novas tecnologias. Por estas e outras razões, é crucial escolher uma plataforma completa, que não apenas te auxilie na organização de documentos digitais, mas também na implementação de soluções mais inteligentes e automatizadas.
Como escolher uma boa ferramenta de gestão de documentos?
A escolha de uma ferramenta de gestão documental exige considerar diversas dimensões da empresa e do software em si, como:
- alinhamento do sistema com as necessidades da companhia;
- presença de funcionalidades essenciais, como GED e ECM;
- suporte, atualização e fornecedor confiável;
- custo-benefício e adequação ao porte da empresa;
- flexibilidade e adequação a mudanças.
Em linhas gerais, você deve considerar o contexto da sua companhia e as normas aplicáveis ao seu negócio, como LGPD ou leis específicas para o nicho. Com isso em mente, prefira ferramentas que ofereçam criação, controle de acesso, backup, auditoria e fluxos de aprovação personalizáveis.
Observar esses critérios garante que você escolha uma ferramenta adequada e confiável, além, é claro, de segura e pronta para absorver suas necessidades de escalabilidade sempre que necessário.
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