Saber quais são os fundamentos do BPM ajuda colocar o método em prática com sucesso, explorando suas diferentes frentes de atuação. Porém, se você ainda não sabe o que é BPM, fica difícil enxergar suas variadas possibilidades de uso.
Se esse é o seu caso, não se preocupe, pois nós vamos te ajudar!
BPM é um acrônimo para gerenciamento de processos de negócios, em português. É uma metodologia que padroniza as atividades, otimizando a gestão e melhorando os níveis de produtividade das empresas.
E estamos falando de um mercado que só cresce, viu? Uma pesquisa do Statista mostrou que a expectativa é de que o setor movimente mais de 14 bilhões de dólares até 2025.
O aumento no valor de mercado acontece porque o BPM realmente beneficia as companhias. Inclusive, um levantamento divulgado pelo Cflow diz que a metodologia ajuda as empresas a economizarem cerca de 50 mil dólares por ano.
Aproveite para conferir como um dos nossos clientes antecipou o ROI em 3 meses com o uso da plataforma Lecom.
Quer aplicar o processo no seu negócio? Então, continue lendo o artigo. Nas próximas linhas, você vê o que é, conhece exemplos de BPM, descobre quais são os fundamentos e símbolos e ainda confere uma dica de plataforma para usar!
Aproveite!
O que é modelagem de processos de negócio?
A modelagem de processos de negócio — do inglês, Business Process Management, ou gerenciamento de processos de negócios, em português — é uma metodologia que emprega várias técnicas para otimizar a gestão das empresas, por meio de diferentes estratégias e plataformas tecnológicas.
O objetivo principal é fazer com que os processos da empresa se tornem mais eficientes, ou seja, que sejam conduzidos com mais naturalidade, melhorando a gestão. Para ficar mais claro, confira este exemplo:
Imagine o setor de Recursos Humanos de um negócio. Na rotina, é preciso realizar vários processos, como analisar candidaturas, enviar comunicados de processos seletivos, agendar férias etc. Em muitos casos, manter tudo sob controle pode ser um desafio.
Primeiro, é preciso mapear todos os processos pontuados acima.
Em seguida, é feita uma análise para padronizar as ações necessárias. Na prática, significa que a equipe deve criar um passo a passo que os responsáveis pelas atividades devem seguir a todo momento, incluindo oportunidades de melhoria.
Resumindo, a modelagem de processos de negócio ajuda a identificar as ações, detalhar cada passo para realizá-las e determinar o melhor curso de ação para torná-las ainda melhores. Entendeu?
>>>> Aproveite e leia: o ciclo de vida BPM — entenda cada etapa
Quais são os fundamentos do BPM?
Os 6 fundamentos do BPM são:
- planejamento;
- análise;
- modelagem;
- implementação;
- monitoramento;
- melhoria.
Continue lendo para conferir o que deve ser feito em cada uma das etapas!
1. Planejamento
O primeiro fundamento do BPM é o planejamento. Trata-se do momento de detalhar como o processo deve ser realizado, bem como quais são seus objetivos.
A etapa de planejamento também serve para determinar, logo no início da jornada, quais indicadores de desempenho acompanhar, as ferramentas ideais para otimizar a execução e como tudo deve ser feito.
2. Análise
O segundo fundamento é a etapa de análise. É aqui que a empresa olha com atenção para todos os seus procedimentos e busca identificar possíveis problemas.
Vale destacar que é crucial traçar quais são as possíveis melhorias assim que as possibilidades forem identificadas.
Uma boa oportunidade, considerando o exemplo dado no tópico anterior, seria um sistema de RH que filtra automaticamente os candidatos mais adequados para uma vaga durante a avaliação dos currículos, enviando apenas os candidatos com tempo de experiência requisitado, conforme regra de negócio da empresa. Imagine quanto tempo a equipe poderia ganhar?
3. Modelagem
O processo de modelagem é o terceiro fundamento do BPM. A etapa usa os dados coletados nas duas anteriores para definir as soluções aplicadas.
Para ficar mais claro, voltamos ao exemplo. No caso, uma das necessidades do setor de RH é otimizar as seleções para as vagas de emprego abertas.
É na modelagem que são descritos os caminhos para atingir o objetivo, e ainda, quais são as ferramentas e o investimento necessários.
>>>> Aproveite e leia: benefícios da governança corporativa + melhores práticas
4. Implementação
Depois de pensar nas melhorias e criar um passo a passo para colocar cada uma em prática, chegou o momento de fazer a implementação das soluções. Ou seja, é hora de realmente aplicá-las no dia a dia do negócio.
Nesta etapa, pode ser preciso fazer treinamentos, especialmente se a empresa passou a usar um novo software. Afinal, como colocar a melhoria em prática se os colaboradores estiverem completamente perdidos, sem saber como aproveitar as novidades, concorda?
5. Monitoramento
Após a implementação, vem o quinto fundamento do BPM: o monitoramento. É chegado o momento de acompanhar os processos realizados e analisar os indicadores para descobrir se as mudanças foram positivas ou negativas.
Outro ponto importante da etapa de monitoramento é verificar se os problemas encontrados na fase de análise foram resolvidos. Usando o mesmo exemplo do RH, é preciso entender se a ferramenta conseguiu segmentar os currículos da forma esperada, entregando, de fato, os melhores perfis ao setor responsável.
Também é importante checar o uso dos recursos financeiros. No começo, você definiu um orçamento, e agora é hora de ver se o projeto gastou mais dinheiro do que o necessário ou se seguiu à risca o limite definido.
Por fim, é importante ver se os colaboradores — ou clientes — aprovaram as mudanças.
>>>> Você pode se interessar: o que é gestão estratégica de RH? Etapas, indicadores e ferramentas
6. Melhoria
O sexto e último fundamento do BPM é a etapa de melhorias. Digamos que, ao monitorar os resultados, você percebe que um projeto não trouxe mudanças positivas. Nessa situação, é preciso estudar o que aconteceu para ver o que pode ser melhorado.
E um detalhe importante: o processo de BPM não acaba aqui. Após propor as melhorias, você deve reiniciar o ciclo para garantir que sua empresa continue se renovando e aumentando a produtividade.
Vale destacar ainda a existência da sigla BPMN, que significa Business Process Management Notation. Em português, seria algo como notação de modelagem de processos de negócios.
Na prática, são as representações gráficas de cada uma das partes que compõem o fluxo de processos de uma empresa. Ou seja, cada etapa é representada por um símbolo para facilitar o acompanhamento.
Quais são os símbolos / notações de BPMN?
Percebe como o gerenciamento de processos de negócios é um trabalho que depende de várias etapas para funcionar?
Por esse motivo, são usados símbolos BPMN, ou as chamadas notações de BPMN, que representam cada uma das fases que compõem o fluxo de trabalho, fazendo um mapeamento das ações e facilitando a “leitura” do andamento do projeto.
Por exemplo, um desenho com linha mais fina mostra a etapa inicial do processo, enquanto um mais grosso, representa o final. Outros exemplos são os retângulos com bordas arredondadas, que representam atividades, e os losangos que representam gateways.
Ainda é possível ter ícones que indicam mensagens, a data para conclusão da atividade, o cancelamento de determinada ação, etc. Ou seja, as notações indicam tudo o que é realmente importante para uma boa aplicação do BPM.
Exemplo de processo com notação BPMN
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- ter acessos a relatórios;
- visualizar o fluxo em tempo real;
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