Em um mercado cada vez mais competitivo, saber o que é o ciclo de vida BPM e como ele pode ajudar a alcançar bons resultados para o seu negócio é fundamental.
Business Process Management é o conceito que define a gestão de processos, com o objetivo de organizar e melhorar as informações relacionadas às iniciativas na empresa.
Porém, o que é ciclo de vida BPM? Como colocá-lo em prática para obter resultados satisfatórios? Quais são as etapas a seguir?
Se você tem essas e outras dúvidas, fique tranquilo! Ao longo deste artigo, explicaremos tudo sobre o assunto!
Afinal, o que é ciclo de vida BPM?
O ciclo de vida BPM (Business Process Management) está relacionado às 6 fases envolvidas na gestão de processos de uma organização. Trata-se de uma metodologia que visa melhorar a eficiência dos processos empresariais, auxiliando o alcance dos objetivos estratégicos de um negócio.
Segundo o CBOK – Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio, mantido pela ABPMP (Association of Business Process Management), as 6 etapas do ciclo BPM são:
- planejamento;
- modelagem;
- simulação;
- execução;
- monitoramento;
- melhoria.
Tais fases ocorrem de maneira contínua, garantindo que os processos estejam sempre alinhados com os propósitos da empresa. Mais adiante, retomaremos este assunto para falar com detalhes sobre cada etapa.
É importante ter em mente que o foco principal do ciclo de vida BPM é estruturar, monitorar, padronizar e aprimorar os processos para atingir as metas e aumentar os resultados organizacionais.
Além disso, com a metodologia, é possível identificar os gargalos e pensar em estratégias para ajustar as falhas e otimizar as atividades.
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Para que serve o ciclo BPM?
Como falamos, a abordagem BPM é voltada para melhorar constantemente os fluxos de um negócio. Sendo assim, o ciclo é considerado uma excelente estratégia para maximizar a eficiência das operações.
Dessa forma, a metodologia ajuda a:
- reduzir custos;
- otimizar tempo;
- melhorar a satisfação dos clientes;
- aumentar a receita;
- aprimorar a qualidade dos produtos ou serviços.
Fora isso, a estratégia permite que a empresa tenha mais agilidade e boa capacidade de se adaptar a qualquer mudança nos negócios.
Agora que você sabe o que é o ciclo BPM e para que serve, que tal entender mais sobre os benefícios da implementação do método? Confira a seguir!
Quais os benefícios do ciclo de vida BPM?
Ao colocar a metodologia BPM em prática, você proporciona uma série de benefícios para a sua empresa, como:
- otimização da eficiência operacional, resultando em custos menores e maior produtividade;
- facilitação da tomada de decisão, uma vez que o método ajuda na compreensão de todos os processos e sua transparência;
- promoção do alinhamento estratégico, garantindo que os esforços de todos os times estejam voltados para os objetivos organizacionais;
- identificação de falhas e redução de erros, melhorando a qualidade dos produtos e serviços que sua empresa oferece.
Como funciona cada etapa do ciclo BPM?
Depois de conferir alguns dos benefícios de implementar o BPM em uma organização, você certamente está pensando em usá-lo em seu negócio, não é?
Para tanto, você precisa conhecer, em detalhes, cada uma das 6 fases do ciclo — já mencionadas anteriormente.
É importante saber que as etapas podem variar conforme a maturidade da empresa no gerenciamento de processos. Assim, identifique em qual estágio seu negócio está antes de prosseguir com a implantação das fases a seguir.
- Planejamento e estratégia
O planejamento oferece estrutura e direcionamento para a gestão contínua dos processos. Nessa etapa, é importante definir os objetivos da empresa, ou ter conhecimento sobre as metas já estabelecidas para o negócio.
Nesse ponto, algumas questões precisam ser respondidas, como:
- Quais processos devem ser melhorados?
- Qual a melhor maneira de resolver determinado problema?
- Qual o propósito a ser alcançado?
- Quais ferramentas serão usadas?
Após este diagnóstico, o próximo passo é analisar e entender o funcionamento dos processos.
- Análise de processos e modelagem
A análise do processo é o momento de validar as informações antes da ação efetiva. Essa é a hora de entender o contexto atual, conferindo metas, objetivos, variáveis e fatores externos.
- Desenho e simulação
Na prática, as pessoas tendem a achar que sabem como o processo funciona. Mas, ao desenhá-lo, é possível identificar as falhas, gargalos, repetições e fases desnecessárias que, de outra forma, não seriam percebidos.
Portanto, o desenho do processo é sua materialização. É neste momento que perguntas, como: “o quê, quando, onde, quem e como” são respondidas.
- Execução de processos
Agora é a hora da ação, ou seja, quando o desenho é posto em prática. Esta também é a fase dedicada a pequenos ajustes necessários.
Nessa etapa, todas as mudanças propostas são integradas à organização, o que pode incluir:
- implantação de novas tecnologias;
- treinamento de colaboradores;
- desenvolvimento de sistemas de informação.
- Monitoramento e controle
Uma vez que as mudanças são implementadas, os processos precisam ser monitorados continuamente para que o desempenho seja avaliado em tempo real.
Sendo assim, é fundamental acompanhar e ter controle dos processos, assegurando que estejam funcionando conforme o planejado.
Além disso, o monitoramento possibilita pensar em possíveis ações de refinamento, como veremos a seguir.
- Refinamentos e melhorias
A partir dos resultados, você pode precisar fazer determinada melhoria ou até redesenhar o processo.
Por essa razão, o monitoramento deve ser contínuo para garantir que os resultados sejam alcançados e, consequentemente, para que seja possível obter a satisfação da empresa.
Nessa fase, é recomendado analisar as metas atingidas, comparar com as que foram estabelecidas e garantir que os processos estejam alinhados com o propósito estratégico do negócio.
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