A partir de 2021, a busca por exemplos de automação de processos para organizar e melhorar a rotina das empresas subiu significativamente na América Latina, sendo esperado um crescimento de até 5,98% até 2026, segundo a Mordor Intelligence.
Nesses números, são identificadas as pesquisas por ferramentas de automação de processos que otimizam a rotina dos negócios, organizando e definindo regras, métricas de avaliação de sucesso, atribuição de responsabilidades e outras particularidades, que, somadas, melhoram – e muito – os níveis de produtividade e os resultados.
Pensando nisso, falaremos sobre 6 exemplos de automação de processos que podem transformar positivamente sua rotina, além das melhores ferramentas para isso e como implementar a automação nos seus negócios.
O que é a automação de processos?
Automação de processos, também conhecido como BPA (Business Process Automation), é a adoção de práticas automatizadas para a realização de tarefas e funções com o uso da tecnologia. De acordo com o Gartner Institute, a implementação dos vários exemplos de automação visam aprimorar o andamento dos negócios e auxiliar os colaboradores.
Na prática, o que as ferramentas de automação de processos fazem é substituir a ação humana na execução das atividades envolvidas no fluxo da empresa, com base nas informações fornecidas pela gestão. Isso, além de diminuir o volume de contratação de novos colaboradores, reduz significativamente as incidências de falhas e erros cometidos.
Entre as principais tarefas realizadas pelas ferramentas de automação, as principais são o monitoramento de tarefas, o atendimento ao cliente e, em casos mais específicos, a realização de demandas complexas, diretamente ligadas ao processo de produção de uma empresa, via hiperautomação.
Como fazer a automação de processos na prática?
Entendido o que é a automação de processos, precisamos falar também sobre os principais tipos de tarefas que essa funcionalidade é capaz de realizar.
Aqui, vale ressaltar que, para cada tipo de necessidade, pode ser preciso contar com um tipo diverso de automação para a gestão de processos, visando resolver os problemas e executar as tarefas plenamente.
Para isso, você, gestor, deve entender profundamente o fluxo de trabalho, incluindo as eventuais falhas que deseja corrigir, antes de tomar qualquer atitude ou realizar investimentos.
Podemos citar como exemplo de como fazer a automação de processos o RH: um dos setores das empresas que, em geral, têm um alto número de processos repetitivos. São diversos documentos, procedimentos específicos de contratação, reembolsos, promoções e muitos outros.
Aqui, explorando as possibilidades deste caso em específico, pode ser interessante a implementação de um RPA (em tradução livre, “processo de automação robótica”) para automatizar e refinar a execução das tarefas. Assim, você terá bom ganho no tempo e na organização das atividades.
Além disso, por meio de ferramentas de automação, é possível promover a integração total entre os departamentos, permitindo um fluxo muito mais efetivo de comunicação.
5 exemplos de automação de processos na prática
- Automação de processos industriais: aqui, a tecnologia é aplicada para operar automaticamente tarefas, mecanismos e funções da cadeia produtiva, permitindo maior ganho de tempo e diminuição de falhas.
- Automação de processos de recursos humanos: isso envolve tarefas como análise de perfil comportamental, emissão de folha de pagamento e triagem de candidaturas, entre outras, são realizadas automaticamente;
- Automação de processos logísticos: nesse ponto, considera-se a definição de rotas de entrega para economizar combustível, aumentar a segurança no trajeto e assim por diante.
- Automação de processos de TI: abrange pontos como processamento de solicitações de serviço, gerenciamento de software e hardware, implementação de novas tecnologias e mais. Aliás, esse exemplo de automação pode conectar sistemas inteiros e diminuir significativamente o tempo de execução das atividades.
- Automação de processos administrativos: nesse caso, a automação de processos é responsável por cuidar da parte administrativa do negócio, sendo capaz, inclusive, de criar, gerir e armazenar documentos e contratos.
>>> Veja ainda: quais processos podem ser automatizados na sua empresa
Ferramentas de automação de processos
Para te ajudar a entender a aplicação dos exemplos de processos acima, trouxemos uma lista com os principais tipos de ferramentas da área. Confira!
RPA – Robotic Process Automation
Este é um clássico exemplo de automação de processos, responsável por realizar por conta própria as tarefas manuais às quais é designado.
Na prática, é como se um robô passasse a ser responsável por executar tarefas repetitivas e muito manuais; esse método, como dissemos, é muito utilizado no setor de recursos humanos para cobrir lacunas e eliminar ineficiências nas operações, incluindo emissão de notas fiscais, designação de tarefas, disparo de e-mails e comunicações internas etc.
Chatbots
Esse tipo de automação de processos envolve a comunicação entre a empresa e os clientes. Com essa ferramenta, você pode garantir um serviço de pós-venda excepcional, com menor incidência de falhas e, ainda, dados concretos para análise e execução de melhorias posteriores.
Atualmente, já é possível criar chatbots com inteligência artificial capazes de simular um diálogo humano com muita precisão, possibilitando que seu cliente acesse os serviços a qualquer momento, seja para solicitar ajuda ou realizar compras, por exemplo.
URA – Unidade de Resposta Audível
Também voltado à comunicação, esse tipo de automação de processos é muito utilizado em call centers. Seu funcionamento é similar ao do chatbot, porém, aqui, o atendimento ao cliente é feito através de ligações telefônicas realizadas à central da sua empresa.
Em linhas gerais, a URA é a gravação com inteligência artificial, capaz de “ouvir” a solicitação realizada e, com base nela, designar o próximo passo do atendimento, podendo este ser mantido com a ferramenta no controle ou transmitido para um colaborador humano.
BPMS – Business Process Management Systems
Os sistemas de gerenciamento de processos de negócios representam o futuro das empresas que buscam evoluir e investir em processos de automação cada vez mais eficazes.
Com base nas configurações definidas na implementação, tais sistemas podem definir, executar, mensurar, otimizar e monitorar toda a cadeia de processos, além de gerar relatórios para que você acompanhe o andamento e identifique eventuais possibilidades de melhorias em cada etapa.
O BPMS pode ser utilizado em inúmeras áreas de um negócio – desde o RH até a produção, viabilizando a designação de responsáveis por determinadas tarefas, solicitações de insumos para o setor responsável e até monitoramento de atividades realizadas ao longo do dia.
Scripts
Os scripts são roteiros que, de maneira totalmente automática, eliminam a interferência humana e baseiam-se em uma lista de instruções com etapas, condições e reações pré-programadas para a execução de tarefas.
Este tipo de automação é muito usado na área de tecnologia da informação para padronizar processos e automatizar testes de softwares.
Por exemplo, na situação de uma empresa que desenvolve um aplicativo interno para interação entre setores, os scripts determinam qual será a trajetória de cada solicitação, evitando que os comandos sejam transmitidos para pessoas ou setores errados. Esse tipo de ferramenta é especialmente utilizado para otimizar recursos humanos, financeiros e temporais.
Hiperautomação
Conceitualmente, recebe esse nome a combinação de ferramentas de automação que visam substituir totalmente a presença humana nas tarefas operacionais.
Como um exemplo de automação de processos, podemos imaginar um processo que reúna RPA, BPMS e URA. No caso, todo o processo de comunicação é transferido para a responsabilidade das ferramentas de automação envolvidas, de modo que o esforço humano não é mais necessário.
Dessa forma, é possível que a hiperautomação aja diretamente em diversas frentes de atuação de uma empresa, podendo conectar setores como RH e financeiro de forma mais eficaz, sem grandes chances de erros ocasionados pela ação humana.
Como implementar a automação de processos no seu negócio?
Agora que você sabe como fazer automação de processos pode ser benéfico para a empresa, está na hora de conhecer uma plataforma que supra suas necessidades e te ajude a tirar o máximo de proveito possível dessa estratégia e das tecnologias.
A Lecom é uma plataforma de gestão inteligente que viabiliza o total controle sobre os processos executados na sua empresa, desde o recebimento do pedido até a entrega.
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