A transformação digital trouxe mudanças profundas para o funcionamento das empresas. Uma das mais importantes é o uso da tecnologia para tomar conta de atividades repetitivas. No entanto, quais os benefícios da automação de processos, afinal?
Bem, antes de trazer as vantagens, é preciso saber que automação de processos é uma estratégia que usa recursos tecnológicos para realizar tarefas sem a necessidade de intervenção humana.
E pode até parecer coisa de filme de ficção científica, mas a tecnologia existe de verdade. Segundo um levantamento feito pela McKinsey, atualmente, mais de 30% dos negócios já investem na automação de pelo menos um dos seus processos.
Graças ao recurso, as companhias ganham pontos em produtividade, economia de custos operacionais e bem-estar dos colaboradores!
E aí, você vai deixar sua empresa de fora dessa? Então, continue lendo este artigo para aprender o que é, como funciona e ainda ver exemplos da automação de processos na prática. Confira!
O que é automação de processos?
A automação de processos é o uso da tecnologia para tomar conta de atividades repetitivas, mas essenciais, para o funcionamento de uma empresa. A ação otimiza o fluxo de trabalho, tornando as equipes mais produtivas e reduzindo os custos e os erros cometidos durante as operações.
Para resumir, a automação de processos funciona usando vários recursos tecnológicos — como a inteligência artificial — por meio de um sistema, identificando padrões e executando tarefas sem intervenção humana.
Na prática, significa que, uma vez que o sistema é ativado, ele realiza as ações programadas sem que um agente humano precise inserir qualquer comando adicional. Parece algo vindo diretamente do futuro, concorda? Mas a verdade é que a tecnologia existe agora — e pode trazer muita comodidade para a sua rotina!
Aliás, um dos exemplos de automação de processos pode ser encontrado no setor de Recursos Humanos (RH), trazendo mais agilidade à organização das folhas de pagamento, por exemplo. Também temos outras áreas importantes, como Financeiro, Compras, Administrativo e Fiscal se beneficiando com o poder da automação.
Outro exemplo está presente na gestão de contratos, já que é possível usar uma ferramenta de automação de processos para criar e armazenar os documentos nos locais corretos.
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Quais os benefícios da automação de processos? 3 que você precisa conhecer
Agora, chegou o momento de falar sobre os benefícios da automação de processos para que você possa decidir, por conta própria, se vale ou não a pena investir na tecnologia. Então, confira!
1. Redução dos gastos
Um dos principais benefícios da automação de processos é a redução dos custos operacionais. Inclusive, dados divulgados pela Formstack mostraram que a estratégia ajuda as companhias a economizarem mais de 46 mil dólares por ano.
Isso acontece porque, com a ajuda da automatização, os colaboradores não perdem tempo em atividades repetitivas. Assim, podem focar em ações estratégicas, complexas e que realmente precisam de intervenção humana.
Além do mais, a automação de processos ajuda a reduzir os erros — como armazenar um documento na pasta errada por falta de atenção —, entrega validações automáticas através das regras cadastradas e integração com outros sistemas, facilitando o compartilhamento de dados e a tomada de decisões mais assertivas.
Estes fatos, por si só, representam uma economia nos custos no final do mês, já que não é necessário refazer tarefas e o retrabalho é minimizado.
Fora isso, é possível gastar menos por conta da rastreabilidade das demandas, fazendo que você não perca de vista nenhum procedimento.
>>>> Veja também: reduza custos e agilize os fluxos com a automação de processos
2. Aumenta a produtividade
Sim, a automação de processos aumenta a produtividade da sua empresa.
Aliás, um levantamento divulgado pela Paperform mostrou que dois terços das empresas que automatizam parte dos seus processos saem ganhando no quesito produtividade.
O estudo também mostrou que as tarefas mais automatizadas incluem envio de arquivos para o armazenamento em nuvem, registro de mensagens e inclusão de dados em planilhas.
Nem precisamos falar que todas as ações acima tomam bastante tempo do dia, e se dedicar a cada uma acaba reduzindo a produtividade geral, concorda?
3. Melhora do clima organizacional
O mesmo levantamento divulgado pela Paperform indica que, para 90% dos colaboradores de empresas que adotaram a automação de processos, a tecnologia ajudou a melhorar o dia a dia no trabalho. Assim, eles se sentem mais felizes.
Além disso, 65% dos funcionários admitem que ficam menos estressados no trabalho quando não são responsáveis pela execução de atividades repetitivas.
Logo, podemos dizer que a tecnologia é uma forma de melhorar o clima da empresa. Lembre-se: trabalhadores felizes são mais produtivos e dispostos a permanecer por mais tempo na empresa, o que aumenta a retenção de talentos.
>>>> Aproveite e leia: a urgência da automação de processos digitais na saúde
Aproveite os benefícios de uma ferramenta de automação de processos
A tecnologia avança a passos largos diariamente. Por isso, hoje é possível encontrar várias ferramentas de automação de processos disponíveis, que beneficiam desde indústrias até hospitais e escritórios.
Para exemplificar, você encontra ferramentas para automação de processos de marketing, com o planejamento e o agendamento de e-mails, além do envio de outros formatos de mensagens para os clientes.
Também existem sistemas como os chatbots, os robôs de conversação, que interagem com os usuários por conta própria e são muito usados no atendimento aos clientes.
Além disso, existe a plataforma de Gestão Inteligente de Processos Lecom. Com ela, você organiza os fluxos de trabalho da sua empresa de maneira rápida e prática.
A Plataforma Lecom também permite que a sua equipe:
- realize todos os processos essenciais com mais rapidez e agilidade;
- foque no que realmente importa para fazer uma boa gestão;
- não precise se preocupar em fazer a mesma tarefa duas vezes;
- integre com os sistemas internos, como ERP, CRM, sistemas especialistas, legados e muitas outras tecnologias de mercado;
- tenha mais flexibilidade, já que ela pode ser integrada com outros sistemas internos e tecnologias que facilitam o dia a dia das empresas;
- rastreie todas as demandas, para nunca mais perder nenhuma tarefa de vista;
- adicione todas as regras de negócios facilmente, já que não precisa entender de programação ou codificação para usá-la;
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