Quando os processos de uma empresa são bem estruturados e com gestão eficiente garantem mais assertividade, produtividade e otimização de recursos. Mas é importante ter buscar o aprimoramento contínuo dos processos de negócio, evolução é essencial neste contexto.
O ideal é que os processos empresariais estejam sempre se aprimorando, de acordo com a necessidade. Dessa forma, eles continuarão sendo eficientes. Até porque, diante da concorrência do mercado atual, é importante otimizar a maneira de entregar valor ao cliente.
1 – Diagnóstico interno dos processos de uma empresa
O primeiro passo para melhorar os processos de uma empresa é avaliar a situação atual. Nesse ponto será possível decidir quais serão os caminhos mais eficientes para aprimorar o funcionamento do negócio.
Para fazer o diagnóstico, o gestor pode avaliar questões como: nível de satisfação dos clientes, número de novos negócios, rentabilidade de investimento e tempo médio de cada consumidor na empresa.
A partir dessa análise, é possível verificar quais são os maiores gargalos do negócio. Por exemplo: os clientes podem não estar sendo atendidos com rapidez, gerando problemas nesse relacionamento.
Para cada problema encontrado, há um processo envolvido que merece atenção. Por outro lado, se alguma etapa está sendo bem sucedida, ela pode ser mantida e até replicada em outros pontos.
2 – Mapeamento dos fluxos de trabalho
O mapeamento de fluxos de trabalho consiste em avaliar quais etapas são necessárias para entregar as tarefas, de maneira ordenada. Ou seja, definir que determinada atividade só pode ocorrer depois de outra e assim por diante.
O ideal é que esse fluxo seja representado de maneira gráfica, por um diagrama de processos, para que todos entendam como funciona. Afinal, todos os setores da empresa possuem uma inter-relação de dependência e cooperação.
Por meio do mapeamento, também é possível visualizar tarefas burocráticas e desnecessárias que estão desviando o tempo. Assim é possível otimizá-las e garantir um funcionamento melhor dos fluxos como um todo, evitando gargalos.
3 – Escolha de ferramentas
Nos dias de hoje, a tecnologia se tornou uma das principais aliadas da gestão de processos das empresas. Há ferramentas que podem registrar o tempo das tarefas, garantir maior controle administrativo, redução de custos e transparência em todas as etapas.
A tecnologia pode ser adotada em todos os tipos de empresa, independentemente do tamanho e setor. Mesmo as equipes que nunca utilizaram qualquer programa no dia a dia podem aprender facilmente.
4 – Alinhamento de equipe
De nada adianta reestruturar os processos da empresa se a equipe estiver de fora disso, pois é ela quem irá executar as tarefas. Portanto, é fundamental alinhar com os profissionais a importância de seguir o planejamento, ainda mais se isso for algo novo para eles.
No caso de reestruturação ou implementação completa de processos, vale a pena até fazer workshops sobre o assunto. Assim, todos poderão entender com clareza as mudanças que virão e terão abertura para tirar as dúvidas.
É importante que a liderança fomente uma cultura focada em processo organizacionais com mentalidade voltada à eficiência operacional.
6 – Avaliação
A avaliação dos processos de uma empresa não é uma fase, pois acontece durante toda a execução. O monitoramento serve para verificar se o novo fluxo de trabalho realmente diminuiu os gargalos identificados.
Em caso de resposta negativa, novos procedimentos devem ser pensados para garantir a melhor entrega do produto ou serviço. Embora o levantamento de dados possa ser feito a qualquer momento, é interessante dedicar um dia específico a ele.
Caso a empresa utilize uma ferramenta que monitore os processos, uma vez por semana ou mês o gestor pode gerar o relatório e fazer a análise. O restante da equipe também deve estar ciente dessa avaliação para que possa contribuir com as melhorias.
7 – Otimização
Depois de feita a avaliação de todos os processos, é hora de otimizar o que foi feito. Como já foi dito, organizar a inter-relação de toda a equipe ajuda a empresa crescer e é uma ação constante.
Sempre que o negócio se deparar com um gargalo ou desafio, uma mudança no processo pode ser a solução. Assim, os profissionais conseguem enxergar melhor os resultados, os clientes recebem um produto melhor e a empresa cresce no mercado.
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