A automação é, hoje, uma metodologia poderosa, utilizada em diversas indústrias e com previsão de alcançar 4,5% de crescimento até 2031. Com as ferramentas de BPM, é possível que as empresas façam melhorias significativas em diferentes processos que podem ser automatizados, seja qual for o setor.
Temas como automação de processos empresariais podem parecer assustadores para colaboradores menos técnicos. Mas, na realidade, companhias dos mais diversos setores e tamanhos podem aproveitar ao máximo as ferramentas de BPM para otimizar as atividades, diminuir processos ineficazes e iniciar a transformação digital nas empresas.
E, para te ajudar a entender mais sobre o tema, neste artigo, falaremos mais sobre os processos que podem ser automatizados, como a tecnologia ajuda na sua produtividade e como automatizar processos na empresa com eficiência.
Continue a leitura!
O que é automação de processos empresariais?
Trata-se do uso da tecnologia para executar tarefas e fluxos de trabalho de forma automática, de modo a reduzir ou eliminar a necessidade de intervenção humana em processos repetitivos, demorados ou sujeitos a erros. Em outras palavras, a automação substitui ou complementa atividades manuais com sistemas autônomos.
O mercado de automação de processos segue em rápido crescimento, graças ao aumento de produtividade percebido rapidamente após a adoção da tecnologia, capaz de auxiliar na economia de tempo e recursos. Em pouco tempo, a gestão percebe impactos diretos na lucratividade do seu negócio e na qualidade das entregas.
Em resumo, podemos dizer que a automação é importante porque ajuda a otimizar as operações de modo geral. E, tão crucial quanto reconhecer o valor da tecnologia, é saber quais processos podem ser automatizados.
Como saber quais processos podem ser automatizados?
Via de regra, as ações passíveis de automação são aquelas:
- repetitivas: tarefas feitas com frequência diária, semanal ou mensal, por exemplo;
- demoradas: que requerem muito tempo para execução manual;
- baseadas em regras: com decisões que seguem um padrão lógico, sem julgamento humano;
- com alto volume de dados: com coleta, inserção ou processamento de informações;
- propensas a erros humanos: de digitação, cálculo ou conferência, por exemplo;
- dependentes de integração: que exigem troca de dados com diferentes sistemas ou setores.
Ou seja, qualquer tarefa repetitiva, manual e de grande importância para uma empresa deve ser mapeada para que a automação com BPM possa realizá-la de maneira eficaz. Assim, você economiza tempo e energia de colaboradores que podem ser melhor utilizados em outros setores, por exemplo.
A seleção começa por uma análise detalhada das suas necessidades e, claro, da possibilidade de tornar uma determinada tarefa autônoma. Afinal, nem todos os processos empresariais são ideais para automação, por mais útil que seja essa tecnologia. Saber quais processos podem ser automatizados é o primeiro passo para desfrutar dos benefícios dessa abordagem.
3 exemplos de automação de processos
Para demonstrar melhor quais processos podem ser automatizados, confira os 3 exemplos abaixo.
1. Financeiro: automação de conciliação bancária
Imagine uma equipe financeira que gastava horas para comparar manualmente extratos bancários com registros do sistema. Neste exemplo de automação de processos, um RPA (automação robótica) passa a importar automaticamente as notas, compará-las com as informações do cadastro interno e notificar em caso de inconsistências.
O resultado é uma redução significativa no tempo gasto, redução de erros e relatórios diários para o gestor financeiro.
2. Recursos humanos: automação do processo de admissão
Antes de automatizar, o RH precisava coletar documentos, preencher cadastros e enviar informações ao sistema de folha de pagamento manualmente. Após a automação com IA, por meio de um workflow inteligente, o próprio software realiza uma triagem dos currículos, preenche e envia formulários de forma automática e, após a assinatura do candidato, armazena os dados.
Como resultado desse exemplo de automação de processos, o setor percebe mais agilidade nos procedimentos, eliminação de erros de digitação e cálculo e uma experiência mais positiva para o candidato.
3. Logística: automação de rastreamento de pedidos
O setor de atendimento precisava atualizar manualmente seus clientes sobre o status das entregas. Com a automação, além de diminuir os processos com intervenção humana, o sistema de logística é integrado à transportadora e envia atualizações automaticamente por WhatsApp, e-mail ou SMS.
O resultado é um aumento significativo na satisfação dos clientes, redução drástica nas consultas manuais e atendimento mais ágil e proativo.
Quais os principais tipos de automação de processos?
Os principais tipos de automação são:
- RPA: automação robótica de processos, que utiliza “bots” para a execução de tarefas;
- Automação inteligente: utiliza inteligência artificial para processos mais complexos;
- Automação de fluxo de trabalho: organiza etapas e ações como aprovações ou transmissão de dados;
- BPM: automação de processos empresariais para gerenciar e otimizar fluxos completos de ponta a ponta.
Cada tipo de automação serve a um propósito, como demonstramos nos exemplos anteriores. Se você já sabe quais processos podem ser automatizados, precisa determinar qual o melhor tipo de tecnologia para suas demandas. Essa escolha é fundamental para o funcionamento da ferramenta e, especialmente, para a entrega de bons resultados.
Aliás, é também por meio de uma seleção correta e inteligente que você desfruta dos benefícios dessa tecnologia.
Quais os benefícios da automação com IA?
A automação inteligente oferece uma ampla gama de vantagens para as companhias, como:
- Aumento da eficiência e produtividade;
- Tomada de decisões mais inteligentes;
- Automação cognitiva em tarefas mais complexas;
- Redução de custos operacionais após diminuir processos redundantes;
- Integração entre sistemas e dados;
- Melhoria da experiência do cliente;
- Escalabilidade e aprendizado contínuo.
Detalhamos mais sobre cada um dos benefícios da automação a seguir.
Aumento da eficiência e produtividade
A automação com IA processa informações em segundos e executa tarefas complexas sem interrupções, o que reduz prazos de entrega, elimina gargalos e permite que as equipes humanas foquem atividades mais estratégicas.
Tomada de decisões mais inteligentes
Com algoritmos de aprendizado de máquina, a IA identifica padrões, tendências e previsões em grandes volumes de dados, o que apoia decisões mais assertivas.
Automação cognitiva em tarefas mais complexas
Diferente do modelo tradicional, a automação com IA interpreta a linguagem natural, reconhece imagens e vozes e aprende melhor com o tempo.
Redução de custos operacionais
Um dos principais benefícios da automação é a redução de processos manuais, que gera economia em horas de trabalho, menor taxa de erros e maior retorno sobre o investimento.
Integração entre sistemas e dados
A IA consegue integrar sistemas dispersos e gerar uma visão unificada da operação, o que torna os fluxos mais fluidos e assertivos.
Melhoria da experiência do cliente
A automação com BPM oferece respostas rápidas, personalização e atendimento 24 horas, o que aumenta a satisfação e fidelização dos clientes.
Escalabilidade e aprendizado contínuo
Os sistemas de IA são adaptáveis ao crescimento da empresa, aprendem com novos dados e ajustam os processos automaticamente.
Essas são algumas das vantagens da automação com BPM inteligente. A questão é que, se você não souber aplicar a tecnologia corretamente, seu funcionamento fica comprometido. Portanto, a seguir, mostramos alguns dos principais desafios que você precisa considerar ao automatizar processos.
Quais os desafios de adotar a automação?
A adoção da automação de processos também oferece alguns desafios para as empresas, como:
- automação de processos ineficientes: uma tarefa desnecessária continua sem propósito, mesmo se automatizada;
- falta de integração entre sistemas: não adianta tornar um único setor autônomo sem incluir os demais;
- pouco envolvimento da equipe: muitas pessoas podem temer uma substituição pela automação caso não façam parte da implementação;
- falta de monitoramento após a adoção: você não terá benefícios se não acompanhar as entregas e seus resultados.
Deixar de considerar esses desafios pode colocar toda a operação em risco. Então, antes de adotar a tecnologia, assim que você identificar os processos que podem ser automatizados, lembre-se de considerar todos esses aspectos. Desse modo, você garante resultados mais eficazes e com menos problemas.
Como automatizar processos?
Implementar a automação dos processos empresariais exige alguns cuidados para garantir a transformação digital nas empresas. Os principais passos são:
- mapear e entender os processos atuais;
- definir objetivos transparentes;
- escolher os processos que podem ser automatizados;
- selecionar as ferramentas e tecnologias adequadas;
- planejar um projeto-piloto;
- envolver e treinar as equipes;
- monitorar, medir e melhorar continuamente.
Contudo, tão importante quanto identificar quais processos podem ser automatizados e implementar as ferramentas corretas, você deve seguir algumas boas práticas. Listamos as principais a seguir.
1- Comunique-se com a gestão e os líderes de equipe
Membros da equipe que ocupam posições de liderança geralmente entendem os problemas de uma empresa melhor do que ninguém. É importante se comunicar com a gestão, já que eles podem oferecer seu conhecimento para o desenho do projeto de automação.
Ao discutir os processos atuais com a liderança da sua empresa, as questões relacionadas à produtividade devem ser prioritárias. Faça perguntas como: quais processos limitam a força de trabalho? Quais tarefas diárias podem ser melhoradas ou automatizadas para impulsionar a eficiência do time?
2- Defina os processos com base em regras
Os fluxos adequados para automação devem sempre ser lógicos e baseados em regras. As empresas precisam definir um processo da forma mais precisa possível antes de considerar a implementação de um BPM, ou seja, determinar o início, o meio e o fim de cada etapa das operações da empresa. Sem essa limitação, é incrivelmente difícil julgar quais processos podem ser automatizados.
3- Monitore o antes e o depois
Tire um tempo para avaliar como sua empresa funciona. Os funcionários seguem o processo conforme pretendido ou preferem trabalhar do seu próprio jeito? Se os colaboradores utilizam os procedimentos designados, você deve se apoiar em técnicas de mapeamento de processos que delineiam as etapas de qualquer função atribuída.
A automação existe para melhorar a produtividade geral. Explore o mapeamento de processos empresariais e ajuste os sistemas, de maneira que seus funcionários completem suas tarefas. Assim, você coleta dados e pode avaliá-los para ajustar e otimizar a automação de processos.
4- Dê importância para a documentação
O próximo passo é reunir os principais interessados relacionados ao mapeamento de processos. Eles podem ser funcionários seniores, líderes, gerentes e especialistas em determinada área.
Documente o processo escolhido do início ao fim e determine quais etapas podem ser automatizadas. Então, invista em uma boa ferramenta BPM que fará a melhor gestão das tarefas escolhidas.
A documentação correta do processo facilita a instalação e a implementação de qualquer plataforma, além de tornar seus procedimentos acessíveis e compreensíveis para todos os funcionários, atuais e futuros.
A documentação do fluxo atualizada levará os funcionários a completarem tarefas da maneira mais eficiente possível. Uma ferramenta BPM proporciona ambiente de trabalho mais ágil, onde eles podem se concentrar em tarefas nas quais seu tempo não é desperdiçado.
Qual a melhor ferramenta para a automação com BPM?
Fazer a implementação de uma ferramenta BPM não é uma tarefa difícil. A Lecom é a plataforma de gestão inteligente de processos líder no mercado e vai ajudar sua empresa a ter mais agilidade em seus fluxos, rastreabilidade, visibilidade e controle das atividades.
Com a Lecom, você também consegue liberar o tempo da equipe que realiza os processos de forma manual para atividades estratégicas e aumenta a produtividade da operação como um todo, de ponta a ponta.
Após analisar as diferentes atividades que sua empresa realiza, identifique aquelas para serem automatizadas com máxima eficiência. Defina, monitore, melhore e documente cada processo.
Discuta o valor de automatizar áreas de produção apropriadas — tanto físicas quanto digitais — e escolha a plataforma de gestão de processos da Lecom, que oferece uma solução robusta, segura e personalizável.
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