Você, gestor, busca maneiras de otimizar seu dia a dia, certo? A pesquisa por novos métodos para executar tarefas comuns é fundamental para melhorar seus resultados — e é nesse contexto que a gestão de processos se destaca.
Afinal, a prática é vital para manter as empresas atualizadas, pois facilita a otimização dos procedimentos diários. Quando unida à inteligência artificial (IA), a eficiência operacional do negócio aumenta.
A afirmação se baseia em pesquisas como o Process Optimization Report 2025, da empresa de tecnologia Celonis. Conforme o levantamento, 88% dos líderes de negócios acreditam que podem gerar mais valor com os processos de negócios e 81% devem utilizar a IA para atingir esse objetivo nos 12 meses posteriores.
Em outras palavras, a tecnologia impulsiona a melhoria dos fluxos na empresa e a inteligência artificial contribui para esse propósito.
Mas ainda há outras boas práticas e exemplos a seguir. Que tal ver quais são as melhores medidas para adotar no seu negócio? Continue a leitura e entenda melhor!
O que é gestão de processo?
Gestão de processo é a atividade de gerenciamento de uma empresa com foco na melhoria do fluxo de trabalho. A partir dessa prática, é possível construir e direcionar a rotina diária para atingir a excelência operacional. Portanto, abrange tanto aspectos operacionais quanto estratégicos para o alinhamento das tarefas e a entrega de melhores resultados.
Segundo a consultoria Gartner, o objetivo é aumentar a coordenação intraempresarial e garantir que as funções de negócios atuem em conjunto. Assim, foca a substituição de atividades tradicionais (como vendas, marketing e serviços) por processos integrados e funcionais (por exemplo, gestão de relacionamento do cliente).
Em outras palavras, as atividades deixam de funcionar de maneira isolada e passam a ter uma coordenação, isto é, um alinhamento. Assim, fica mais fácil compartilhar informações entre a equipe e alcançar mais eficiência quando você entende o que é gestão de processo.
Leia também: Veja por que você precisa da gestão de processos e pessoas para melhorar os resultados da sua empresa
Qual a importância da gestão de processos organizacionais?
A importância da gestão de processos organizacionais é a identificação e correção de erros e gargalos, o que leva a melhorias nos fluxos de trabalho. O mapeamento, a análise e a otimização das rotinas produtivas eliminam as tarefas que não agregam valor, aumentam a integração entre os setores e facilitam o acompanhamento de objetivos de negócio.
Todos esses benefícios ocorrem devido ao conhecimento da gestão sobre as etapas de execução dos fluxos de trabalho. Assim, você visualiza o funcionamento de cada ação e monitora seus resultados.
Desse modo, fica mais fácil “enxergar” uma tarefa desatualizada, errada ou desnecessária. Como consequência, você pode eliminar ou substituir para agilizar os procedimentos.
De forma simples, gerenciar os processos significa identificar e organizar os fluxos de trabalho, bem como cada uma de suas etapas. A partir dessa análise, você define diretrizes e regras a seguir para aumentar a chance de alcançar as metas organizacionais e manter o equilíbrio financeiro do negócio.
A gestão de processos não é o único passo para otimizar o dia a dia do seu negócio. Veja mais dicas neste artigo: como melhorar os processos internos de uma empresa?
Quais são os exemplos da gestão de processos?
Existem vários exemplos da gestão de processos, já que essa disciplina é aplicável a todo tipo de negócio. Veja algumas ideias possíveis:
- restaurantes: podem usar um sistema de gerenciamento de pedidos para receber as solicitações dos clientes, preparar os pratos e entregar aos consumidores. Ao mesmo tempo, o mapeamento permite a padronização das etapas e facilita o treinamento das pessoas;
- bancos: a tecnologia simplifica o processo de abertura de conta bancária e otimiza as etapas para reduzir o tempo de atendimento;
- e-commerces: é possível melhorar a jornada de compra e simplificar as etapas da escolha do produto até sua entrega;
- gestão de projetos: a identificação do fluxo de trabalho leva à eliminação de etapas desnecessárias e à correção das atividades que podem melhorar.
Como fazer gestão de processos? Melhores dicas práticas!
Se você quer saber como fazer gestão de processos, deve seguir algumas dicas práticas. Quais são as melhores sugestões? Confira!
1. Tenha uma visão geral dos procedimentos
É praticamente impossível entender como fazer gestão de processos se você desconhece as etapas realizadas na sua empresa. Estude os procedimentos do negócio para, então, executar um planejamento.
Assim, não apenas mapeie as atividades, mas também identifique seus responsáveis. Desse modo, você entende o funcionamento de cada etapa individualmente e em conjunto e, assim, visualiza os processos de maneira mais abrangente.
Essa tática facilita a avaliação dos resultados da gestão e identifica gargalos, que são pontos de melhoria na execução das tarefas da empresa.
2. Alinhe os processos à visão estratégica da empresa
O alinhamento entre processos de negócios e visão estratégica é crucial para alcançar seus objetivos. Afinal, executar uma tarefa sem valor agregado é um desperdício de esforço, tempo e dinheiro, concorda?
Na prática, a ideia é implementar qualquer mudança só após prever os possíveis resultados e benefícios para a organização. Por exemplo, automatizar tarefas repetitivas para economizar X% do orçamento ao ano ou aumentar a produtividade em Y%.
3. Defina os indicadores de desempenho
A terceira dica é definir os indicadores de desempenho para acompanhar o alcance dos objetivos e saber se o procedimento trouxe benefícios para a organização. Além das métricas, monitore as informações das performances anteriores.
A tática ajuda a acompanhar a evolução da gestão e medir a taxa de Return on Investment (ROI) — retorno sobre o investimento, em português. Na prática, é uma forma de avaliar se a organização continua com as estratégias de gerenciamento atuais ou se implementa mudanças em pontos-chave.
Leia também: Passo a passo para aumentar o desempenho e o ROI da sua empresa
4. Envolva os usuários-chave nas decisões
Envolva os usuários-chave — principais responsáveis pelas atividades — nas decisões. Essas pessoas conhecem a fundo os fluxos de trabalho, o que inclui as etapas de execução.
Já o gestor compreende os objetivos de cada ação, mas não participa diretamente das tarefas. Logo, não sabe ao certo o passo a passo das atividades na prática.
Portanto, o resultado só é suficiente se as visões estratégica e operacional forem unidas. Caso contrário, há problemas para toda a equipe e essa situação impede o alcance dos objetivos organizacionais.
5. Considere as competências da equipe
Avalie as competências da sua equipe ao desenhar quaisquer processos de negócios e pense em investir em capacitação. Essa é a melhor forma de conhecer e desenvolver seus conhecimentos técnicos, habilidades e experiências.
Assim, comece pela análise das habilidades individuais e, depois, em grupo. Então, promova um treinamento para os colaboradores para potencializar suas competências e garantir que a empresa obtenha a máxima performance possível.
Afinal, o time facilita a execução das atividades, concorda? Logo, deve ser qualificado para desempenhar com eficiência todas as funções exigidas pelas responsabilidades individuais.
Leia também: 8 livros sobre gestão de processos para entender sobre o assunto!
6. Otimize a comunicação interna
Coloque todo mundo “na mesma página” ao otimizar a comunicação interna. Essa medida é válida para que os colaboradores entendam os motivos por trás das decisões da empresa.
Assim, abra um canal de informações para as equipes e informe sobre qualquer alteração nos procedimentos. Também ouça opiniões e dê feedbacks sobre o desempenho dos funcionários.
O objetivo é a criação de uma força-tarefa integrada e engajada com a gestão de processos, o que potencializa os resultados das ações.
7. Use uma ferramenta BPM para ganhar eficiência operacional
BPM significa Business Process Management, uma disciplina inserida no gerenciamento dos processos de negócio que utiliza diferentes métodos para melhorar o fluxo de atividades. Essa é uma maneira eficiente de alinhar os investimentos em Tecnologia da Informação (TI) à estratégia organizacional por meio da adoção de uma ferramenta BPMS.
O Business Process Management Suite é um sistema crucial para centralizar todas as tarefas e aplicar a metodologia BPM no negócio. Assim, sua empresa ganha:
- transparência nas operações;
- aumento da produtividade;
- redução dos custos;
- mais controle sobre os procedimentos;
- diminuição dos erros.
O software BPMS é fácil de usar, porque tem uma interface intuitiva. O cuidado necessário é com a escolha de uma solução completa, que atenda a todas as demandas do seu negócio.
Com a Lecom, você tem uma plataforma de gestão de processos inteligente com integração a outras tecnologias, como IA e automação robótica de processos (RPA). Você otimiza as atividades rotineiras e alcança os objetivos de negócio facilmente.
Agora, só falta você conhecer melhor a plataforma da Lecom. Agende sua reunião e veja como é simples construir um fluxo de processos. Converse com nossa equipe de especialistas e confira como sua empresa pode ser mais automatizada e eficiente!
