Em uma empresa, a automação das atividades é crucial para o bom desempenho das atividades e a fluidez do fluxo de trabalho. Enterprise Content Management e Business Process Management (ECM e BPM, respectivamente) são duas soluções que contribuem para o alcance desses objetivos e permitem que o seu negócio adote uma gestão empresarial focada em eficiência.
O ECM é um sistema que organiza, armazena, gerencia e recupera os conteúdos digitais da organização. Já o BPM é uma disciplina que modela, acompanha e otimiza os processos. Quando conjuntas, essas abordagens simplificam a gestão de todos os documentos, dados e informações da empresa.
Assim, há impactos no fluxo de atividades, com melhorias nas tomadas de decisão. Com uma plataforma de gestão inteligente de processos, a Lecom permite centralizar as informações e organizar o trabalho realizado para seu negócio alcançar melhores resultados.
Neste post, vamos explicar melhor como funciona a integração dessas abordagens e quais são os benefícios de aplicar as soluções na sua empresa. Continue a leitura e confira.
O que são BPM e ECM?
BPM e ECM são soluções voltadas à melhoria da gestão. O Business Process Management é uma estratégia que usa ferramentas, tecnologias e métodos para modelar processos e organizar o fluxo de trabalho da empresa. Já o Enterprise Content Management usa estratégias e recursos para organizar e armazenar os conteúdos organizacionais.
A sigla de BPM significa gestão de processos de negócio. Por sua vez, ECM é gerenciamento de conteúdos empresariais. A relação entre essas duas abordagens é simples: com a organização de documentos, dados e informações, sua empresa tem uma visão mais ampla das atividades e pode fazer ajustes mais precisos para otimizar a atuação dos colaboradores.
Portanto, quando você pensa qual o principal foco do ECM, tenha em mente os conteúdos digitais. Por outro lado, o BPM exige a consideração da otimização dos processos e fluxos de trabalho.
Agora que você sabe o que são BPM e ECM, talvez ainda haja dúvidas referentes à prática do negócio. Se esse é o seu caso, confira alguns exemplos que podem contribuir com o entendimento.
Exemplos de uso de ECM e BPM
Existem vários exemplos de uso de ECM e BPM. Por exemplo, em um e-commerce, a solução de gestão de conteúdos armazena os dados dos produtos e o histórico de compras de cada cliente. Já o sistema de gerenciamento de processos direciona as atividades, do pedido no site à entrega da mercadoria.
Então, assim que a pessoa conclui o pagamento, o BPM automatiza o processamento da solicitação. Ao mesmo tempo, o sistema ECM gerencia as informações do pedido e do cliente e, a depender do caso, recupera dados de interações anteriores.
Assim, o fluxo de trabalho ocorre da melhor forma possível, porque as soluções combinam seus recursos para monitorar e mover o produto ao longo de suas etapas. O resultado é a melhoria da experiência do cliente.
Já nos Recursos Humanos (RH), uma possibilidade é otimizar a contratação de um novo colaborador. Nessa área, o BPM orquestra todas as atividades (como preenchimento de formulários, agendamento de exame admissional e solicitação de equipamentos).
Enquanto essas etapas acontecem, a plataforma ECM organiza e armazena os arquivos recebidos, inclusive com verificação dos documentos entregues para saber se algum item está em falta. Dessa forma, ambas as soluções trabalham em conjunto para garantir mais eficiência.
Leia também: Conheça o conceito da ferramenta BPM, suas utilidades e benefícios
Qual o principal foco do ECM?
O principal foco do ECM é a gestão de documentos e informações durante o ciclo de vida do conteúdo. Assim, o sistema abrange coleta, armazenamento, uso e descarte dos dados, o que traz mais controle, segurança e conformidade legal dos arquivos digitais.
Ou seja, a empresa cumpre todas as regulamentações vigentes e evita problemas com possíveis fiscalizações. Por exemplo, em uma verificação da Receita Federal, você apresenta os documentos e comprova o pagamento de impostos.
Portanto, mais do que organizar os documentos, essa solução permite alcançar uma eficiência maior. Ainda há benefícios para a produtividade: a pesquisa Future of Work Trends 2024, da empresa de inteligência International Data Corporation (IDC), indicou que os funcionários perdem mais de 5 horas por semana com a busca de informações.
Esse problema leva ao aumento do tamanho do mercado de ECM. Conforme estudo da Fortune Business Insights, o resultado global foi de US$ 42,93 bilhões em 2024 e deve chegar a US$ 49,57 bilhões em 2025.
Em 2032, o mercado deverá atingir US$ 150,97 bilhões. Esses dados representam uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 17,2% entre 2025 e 2032.
Quais são as principais aplicações da plataforma ECM?
As principais aplicações da plataforma ECM são a centralização e a gestão de documentos, contratos, formulários, imagens, dados e informações em geral. Dessa forma, há a unificação do acesso aos conteúdos, mais conformidade regulatória e otimização dos processos internos. Veja mais detalhes sobre o uso dessa solução nas empresas:
- gestão de conteúdo transacional para administrar um grande volume de informações e documentos, com captura, categorização, armazenamento e descarte automatizado;
- otimização de processos internos para simplificar os fluxos de trabalho e otimizar atividades manuais, como fotocópia, escaneamento e distribuição física dos documentos;
- colaboração em tempo real, com possibilidade de edições, comentários e compartilhamentos de dados;
- conformidade regulatória, com o armazenamento dos arquivos realizado de acordo com a legislação vigente, como a Lei Geral de Proteção de Dados;
- segurança e controle de acesso para evitar vazamentos devido à manipulação de arquivos por pessoas não autorizadas;
- digitalização e captura de arquivos, com a transformação dos documentos físicos em digitais;
- gestão do ciclo de vida, da criação ao descarte.
- Controle de edição colaborativa com check-in/check-out, evitando conflitos quando múltiplos usuários trabalham no mesmo documento”
- Busca avançada com indexação de conteúdo (full-text search) para localização rápida de informações dentro dos documentos
Apesar dessas funções serem autoexplicativas, alguns exemplos contribuem para facilitar o entendimento, concorda? A seguir, vamos trazer algumas indicações práticas de uso corporativo do Enterprise Content Management.
Exemplos e importância das aplicações do ECM nas empresas
Alguns exemplos das aplicações do ECM nas empresas são aprovação de contratos, controle de versões e armazenamento seguro. Confira outras formas de uso pelo setor organizacional:
- marketing: permite criar um banco de dados com os materiais e conteúdos das campanhas. Assim, a produção é mais eficaz e rápida;
- RH: digitaliza documentos e cria arquivos digitais com o prontuário de funcionários;
- engenharia: armazena documentos técnicos, especificações e plantas e deixa esses arquivos em um repositório centralizado para fácil acesso;
- financeiro: automatiza a gestão de contas e faturas, simplifica o monitoramento e verifica as aprovações com rapidez;
- atendimento ao cliente: unifica os manuais e portais para suporte técnico. Assim, a base de conhecimento está disponível para resolver os problemas com agilidade.
Dessa forma, a importância das diferentes aplicações do ECM nas empresas é a capacidade de conquistar eficiência nos processos produtivos. Esse benefício é ainda mais significativo quando há a integração com o BPM. Entenda.
Como funciona a integração BPM e ECM?
A integração BPM e ECM funciona a partir da automação dos fluxos de trabalho e do ciclo de vida de conteúdos e documentos. Na prática, o Business Process Management orquestra a execução das atividades e o Enterprise Content Management garante acesso e o armazenamento das informações necessárias.
Assim, as soluções criam um ecossistema de suporte e gerenciamento de documentos que funciona dentro dos fluxos de trabalho. Então, em resumo, o BPM cuida do fluxo de processo, enquanto o ECM gerencia os arquivos que integram essas atividades.
Essas funções complementares trazem ganhos evidentes para as empresas. Entre as vantagens estão a geração de valor e a visualização mais clara de todas as variáveis e informações existentes em um processo.
Ou seja, o gerenciamento de conteúdo disponibiliza os dados e seu rastreamento. Já a gestão dos processos traz clareza ao fluxo de atividades. Dessa forma, o recomendado é usar uma plataforma que combine funcionalidades ECM e BPM para ter mais benefícios.
O que é a arquitetura funcional BPM e ECM?
A arquitetura funcional BPM e ECM é o ambiente que gerencia informações e processos. Cada solução foca as suas atividades e gera valor para o negócio. Como consequência, há centralização do conteúdo e a simplificação da gestão de documentos para trazer mais segurança e facilidade de acesso à empresa.
Um exemplo do funcionamento dessa arquitetura é a solicitação de empréstimo. O BPM recebe o processo e o ECM automatiza a análise de documentos. Assim, o retorno ao cliente é mais rápido.
Leia também: Descubra o conceito, as vantagens e a importância do ciclo de vida BPM
Quais são os benefícios do ECM?
Os benefícios do ECM se voltam para a organização e a centralização dos conteúdos digitais organizacionais. Assim, as principais vantagens dessa solução são:
- organização e padronização de documentos;
- redução de erros e retrabalho;
- mais segurança e conformidade, com o cumprimento da LGPD, por exemplo;
- acesso rápido e remoto às informações;
- apoio à tomada de decisão com dados centralizados;
- centralização das informações;
- redução de custos operacionais devido ao menor uso de papel e otimização do espaço físico;
- facilidade na identificação e eliminação de gargalos;
- automação de processos, como o envio e o recebimento de contas, em conjunto com o BPM.
- Controle automático de versões de documentos, permitindo rastrear alterações e recuperar versões anteriores quando necessário
Agora que você entendeu a relação entre ECM e BPM, está na hora de escolher a solução certa para o seu negócio.
Sistema ECM: como a Lecom apoia a gestão de conteúdo empresarial?
A Lecom apoia a gestão de conteúdo empresarial por ter uma plataforma inteligente de gestão de processos (BPM) com recursos ECM. Ao alinhar essas funcionalidades, é possível automatizar os fluxos e garantir escalabilidade para diferentes áreas corporativas e portes de empresa.
Além disso, a solução tem desenvolvimento low-code e funcionalidades no-code. Assim, é fácil personalizar os recursos para atender setores específicos. Por exemplo, no segmento automotivo, o Enterprise Content Management monitora os dados e controla o desempenho dos veículos.
Já em empresas de outros setores, os benefícios impactam várias outras áreas, como você viu ao longo deste post. Portanto, a relação entre ECM e BPM é fundamental para otimizar o fluxo de trabalho e manter os registros dessa atividade, além de garantir o acesso às informações necessárias para aperfeiçoar os processos.
Que tal conhecer uma plataforma que integra essas soluções e traz mais eficiência aos seus processos? Conheça a Lecom e entenda como você pode centralizar a sua operação e automatizar processos com controle, segurança e tomadas de decisão embasadas.
FAQ
O que é BPM e ECM?
BPM e ECM são soluções focadas na melhoria da gestão empresarial. O Business Process Management melhora o fluxo de trabalho e otimiza as atividades. Já o Enterprise Content Management gerencia e armazena os conteúdos para disponibilizar as informações.
Qual o principal foco do ECM?
O principal foco do ECM é gerenciar os conteúdos durante seu ciclo de vida completo. Assim, as etapas abrangidas são coleta, armazenamento, uso e descarte dos dados. Entre os benefícios dessa prática estão mais controle, segurança e conformidade legal dos arquivos digitais.
