Cada vez mais empresas ao redor do globo buscam saber o que é BPM (Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, em português) e percebem a importância do gerenciamento inteligente dos procedimentos internos. É o que aponta o estudo da Mordor Intelligence, que prevê o aumento de 11,83% nos investimentos na área até 2029.
Se você também está interessado em saber como otimizar a gestão do seu negócio, entender o que é BPM pode ser um verdadeiro divisor de águas nos seus resultados, tanto em produtividade quanto em lucros obtidos.
O controle de processos e da gestão, assim como a medição do desempenho de qualquer empreendimento, é uma tarefa bastante desafiadora. Apesar de fundamental, alguns empresários ainda não sabem como implementar o BPM e seus sistemas funcionais para o acompanhamento das métricas necessárias.
A razão desse desconhecimento, na maioria das vezes, é a falta de métodos. Quando a empresa não tem controle sobre os processos, a eficiência pode ficar comprometida e afetar o investimento dos recursos em áreas ou atividades sem valor agregado ou ineficientes.
Para te ajudar nesse aspecto, abordaremos, neste artigo:
- o que é BPM;
- qual a importância da gestão de processos;
- como aplicá-la;
- como funciona e qual o ciclo de vida da metodologia;
- como implementar o BPM no negócio.
Vamos lá?
O que é BPM – Business Process Management?
BPM, em português, significa Gestão de Processos de Negócio. Ou seja, é uma disciplina que utiliza métodos, ferramentas e tecnologias para descobrir, modelar, analisar, medir, corrigir e melhorar os processos internos de um negócio, de acordo com a definição do Gartner Institute. Seu objetivo é oferecer mais visibilidade sobre as atividades e melhorias na eficiência.
Via de regra, as empresas que adotam o BPM agregam aspectos fundamentais em sua gestão, com foco primário na otimização dos resultados por meio da melhoria contínua dos processos. Assim, as companhias passam a se beneficiar de mais flexibilidade, atribuição de responsabilidades, definição de métricas de sucesso, correção de erros e controle sobre todos os aspectos do fluxo.
Além desses fatores, o BPM abrange ações que ultrapassam as fronteiras organizacionais ao permitir que equipes de diferentes setores tenham acesso às mesmas informações pelos mesmos sistemas e estejam cientes dos fatores intrínsecos ao funcionamento do negócio.
Qual a importância da gestão de processos?
A gestão de processos é fundamental para o sucesso de uma organização. Esta metodologia envolve o planejamento, monitoramento e melhoria constante das atividades e fluxos de trabalho de uma companhia. Algumas das principais razões para essa importância são:
- aumento da eficiência operacional: a gestão de processos permite a identificação de gargalos, redundâncias e pontos de ineficiência no dia a dia. Assim, você pode otimizar, eliminar ou atualizar o que precisa de forma mais simples e eficaz;
- redução de custos: é possível minimizar os desperdícios e identificar oportunidades de realocação de recursos (tempo, dinheiro, força de trabalho) por meio de processos bem gerenciados e eficientes;
- aumento da agilidade: um dos pontos de maior importância da gestão de processos é a capacidade de responder rapidamente às mudanças do mercado. Dessa forma, você acompanha as tendências e evita prejuízos causados pela desatualização.
Além dessas, o BPM oferece inúmeras outras vantagens associadas à sua produtividade e receita — como veremos mais adiante. Para tanto, contudo, você precisa compreender a utilidade desta disciplina aplicada ao seu negócio.
Para que serve o BPM?
Mais do que saber o que é BPM, vale ter em mente o que a aplicação deste conceito pode fazer para sua empresa, sobretudo em termos de benefícios para sua estratégia de negócio.
Em linhas gerais, o BPM reúne as técnicas de gestão de processos à tecnologia da informação para, de maneira eficaz e organizada, definir o fluxo interno de trabalho da empresa.
Em outras palavras, podemos responder à pergunta “para que serve o BPM?” com as principais utilidades da metodologia, que são:
- mapear os processos do seu negócio;
- documentar, de forma clara e visual, o seu fluxo de trabalho;
- monitorar e acompanhar métricas de desempenho e conquistas;
- otimizar as etapas para torná-las mais eficientes.
Além da organização, saber o que é BPM ajuda a alinhar sua empresa com a transformação digital, tão buscada no universo corporativo; ou seja, com os insights da aplicação do BPM, você pode tornar sua companhia mais competitiva e lucrativa!
Aliás, outra das características que fazem do BPM uma das disciplinas de gestão de processos mais adotadas nas empresas é a facilidade e flexibilidade de adaptação a diversos cenários.
O papel do BPM no negócio
O papel principal do BPM está na sua capacidade de padronizar processos, eliminar atividades desnecessárias e garantir que as empresas consigam integrar diferentes áreas do negócio. Assim, você:
- melhora a produtividade;
- reduz os erros;
- aumenta a satisfação dos clientes;
- alinha os procedimentos internos;
- garante a conformidade.
Ou seja, independentemente do seu nicho de atuação, os benefícios de adotar essa metodologia são inúmeros. A seguir, vamos falar mais sobre as vantagens de usar o BPM.
Conheça as vantagens de usar o BPM
Você pode perceber alguns dos principais benefícios do BPM para o seu negócio logo no início da implementação. Veja alguns exemplos!
Padronização dos processos
O BPM permite que você configure os sistemas com base nos padrões da sua companhia. Assim, todas as atividades seguem o mesmo parâmetro de qualidade na hora da execução e garantem que todas as entregas sejam igualmente satisfatórias para os clientes finais.
Mais visibilidade das atividades
Você pode acompanhar todas as ações ao longo do fluxo operacional e compreender mais facilmente quais são os aspectos que precisam de atenção. Dessa forma, nada fica desatualizado, atrasado ou obsoleto e, de quebra, você está sempre de olho nas oportunidades de evoluir.
Redução de erros
Processos padronizados têm menos chance de variabilidade e, portanto, menos erros, o que impacta diretamente sua eficiência e produtividade. Além disso, menos erros refletem em menos necessidade de retrabalho e menos recursos voltados à correção das falhas.
Melhora da comunicação interna
Times e lideranças bem instruídos comunicam-se mais claramente; quando cada um sabe o que tem que fazer, a tendência é que a comunicação interna seja mais fácil e eficiente em todos os aspectos.
Decisão baseada em dados
O BPM monitora continuamente todos os KPIs (indicadores-chave de performance) e emite relatórios completos para que você tome decisões baseadas em fatos.
Transparência dos processos
Seus colaboradores têm mais conhecimento sobre as etapas do fluxo de trabalho, enquanto você toma ciência de todo o andamento das atividades.
Mais controle
Por estabelecer e definir métricas de sucesso, o BPM permite o acompanhamento dos indicadores de desempenho do negócio em tempo real.
Crescimento na produtividade
O entendimento mútuo entre gestores e colaboradores, a redução de erros e as melhorias constantes resultam em crescimento da produtividade.
Automação de processos
Com o BPM, você e sua equipe definem a automatização de atividades repetitivas para otimizar o prazo dos processos e diminuir o tempo de espera até a entrega.
Redução de custos
Um sistema de BPM bem implementado pode significar uma redução expressiva de custos com maquinário parado por erros ou falhas humanas, além de perda de tempo na execução das atividades e refações.
Mais segurança
Tanto você quanto seus colaboradores têm mais segurança na execução das atividades, uma vez que parte da função do BPM é documentar os processos realizados.
É claro que, apesar de apresentadas as vantagens de usar o BPM, é válido lembrar que o sucesso depende da maneira como as informações se inserem no método. O papel humano dentro da metodologia é tão importante quanto a tecnologia; por essa razão, vale a pena utilizar formas de notação eficientes, como o BPMN.
Qual a diferença entre BPM, BPMS e BPMN?
Depois de entender o que é BPM, você precisa saber que, além dessa sigla, existem o BPMS (Business Process Management Suite) e o BPMN (Business Process Model and Notation) que mencionamos há pouco.
Em termos práticos, BPMS é a ferramenta que insere a gestão de processos na sua organização. É esse sistema que cria todos os marcadores e regras para o pleno funcionamento do seu negócio.
Já o BPMN é uma forma de notação gráfica padrão, utilizada para modelar e documentar processos de negócios. Este modelo permite a representação visual das etapas, fluxos de trabalho e interações entre as atividades de um negócio. Assim, de forma clara e compreensível, gestores, analistas e colaboradores podem entender todo o processo.
Além de entender qual a diferença entre BPM, BPMS e BPMN, é importante saber que a metodologia tem um ciclo de vida, que veremos a seguir, para garantir o pleno funcionamento da estratégia.
O ciclo de vida do BPM
O BPM segue um ciclo de vida bem estruturado para garantir a melhoria dos procedimentos organizacionais. Essa sequência é dividida em 5 fases: design, modelagem, execução, monitoramento e otimização. A seguir, detalhamos cada uma dessas etapas.
1. Design
Nesta fase, ocorre a identificação dos documentos e processos atuais da empresa, além da definição dos projetos a criar ou aprimorar. O objetivo é entender os fluxos de trabalho existentes para identificar ineficiências e estabelecer requisitos para melhorias.
2. Modelagem
Após o desenho inicial, a modelagem busca representar graficamente os processos por meio de uma notação: o BPMN (modelo e notação de gestão de processos). Esta fase tem como objetivo estruturar o fluxo das atividades de forma lógica e compreensível por meio do mapeamento dos processos.
3. Execução
Concluída a modelagem, inicia-se a fase de implementação dos processos na organização. Aqui, podemos envolver a automação com outros softwares de BPM e tecnologias auxiliares, como a inteligência artificial, RPA (Automação Robótica de Processos) ou hiperautomação.
4. Monitoramento e controle
Já nesta etapa, ocorre o acompanhamento dos processos por meio de indicadores de desempenho, para identificar oportunidades de melhorias ou eventuais ineficiências. Neste momento, você deve avaliar os dados e relatórios para mensurar a eficácia e o quanto as soluções são, de fato, eficazes para o seu negócio.
5. Otimização e melhoria contínua
Com base nas informações do monitoramento, você realiza ajustes para otimizar os processos e torná-los mais eficientes e alinhados com as suas metas. Este é o momento de buscar atualizações e novas tecnologias para complementar a sua nova estrutura organizacional.
O ciclo de vida do BPM é um processo dinâmico e interativo, que garante às empresas a adaptabilidade diante das mudanças, além do crescimento na eficiência. Ao seguir essas fases com atenção, a sua organização obtém mais produtividade, reduz os riscos e melhora até a experiência dos clientes.
Para te ajudar, confira nossas dicas para saber como aplicar o BPM aos processos.
Como aplicar o BPM em 5 passos
Até aqui, você entendeu o que é BPM e viu como a aplicação dessa metodologia faz a diferença na forma como se organizam os negócios e se otimizam as entregas. Agora, vamos te mostrar como aplicar esta metodologia na sua organização.
1. Identificação dos processos
Escolha os processos a gerenciar — e comece por aqueles que são críticos para a organização: seja em impacto financeiro ou operações internas.
2. Mapeamento dos processos
Use diagramas para representar visualmente os processos como estão atualmente e como deveriam ser, sem falhas e ineficiências. Reúna dados das pessoas envolvidas para ter informações concretas e que façam sentido para a organização.
3. Automação
Identifique os procedimentos que envolvem atividades repetitivas e burocráticas e torne-os autônomos. Com a automação de processos, você ganha tempo e economiza recursos valiosos para aplicá-los em áreas mais estratégicas.
4. Implementação dos processos otimizados
Quando estiver satisfeito com o mapeamento e com as automações adotadas, implemente a solução. Aqui, é importante garantir que todas as equipes estejam previamente treinadas e cientes de suas atribuições antes da mudança.
5. Monitoramento e avaliação
Avalie constantemente os KPIs para identificar eventuais necessidades de alteração, atualização ou otimização. Assim, você garante que seu fluxo esteja sempre funcional e eficiente.
Pronto, agora você sabe como aplicar a metodologia BPM sempre que precisar! Use o passo a passo acima sempre que perceber algum processo que parece ineficaz ou demorado demais. Dessa forma, você garante o máximo de eficiência para suas operações.
Como implementar o BPM no seu negócio?
Agora que você já sabe os principais aspectos da gestão de processos, talvez tenha dúvidas sobre como começar. Portanto, nesta reta final, vamos te ensinar como implementar o BPM na companhia para obter os benefícios que citamos anteriormente.
Em linhas gerais, a implementação do BPM deve considerar as suas necessidades e obedecer a algumas etapas essenciais, que são:
- definição dos objetivos e estratégias;
- escolha de uma plataforma de BPM;
- mapeamento e modelagem dos processos;
- análise e redesenho;
- automação dos processos;
- treinamento e mudança da cultura organizacional;
- monitoramento e controle;
- melhoria contínua.
Parece bastante coisa, não é? Mas calma, nós também te auxiliamos nesta nova jornada!
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