Para otimizar as atividades da sua empresa e ganhar mais eficiência operacional, você deve compreender o que é um modelo de processos e, em especial, como escolher a ferramenta ideal para criá-lo.
Isso porque o sistema influencia diretamente o sucesso da estratégia; portanto, deve ser robusto e fácil de implementar.
E como há diversas opções — um relatório da Market Research Future prevê um crescimento de quase 17% para o mercado até 2032 —, esse cuidado é crucial para evitar contratar uma ferramenta insuficiente.
Quer aprender como evitar essa situação? Então, continue a leitura, pois no artigo a seguir explicaremos:
- quais são os modelos de processos;
- o que é e qual a função de um modelador de processos;
- os principais benefícios da modelagem de processos;
- como escolher um modelador de processos eficiente;
- qual a importância do modelo de processos para o negócio.
Confira!
O que é um modelador de processos?
Um modelador de processos é um software — ou ferramenta — que cria um diagrama com representações visuais do passo a passo dos processos de negócios. Isto é, das etapas necessárias para executar cada uma das atividades da empresa, do início ao fim, para facilitar sua visualização e cumprimento.
Esse tipo de sistema é vital para a implementação do BPM — sigla para Business Process Management, ou gerenciamento de processos de negócios, em português.
Na prática, essa é uma metodologia que consiste em monitorar, controlar e otimizar os fluxos de atividades de um negócio para aumentar sua eficiência operacional.
Confira mais detalhes sobre o tema neste artigo: o que é modelagem de processos e como aplicar na sua empresa?
O que e quais são os modelos de processos?
Modelos de processos são as representações estruturadas que descrevem a realização das tarefas de uma organização. Esse documento mostra as etapas, atividades, decisões, fluxos de informação, responsáveis e resultados de um processo.
Esses modelos ajudam a:
- padronizar operações;
- melhorar a eficiência;
- identificar gargalos e desperdícios;
- implementar melhorias contínuas;
- apoiar a automação e transformação digital.
A seguir, veja quais são os principais modelos de processos.
1. BPMN — Business Process Model and Notation (Notação e Modelo de Processos de Negócios)
É ideal para automatizar processos com ferramentas de BPM e um dos modelos mais utilizados atualmente. Cria diagramas com elementos padronizados, como:
- círculos, para o início e fim dos eventos;
- retângulos, para tarefas, atividades e subprocessos;
- losangos, para decisões e paralelismos;
- setas, para indicar a sequência dos acontecimentos.
2. SIPOC — Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Customers (Fornecedores, Entradas, Processos, Saídas e Clientes)
É um modelo macro de mapeamento rápido da visão geral de um processo. É muito útil em projetos de melhorias. Um diagrama SIPOC valida a correspondência entre as entradas e saídas de processos em relação às atividades anteriores, para garantir a evolução das tarefas.
3. Modelo de cadeia de valor
Visa identificar quais processos realmente agregam valor. Foca tarefas que são realmente relevantes para o negócio e as divide em 2 tipos:
- primárias: logística, produção, venda, serviços;
- apoio: infraestrutura, RH (recursos humanos), tecnologia, compras.
4. Ciclo PDCA — Plan, Do, Check, Act (Planejamento, Execução, Checagem e Ação)
É um modelo de processo simples e amplamente usado na gestão de qualidade e melhoria contínua. Tem como objetivo revisar e otimizar processos empresariais de qualquer tipo.
5. ABPMP — Association of Business Process Management Professionals (Associação Profissional da Gestão de Processos de Negócios)
A ABPMP propõe um guia chamado BPM CBOK, com um ciclo completo de gestão de processos:
- modelagem;
- análise;
- desenho ou redesenho;
- implementação;
- monitoramento;
- melhoria.
Cada um desses modelos de processos serve a um propósito. Portanto, é fundamental que você analise e compreenda suas necessidades antes de escolher aquele que funciona melhor para o seu negócio.
Como fazer um modelo de processo?
Saber como fazer um modelo de processo é essencial para documentar, entender e melhorar a realização das atividades de uma organização. Veja, a seguir, um passo a passo para saber como fazê-lo:
- Defina os objetivos do seu modelo: o que você quer modelar? Por que?
- Identifique o processo: dê um nome objetivo à atividade e determine seu início e fim.
- Mapeie as etapas: liste as atividades, seus responsáveis e os recursos necessários para executá-las.
- Escolha o modelo e a notação: fluxograma, BPMN ou SIPOC, por exemplo.
- Desenhe o processo: utilize um modelador de processos para elaborar o documento.
- Valide com os envolvidos: apresente o modelo para os envolvidos e explique-o.
- Aplique: coloque o modelo em prática e monitore os resultados para propor melhorias e atualizações.
Em linhas gerais, essas são as etapas para fazer um bom modelo de processos. E, para te guiar nos próximos passos, explicamos a seguir as funcionalidades do modelador de processos.
Qual a diferença entre diagrama, mapa e modelo de processos?
Embora todos os termos tenham similaridades entre si, cada ferramenta tem uma finalidade diferente, a depender de alguns fatores, como quais são os tipos de processos e as necessidades da companhia. Veja melhor a seguir:
| Conceito | Nível de detalhe | Objetivo principal | Representação visual |
| Modelo de Processo | Alto | Compreensão, gestão e melhoria | Pode ter um diagrama |
| Mapa de Processo | Baixo | Visão geral e comunicação simples | Simples ou textual |
| Diagrama de Processo | Médio/alto | Representação gráfica do modelo | Sim, gráfico (BPMN, fluxograma) |
Qual a função de um modelador de processos?
A principal função de um modelador de processos é desenhar os procedimentos de negócios — as atividades executadas pela empresa, como compra de insumos ou onboarding de colaboradores.
Para chegar até este cenário, o software realiza três etapas, as quais pontuamos a seguir.
- Mapear: identificar os procedimentos da empresa — as atividades que desempenha —, assim como a sequência lógica de execução de cada etapa, prazos e responsáveis por função.
- Documentar: registrar as descobertas do tópico anterior, uma vez que esses dados orientam outros processos de modelagem, por isso devem ser guardados.
- Analisar: estudar minuciosamente as informações para identificar falhas em um dos procedimentos e, a partir disso, decidir o que mudar no fluxo de trabalho.
O objetivo dessas tarefas é identificar pontos de melhorias nos processos — áreas que demandam otimizações.
Por exemplo, uma vez modelado o fluxo de trabalho, fica bem mais simples identificar etapas desnecessárias ou com erros que prejudicam — ou atrasam — os resultados e, portanto, demandam correção ou exclusão para a obtenção de melhores resultados.
Qual a importância do modelo de processos?
O modelo de processos é especialmente importante para a visibilidade, compreensão e gerenciamento das atividades da empresa. Sem um documento que oriente as tarefas, pode haver confusão, retrabalho ou falhas na execução, o que afeta diretamente a eficiência da companhia.
De forma sucinta, a adoção de bons modelos de processos é importante por assegurar:
- padronização dos procedimentos;
- melhoria contínua;
- facilitação do treinamento das equipes;
- base para a automação;
- facilitação da tomada de decisões;
- apoio à governança e conformidade;
- integração entre as áreas;
- aumento da eficiência operacional;
- apoio à transformação e inovação.
Quais os benefícios da modelagem de processos?
Até aqui, ficou claro o quanto um modelo de processos é importante, não é? Porém, além desse aspecto, é fundamental compreender as vantagens dessa metodologia. E, para te ajudar, selecionamos os 4 principais benefícios de utilizar um modelador.
1. Mais eficiência operacional
Um dos benefícios de modelar processos é o aumento da eficiência operacional, justamente por permitir visualizar, de maneira completa, o fluxo de trabalho da empresa. Graças a este processo, é mais fácil implementar melhorias que agilizam a execução das tarefas.
O resultado é um rendimento maior para o negócio, principalmente porque há uma redução no uso dos recursos e do gasto de tempo — devido à eliminação dos gargalos e erros que acarretam o retrabalho da equipe.
2. Padronização dos procedimentos internos
Adotar um bom modelador de processos também promove a padronização das atividades internas. A ferramenta cria um guia — ou manual — para os colaboradores seguirem no dia a dia.
Dessa maneira, não importa qual funcionário esteja responsável por determinada tarefa no momento — ou se o encarregado acabou de entrar para o time e continua na fase de treinamento —, todas as etapas acontecem da mesma forma, porque a empresa estabeleceu um passo a passo claro do que fazer.
3. Melhora da comunicação interna
Você já passou pela situação de perceber que departamentos distintos usam termos diferentes para se referir a processos de negócios com finalidades semelhantes?
O cenário prejudica a comunicação e atrapalha a evolução da empresa, já que dificulta a troca de informações e experiências entre as equipes. O que o modelador de processos faz é criar uma diretriz compartilhada entre toda a empresa.
Assim, identifica-se as tarefas por termos padronizados compartilhados entre todos os departamentos, o que facilita a comunicação interna.
4. Facilidade para desenhar os processos
Além de entender o que é um modelador de processos, é vital saber que a adoção dessa ferramenta facilita a descrição e criação de um modelo de fluxograma de processos da empresa, já que o sistema é bastante simples de usar.
A melhor parte é que você não precisa ter conhecimentos técnicos avançados para diagramar os fluxos. Basta definir quais processos modelar e seguir os passos da própria plataforma. Mais fácil do que isso é impossível, concorda?
Leia também: gestão por processos — integre setores e eleve os resultados do negócio
Qual o papel do modelo de processo para melhoria contínua?
Um bom modelo de processo para melhoria contínua torna visível, mensurável e controlável tudo o que diz respeito às atividades de uma companhia. É por meio dessa estruturação que você pode compreender e melhorar os procedimentos, sempre em busca da evolução e de entregas mais assertivas, com mais qualidade.
Em outras palavras, o modelo de processos para melhoria contínua é como se fosse um alicerce:
- traz mais entendimento sobre o funcionamento real das atividades;
- fornece base objetiva para a análise e tomada de decisões;
- serve como guia para redesenhar, padronizar e automatizar;
- sustenta uma cultura de melhoria progressiva, sistemática e sustentável.
É claro que, para conquistar os benefícios e a melhoria contínua, uma boa ferramenta é indispensável — e é sobre esse assunto que falamos a seguir!
Como escolher um modelador de processos para o seu negócio?
Agora que você sabe o que é um modelador de processos, assim como sua função e benefícios, chegou o momento de escolher um para usar na sua empresa. Para isso, fique atento a alguns requisitos, como analisar se a ferramenta:
- é fácil de usar;
- tem integração com outros sistemas empresariais;
- tem armazenamento em nuvem;
- oferece segurança de dados;
- tem personalização de campos;
- apresenta robustez (aguenta um número alto de usuários e tarefas simultâneos);
- flexibilidade de planos.
É claro que, além desses fatores, você deve observar e compreender suas necessidades profundamente. Assim, você evita a contratação de ferramentas que não atendem às suas expectativas ou não fazem sentido para sua organização.
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Chegamos ao fim de mais um conteúdo! Depois dessa jornada, esperamos que você sinta mais segurança para implementar o modelo de processos no seu negócio e desfrutar de seus benefícios.
Aliás, se ainda não sabe por onde começar, nós temos uma dica de plataforma que cumpre todos os requisitos que abordamos no tópico anterior: a Lecom Tecnologia.
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