Se você deseja uma empresa mais competitiva, produtiva e eficiente, é interessante aprender como mapear processos com BPM para otimizar suas atividades e conquistar seus objetivos.
O BPM (Gerenciamento de Processos de Negócio), por si só, tornou-se uma metodologia valiosa para companhias que buscam sucesso. Um estudo da Mordor Intelligence demonstrou que, entre 2025 e 2030, a previsão é de que o setor cresça 11,83% e alcance os US$ 29,26 bilhões.
Dentre os motivos que justificam esse avanço, destacam-se a facilidade na organização — graças ao mapeamento de processos — e a otimização de aspectos como a produtividade, eliminação de erros, eficiência e redução de custos.
Logo, para reduzir os gargalos, custos e otimizar as despesas, você precisa aprender como mapear processos com BPM e como colocar em prática essa solução. E é exatamente esse assunto que abordamos ao longo deste artigo!
Então, continue a leitura para aprender o que é mapeamento de atividades, qual é a importância de mapear processos, as principais ferramentas para essa finalidade e os benefícios da prática.
Bom aprendizado!
O que é o mapeamento de processos?
Dentro do mundo corporativo, o mapeamento de processos é um recurso bastante usado para identificar os fluxos de trabalho, com ênfase nos erros e gargalos mais comuns.
Como o próprio nome sugere, a sistematização dessas informações envolve o uso de elementos gráficos, como mapas ou diagramas. O formato é dinâmico e muito visual — o que proporciona um ar didático para as apresentações de equipe.
O conceito de mapeamento de processos é de Frank Gilbreth, um engenheiro especializado em eficiência, em meados de 1920. Outros estudiosos aperfeiçoaram essa concepção e, no ano de 1947, a Associação dos Engenheiros Mecânicos dos Estados Unidos (ASME) fez uma publicação sobre o assunto na qual associou fluxos e diagramas à discussão de Gilbreth.
Qual é a importância de mapear processos com BPM?
O mapeamento de processos é uma solução vantajosa nas seguintes situações:
- compartilhar a visão organizacional com o time;
- otimizar cadeia de valor no ambiente de trabalho e gerenciar projetos com mais facilidade;
- identificar atrasos, erros, lacunas e pontos de melhoria;
- melhorar a eficiência operacional e a qualidade das entregas.
A organização é uma chave que abre muitos caminhos para o crescimento e, se não existe uma consciência empresarial dos fluxos de trabalho, é muito provável que os retrabalhos sejam constantes na rotina do time.
Logo, o mapeamento de processos torna-se imprescindível. Não há atalhos, nem fórmulas mágicas para essa tarefa, mas, na sequência, explicamos tudo o que você precisa saber sobre como mapear processos com BPM.
Os 4 pilares do BPM
Uma boa metodologia é amparada por fundamentos que a sustentam e garantem a eficiência dos processos. No caso do BPM, esses pilares são:
- estratégia;
- processos;
- pessoas;
- tecnologia.
Conheça mais sobre cada um a seguir.
Estratégia
Este fundamento representa “o norte” da organização. É aqui que você define os objetivos, metas e direções a seguir. No contexto do BPM, a estratégia orienta quais processos são prioridade e precisam de melhorias ou remodelagem para alinhar as operações. Sem um planejamento claro neste momento, os esforços podem ser dispersos ou até prejudiciais.
Processos
Os processos são o coração do BPM. Cada um representa uma atividade da companhia que transforma entradas (demandas) em saídas (resultados) e gera valor para os clientes. É especialmente importante para compreender e gerenciar as tarefas de forma eficiente, com qualidade e agilidade.
Pessoas
Pessoas são quem executam as atividades, gerenciam e melhoram os processos. Esse pilar engloba desde os colaboradores da linha de frente até os gestores e líderes, analistas e investidores.
O BPM não funciona sem engajamento, cultura colaborativa e capacitação de indivíduos, ou seja, um bom time é indispensável, mesmo (e principalmente) quando se tem uma boa metodologia.
Tecnologia
A tecnologia, como pilar do BPM, é uma ferramenta que viabiliza e potencializa a gestão de processos. Atentar a esse fundamento inclui não apenas adotar sistemas de automação e plataformas de modelagem, mas também buscar atualizações e melhoria contínua por meio do monitoramento de processos e atividades operacionais.
Compreender as bases que sustentam o BPM é crucial para saber como funcionam as principais ferramentas de mapeamento de processos — o nosso próximo tópico deste artigo!
Quais são as principais ferramentas de mapeamento de processos?
Compreendidos os pilares do BPM, bem como a importância do mapeamento de processos para essa metodologia, precisamos falar sobre as ferramentas que auxiliam na criação desses mapas de atividades.
Para esclarecer esse ponto, veja a tabela a seguir, com os instrumentos mais comuns para mapear as tarefas.
| Ferramenta de mapeamento | Aplicação e funcionamento |
| BPMN – Modelagem e Notação de Processos de Negócios | Trata-se de uma notação padronizada internacionalmente para modelagem de processos. É ideal para fluxos complexos, com detalhamento de fluxos, eventos e decisões. |
| Fluxograma | É a representação gráfica de um fluxo de trabalho. Por ser fácil de compreender, é altamente indicada para processos simples ou criação de treinamentos e diagramas explicativos. |
| SIPOC – Fornecedores, insumos, processos, saídas e clientes | É uma ferramenta que resume os elementos principais de um processo de alto nível. Ótima para visualizar o contexto das atividades e seus respectivos impactos na organização. |
| BPMS – Sistema de Gestão de Processos de Negócios | Uma ferramenta mais ampla, que além de mapear os processos, coleta, armazena, analisa dados e emite relatórios para otimizar a compreensão sobre todo o fluxo de trabalho. |
Os principais tipos de mapeamento de processos
Depois de saber sobre as ferramentas de mapeamento de processos, falaremos sobre os tipos de mapeamento de processos. Afinal, é importante conhecê-los para compreender em que situação cada um se aplica. Assim, você escolhe a que melhor atende às suas necessidades.
Veja, a seguir, os 3 principais tipos.
1. Diagrama de fluxo de processo (DFP)
Também chamado de fluxograma tradicional, é uma representação gráfica sequencial e detalhada das etapas de um processo. O DFP utiliza símbolos (linhas, formas e cores) para facilitar a visualização das atividades e, de quebra, auxilia na tomada de decisões mais estratégicas e assertivas.
Alguns exemplos de aplicação do diagrama de fluxo de processo são:
- ao mapear processos operacionais e repetitivos;
- quando é necessário detalhar etapas internas de um fluxo;
- para padronizar ou treinar equipes.
2. Diagrama de atividades (UML)
Este diagrama foca nas ações executadas e nos fluxos de controle entre cada uma. Neste modelo de mapeamento, você pode incluir decisões, paralelismos, pessoas e sistemas que compõem as operações. Seu principal objetivo é representar fluxos de atividades, com destaque para interações, condições e divisão de tarefas.
Alguns exemplos de aplicação do UML são:
- sistemas mais complexos ou automatizados;
- para modelar interações entre usuário e sistema;
- quando há vários caminhos possíveis no processo.
3. Diagrama de cadeia de valor (Value chain ou VSM)
Por fim, essa técnica de mapeamento de processos representa as atividades de um processo que agregam valor ao produto ou serviço da empresa. Seu principal objetivo é identificar atividades que geram lucros e desperdícios e permitir uma visualização da cadeia completa, com os sucessos, insucessos e oportunidades de melhorias.
Alguns exemplos de aplicação do VSM são:
- para análise de processos ponta a ponta;
- em projetos de melhorias contínuas;
- em processos de nível estratégico ou tático.
Como mapear processos com BPM?
Agora que você já sabe o que é e qual a importância de mapear processos com BPM, chegou o momento de colocar esse conhecimento em prática. Confira, abaixo, algumas dicas:
- Identifique os fluxos operacionais de trabalho da empresa;
- Faça uma lista das prioridades do negócio;
- Determine os objetivos do mapeamento de processos e associe-os às metas que deseja alcançar;
- Reúna anotações sobre a rotina, como cargos, tarefas, ferramentas utilizadas e organização do ambiente laboral;
- Entreviste gestores e líderes para enriquecer as informações do mapeamento;
- Desenhe os mapas e escolha um software para analisar os dados.
Se você seguir o passo a passo acima, saberá como mapear processos com BPM de forma bem-sucedida, e o reflexo dessa missão é usufruir as vantagens deste sistema. A seguir, confira os principais benefícios!
Quais são as vantagens de usar uma plataforma de processos BPMS?
Entre as muitas vantagens de usar uma plataforma Business Process Management Suite (BPMS) para mapear processos e desburocratizar a rotina, as principais são:
- aumento da produtividade;
- otimização do tempo;
- redução de gargalos;
- racionalização e otimização de recursos.
E, como diz o velho ditado, “tempo é dinheiro”; portanto, escolher a ferramenta certa é, antes de tudo, entender quais são seus benefícios. Confira detalhes na sequência!
1. Aumento da produtividade
Você já teve a sensação de demorar muito tempo para realizar algumas tarefas? Nem sempre é fácil identificar a queda de produtividade quando o time trabalha bem e faz as entregas, mas existem sinais que indicam pontos de melhorias nos processos, como:
- necessidade de identificar os gaps da geração da folha de pagamento dos funcionários com mais agilidade;
- demandas de otimização na hora de monitorar as cotações e realizar orçamentos para as compras;
- falta de agilidade para aprovação de campanhas e eventos, em qualquer lugar;
- demora na aprovação de descontos da área comercial, de modo remoto.
Felizmente, existem softwares que otimizam todas as tarefas acima. E uma das vantagens de usar uma plataforma de processos BPMS é dar vazão para tais demandas.
Deste modo, a empresa apresenta resultados e se torna mais competitiva no mercado. Ou seja, as ferramentas são uma grande aliada para o aumento da produtividade na hora de realizar muitas tarefas manuais, pois reduzem o tempo e mantêm a performance das atividades.
Leia mais: como a automação de processos aumenta a produtividade?
2. Otimização de tempo
Fazer a gestão de tarefas dentro de uma empresa é um desafio e, para cada setor, há demandas específicas. O setor de RH, por exemplo, precisa otimizar o andamento de processos de recrutamento e solucioná-los constantemente.
A área de projetos, frequentemente, solicita recursos financeiros e humanos.
Como dar uma resposta para essas necessidades em tempo hábil? Como saber se é necessário aumentar a equipe? Quais são as prioridades do negócio de acordo com a visão organizacional?
Uma ferramenta BPM é importante para documentar as informações desses fluxos e guiar a modelagem de processos em tempo hábil e com agilidade.
3. Redução de gargalos
Depois de entender o que é mapeamento de processos, provavelmente você sabe como essa solução faz a diferença na hora de reduzir gargalos e retrabalhos.
Sim, é preciso ter uma visão holística para saber, por exemplo, quais são os problemas causados na etapa de recebimento de novos materiais do fornecedor para não ter prejuízos.
O mesmo olhar é bem-vindo quando o objetivo é evitar danos causados pelos ruídos na comunicação interna da empresa.
Fluxogramas, mapas interativos e dashboards são excelentes para entender melhor as necessidades e buscar soluções em conjunto.
4. Racionalização e otimização de custos
Redução de custos desnecessários e realocação de recursos são demandas solucionadas somente após uma empresa entender o que é mapeamento de processos e para que serve essa ferramenta.
Afinal, só é possível reduzir os desperdícios de materiais de escritório ou uso de papel, por exemplo, quando existe clareza dos investimentos operacionais.
Uma ferramenta que ajuda a organizar as informações da rotina de trabalho com qualidade é muito bem-vinda para fornecer insights inteligentes e trazer benefícios às empresas.
Por isso, é importante buscar parcerias que compreendem as dores do seu negócio e estão dispostas a te ajudar em todas as etapas do mapeamento de processos com BPM.
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Esperamos que este artigo seja útil para compreender o que é mapeamento de processos e como um BPM pode impactar todos os departamentos de uma organização.
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