Como o seu Centro de Serviços Compartilhados (CSC) se organiza para ter mais eficiência operacional? Como a automação de processos no CSC impacta a produtividade e eficiência das atividades? Como implementar esta metodologia nos negócios?
Estas são perguntas frequentes entre gestores que optam pela transformação digital e implantação de novas tecnologias no fluxo de trabalho. Entender estes e outros aspectos sobre a automatização de processos faz total diferença na forma de introdução da disciplina e coleta dos resultados.
Como consequência dessa busca, o mercado de CSC, avaliado em US$ 68,7 bilhões em 2024, tem previsão de avançar 22,3% até 2032 e alcançar o patamar dos US$ 281,2 bilhões. De acordo com o relatório do Market Research Future, os principais motivos para a adoção dessa disciplina são a redução de custos e o avanço tecnológico promovido.
Mas, afinal, quais são as vantagens da automação de processos no CSC? Que tipos de automatização você executa a partir desta estrutura? Como implementar automação de processos no CSC?
Continue a leitura e descubra!
O que é um Centro de Serviços Compartilhados?
CSCs são estruturas organizacionais para centralizar e padronizar atividades de suporte comuns entre diferentes setores ou unidades da organização, como administrativo, contabilidade, finanças, recursos humanos, compras, tecnologia da informação (TI). Seu principal objetivo é melhorar a eficiência, reduzir custos operacionais e aumentar a qualidade dos produtos ou serviços ofertados pela automação.
Por meio dos CSCs, as empresas concentram-se em suas atividades principais, enquanto delegam atividades repetitivas, burocráticas e operacionais à uma unidade especializada, não necessariamente atrelada diretamente à companhia.
Imagine, por exemplo, uma empresa responsável pela produção e distribuição de alimentos. Neste cenário, a automação de processos no CSC é responsável por tarefas “secundárias”, como emissão de notas fiscais, controle de estoque, departamento de pessoal, TI, jurídico e outras áreas que, embora essenciais, não têm relação direta com o escopo principal do negócio.
5 vantagens da automação de processos no CSC
Ao adotar a automação de processos no CSC no seu negócio, você passa a desfrutar de uma série de vantagens estratégicas, tanto para a operação quanto para os resultados. Confira alguns dos principais benefícios.
- Redução de custos
A automação dos processos elimina a necessidade de ação humana e permite a realocação ou eliminação da força de trabalho humana. Desta forma, os custos relacionados à contratação são extintos. Aqui, também vale citar a possibilidade de redução de tarefas por meio da reavaliação dos fluxos de trabalho e exclusão de etapas ineficientes.
- Aumento da produtividade
Ao automatizar processos, você estabelece regras específicas para a execução das tarefas — o que diminui drasticamente as chances de erros humanos e, consequentemente, melhora a produtividade geral.
- Melhoria na precisão
A definição de regras e padronização dos procedimentos garante execuções mais precisas, assertivas e com mais chances de satisfazer o cliente final. A automação de processos no CSC elimina erros eventuais em etapas como inserção de dados, cálculos ou conformidade com as regulamentações.
- Escalabilidade
Um CSC automatizado expande suas prestações mais rapidamente e com menos desafios, sem necessidade de aumento proporcional de infraestrutura ou recursos humanos. Desta forma, a empresa pode adaptar a estrutura organizacional conforme as novas metas ou tendências de mercado.
- Melhoria na tomada de decisões
A automação de processos no CSC permite análises de dados mais assertivas, em tempo real e com menos chances de erros. Esta vantagem ajuda gestores a tomar decisões mais sólidas e torna o CSC um ponto de informações valiosas e insights extremamente estratégicos para a organização.
Conheça alguns exemplos de automação de processos no CSC
É possível automatizar procedimentos no Centro de Serviços Compartilhados em várias áreas de um negócio. Alguns dos exemplos de automação de processos no CSC, por setor, são:
| RECURSOS HUMANOS | Contratação, movimentação e desligamento. |
| DEPARTAMENTO JURÍDICO | Citação judicial, declarações e emissão de contratos. |
| PROCESSOS ADMINISTRATIVOS | Aprovação de viagens, reserva de salas, organização de eventos. |
| PROCESSOS COMERCIAIS | Aprovação de propostas, aquisição de insumos, parcerias comerciais. |
| FINANCEIRO | Cobranças, faturamentos e fechamento de vendas. |
Estes são alguns exemplos clássicos da automação de processos no CSC. A depender da necessidade do seu negócio, você pode explorar outras áreas, porém, é preciso ter atenção à implementação do centro para alcançar sua plena eficácia.
Veja aqui mais exemplos de processos que podem ser automatizados em sua empresa!
Como implementar automação de processos no CSC em 5 passos básicos
A implementação é um procedimento fundamental para garantir que os serviços prestados no CSC sejam eficientes. É preciso atentar aos detalhes e seguir, basicamente, 5 passos:
- mapeamento de processos;
- definição clara dos objetivos;
- escolha das tecnologias e ferramentas adequadas;
- treinamentos e capacitações;
- monitoramento e melhoria contínua.
Dada a importância destas etapas, é importante considerá-las e analisá-las cuidadosamente. Por exemplo: no mapeamento, é preciso estudar todas as atividades, elencar seus níveis de valor agregado e, se necessário, eliminar processos que não agregam valor à operação.
Por este motivo, é essencial contar com um time de especialistas ao seu lado, que entenda tanto das rotinas internas do negócio, quanto do funcionamento do centro de serviços compartilhados e da automação de processos no CSC.
Lecom: sua parceira na automação de processos no CSC
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