Embora falar sobre transformação digital seja corriqueiro, principalmente no mundo pós-pandemia, quando se pensa em automação de processos para cooperativas brasileiras há algumas particularidades — mas não há dúvidas por parte dos gestores sobre sua importância.
E essa certeza de eficiência por parte da automatização é uma das causas por trás do crescimento desse mercado. A Mordor Intelligence apontou que o setor, já avaliado em US$ 16,73 bilhões em 2025, deve avançar até os US$ 29,26 bilhões em 2030 — um crescimento de 11,8%!
Para entender esse movimento, precisamos destacar que o cooperativismo no nosso país é um modelo de negócios tradicional, geralmente marcado por processos analógicos, que custam muito (em dinheiro, tempo e recursos). Neste sentido, contar com uma tecnologia específica para automação de processos para cooperativas é não apenas estratégico, mas também altamente benéfico.
Neste conteúdo, ajudamos você a entender mais sobre o que é, quais são as vantagens e como funciona a automação. Boa leitura!
O que é automação de processos em cooperativas e por que é diferente da tradicional?
A automação de processos para cooperativas abrange o uso de tecnologias (como sistemas de gestão e inteligência artificial) para tornar autônomas as tarefas operacionais, administrativas e gerenciais da estrutura — independentemente de seu nicho de atuação. Por sua vez, a automação “tradicional” difere apenas quanto à aplicação: enquanto a primeira é focada em cooperativas, a segunda é mais ampla e alcança empresas convencionais.
As principais diferenças são:
- modelo de gestão democrático: no cooperativismo, existe o princípio de “um sócio, um voto”. A automação deve considerar processos decisórios coletivos, enquanto no modelo tradicional existe mais flexibilidade;
- foco nos benefícios de associados: a automação de processos para cooperativas prioriza as vantagens da ferramenta para as pessoas, acima dos lucros da estrutura;
- responsabilidade social: decisões autônomas em cooperativas consideram os impactos sociais e locais. Um exemplo é a preferência por pessoas para a realização de tarefas manuais, enquanto máquinas assumem trabalhos burocráticos.
Quais os principais desafios das cooperativas e como a automação os resolve?
Ao longo de nossa experiência, percebemos que os principais gargalos de produtividade das cooperativas estão nos processos. Com o crescimento do sistema cooperativista, surge a necessidade de olhar para esse desafio de forma controlada, organizada e estruturada. Afinal, com o aumento da demanda, é de extrema importância acompanhar o andamento dos processos operacionais para ganhar eficiência.
Nesse cenário, as cooperativas enxergam a necessidade de automação, já que os fluxos manuais não comportam mais as necessidades do novo mercado. Hoje, os associados exigem velocidade. Mas isso não é tudo: também deve haver assertividade, controle e inteligência na execução dos processos.
Outro ponto desafiador para cooperativas é o cumprimento de exigências legais e regulatórias. A observância de taxas, impostos e pagamentos diversos é crucial para evitar gastos e, principalmente, garantir a satisfação dos cooperados. Além disso, o cumprimento de obrigações financeiras e fiscais afasta o risco de multas e penalidades que afetam não apenas o orçamento, mas também a reputação da estrutura.
Ao compreender o que é a automação de processos em cooperativas e adotar essa tecnologia, toda a conformidade é simplificada. Já na fase de implementação, os gestores configuram os sistemas conforme a legislação, normas e regulamentos. Dessa forma, a solução atua com base nas exigências e assegura mais proteção para o negócio.
Estes são apenas alguns exemplos da aplicação da automação, mas, ao estudar e compreender suas necessidades, você encontra muitas outras soluções possíveis. Nesse contexto, o primeiro passo é descobrir o que é importante para o cooperado. Essa também é a hora certa para identificar gargalos, corrigi-los e, então, realizar a automação.
Como a automação de processos aumenta a produtividade das cooperativas?
A transformação digital tem como objetivo utilizar soluções tecnológicas para melhorar a vida das pessoas, e trabalhar com processos digitais é o primeiro passo para a mudança. Implementar a automação inteligente de processos nas cooperativas oferece uma série de benefícios para o aumento da eficiência operacional.
Confira a seguir.
Redução do tempo de resposta ao associado
Com maior fluidez dos processos, o desempenho da equipe é otimizado. Dessa forma, há redução no tempo de execução das tarefas e do esforço necessário para o seu cumprimento. Assim, o cooperado também se beneficia da automação e tem suas necessidades atendidas de forma mais rápida e assertiva.
Controle e transparência de informações
As cooperativas têm o desafio de lidar com diversos documentos diariamente, o que dificulta o acesso às informações. Com a automação de processos, é possível resolver esse problema com poucos cliques, graças à padronização e organização das ferramentas. Assim, o acesso aos dados é mais simples e rápido.
Menos papéis, planilhas e e-mails
Com a integração de sistemas, é possível reduzir significativamente as folhas impressas e o tráfego de informações dentro da cooperativa. Essa mudança não apenas aumenta a produtividade dos colaboradores, que não gastam mais vários minutos em uma única busca, como também diminui o tempo de execução dos processos.
Como reduzir custos operacionais em cooperativas com automação?
É possível reduzir custos de forma significativa nas cooperativas ao eliminar desperdícios, otimizar processos e aumentar a eficiência com menos recursos (força de trabalho, tempo e dinheiro). O segredo está em adaptar as tecnologias às particularidades do modelo cooperativista, ou seja, coletivo, participativo e orientado ao benefício do associado.
A seguir, destacamos 4 formas para ajudar você a entender melhor como reduzir custos operacionais em cooperativas com automação de processos.
1. Automação de tarefas repetitivas
Robôs de software, ou RPA — Robotic Process Automation —, executam as atividades mais básicas, mas ainda essenciais, como emissão de boletos, cadastro de novos colaboradores, envio de e-mails e relatórios. Ao automatizar essas tarefas, você libera as equipes para tarefas mais estratégicas, como análises ou avaliações de qualidade.
2. Implementação de sistemas de gestão integrados
Plataformas de conexão entre setores, como financeiro, compras, produção e recursos humanos, reduzem o trabalho, evitam erros e centralizam as informações. Dessa forma, além de melhorar a comunicação interna, você economiza tempo e recursos financeiros associados aos atrasos ou erros interdepartamentais.
3. Digitalização de documentos e processos
Com fluxos digitais, a resolução de dúvidas é mais simples, os agendamentos são mais fáceis e a atualização de cadastros leva poucos cliques. Além disso, você dispensa menos recursos financeiros na contratação de agentes para essas tarefas, por exemplo.
4. Redução de inadimplências
A automação de processos para cooperativas realiza cobranças automáticas sempre que um associado atrasa pagamentos. Essa simples tarefa ajuda a diminuir os índices de inadimplência e, de quebra, também ajuda a lembrar das obrigações financeiras da própria instituição.
A verdade é que a lista de funcionalidades da automação de processos para cooperativas que auxiliam na redução de custos é gigante, assim como os benefícios gerais dessa tecnologia. Conheça os principais a seguir.
Quais os benefícios para as cooperativas que optam pela automação?
Ao colocar as pessoas no centro do negócio, a experiência do associado passa por transformações importantes, o que contribui, inclusive, para a expansão do sistema e para a ampliação do conhecimento sobre esse modelo de negócios. Aliás, esta melhoria na experiência é apenas um dos benefícios.
A seguir, detalhamos mais algumas vantagens altamente estratégicas ao adotar a automação.
- redução dos custos operacionais: eliminação de retrabalhos, desperdícios e tarefas manuais para otimizar os recursos e despesas administrativas;
- aumento da produtividade: processos mais rápidos e eficientes permitem a liberação da equipe para focar atividades mais estratégicas ou o atendimento personalizado do cooperado;
- transparência e controle: sistemas automatizados registram operações com mais precisão, facilitam auditorias, emissão de relatórios e prestação de contas;
- melhoria no atendimento ao cooperado: com canais digitais, como chatbots ou portais dedicados, o acesso às informações é mais ágil e acessível;
- tomada de decisões mais eficiente: a automação fornece dados em tempo real com indicadores para facilitar decisões baseadas em dados concretos.
Com boas experiências ao usufruir dos serviços, os usuários têm mais chances de satisfação. Para a empresa, os reflexos vão desde a economia de recursos até uma reputação mais positiva e atrativa para investimentos.
Como a automação descomplica processos em cooperativas?
Já está claro que o processo de digitalização é uma necessidade. Mas o sucesso do projeto depende de uma mudança completa na cultura cooperativa: o conselho, a diretoria e todos os colaboradores precisam apoiar a iniciativa, auxiliando tanto na implementação quanto na busca pelos resultados.
Um dos grandes entraves nas jornadas de transformação digital é a resistência das pessoas ao novo. Os colaboradores tendem a temer a perda de espaço e seu protagonismo. Por esta razão, é fundamental a participação da diretoria na jornada para mostrar que a automação tem como objetivo oferecer benefícios para toda a organização.
Vale destacar que todas as áreas das cooperativas extraem vantagens desse investimento, como cadastro, limites e riscos, crédito, RH, jurídico, financeiro, compliance, administrativo e comercial.
Com a automação de processos, fluxos lentos, como por exemplo o trânsito de documentações, apresentam mudanças drásticas. Não é difícil encontrar casos de fluxos que levavam 20 dias para serem concluídos, e que agora são totalmente realizados em apenas 10 minutos.
Os resultados são rápidos, visíveis e rastreáveis. A melhora da eficiência com o SLA ajustado, a redução de retrabalho e o ganho de agilidade são rapidamente percebidos pelas cooperativas.
Como aplicar a automação em cooperativas?
Aplicar a automação de processos para cooperativas exige planejamento estratégico, alinhamento com os princípios e escolha adequada das tecnologias. O foco deve ser sempre melhorar a eficiência sem perder a transparência, participação dos cooperados e, claro, o propósito coletivo.
A seguir, veja um passo a passo para facilitar a implementação.
1. Mapeie os processos atuais
Identifique as tarefas manuais, repetitivas e ineficientes, como emissão de boletos, controle de estoque, registros contábeis ou agendamentos. Elabore um mapeamento para demonstrar graficamente as etapas e atividades e facilitar o reconhecimento por parte dos cooperados.
2. Defina prioridades para a automação
Escolha processos que geram mais custo, retrabalho ou gargalo. Comece por onde há mais impacto e menos complexidade para implementação.
3. Escolha ferramentas adequadas às suas necessidades
Prefira softwares com:
- interface simples para cooperados de diferentes perfis;
- funcionalidade de governança e transparência;
- integração com sistemas anteriores.
4. Envolva cooperados e gestores na implementação
Garanta a participação e alinhamento entre todos os membros da cooperativa. Essa união reforça que a automação está a serviço da coletividade e não da substituição de pessoas.
5. Implemente de forma gradual e com testes-piloto
Automatize inicialmente setores ou unidades-piloto. Avalie os resultados e ajuste antes de qualquer expansão para outros departamentos da cooperativa.
6. Treine equipes e ofereça suporte aos cooperados
Capacite os colaboradores e instrua os cooperados sobre como interagir com os sistemas e novas ferramentas. Esse conhecimento é crucial para o efetivo funcionamento das soluções.
7. Monitore indicadores de desempenho e busque a melhoria contínua
Avalie métricas como redução de tempo, economia de recursos e satisfação dos cooperados. Utilize esses dados para otimizar processos e conquistar a melhoria contínua. Sempre que possível, aplique mudanças para manter os processos atualizados e eficientes.
Aliás, vale reforçar que o monitoramento é contínuo. É por meio da análise constante e frequente que você observa não apenas em que pontos a automação funciona, mas também os que precisam de otimização.
Outro ponto importante é sobre a importância da plataforma de automação de processos para cooperativa. Afinal, você precisa da certeza de que a solução funciona para as suas necessidades. Saber guiar suas escolhas é o primeiro passo para a transformação.
O papel da Lecom na automação das cooperativas
Para dar conta do novo mercado, as cooperativas precisam aumentar sua eficiência operacional e o passo mais importante a ser dado envolve olhar para os processos em execução e melhorar sua assertividade.
É hora de desapegar dos processos analógicos para escalar os serviços prestados, otimizar a experiência dos associados e facilitar o crescimento dos negócios. E para todas essas questões, pode contar com a Lecom.
Na Lecom, mais do que a automação de processos para cooperativas, você conta com:
- gestão completa de todas as áreas do seu negócio;
- identificação e mapeamento de tarefas, gargalos, pontos de sucesso ou insucesso;
- integração com sistemas nativos e novas tecnologias, como inteligência artificial ou RPA;
- elaboração e análise de relatórios.
São inúmeras funções, todas pensadas exclusivamente para o crescimento e sucesso das cooperativas de todos os nichos. Chega de insistir em planilhas, papeladas e arquivos físicos: confie na tecnologia e na Lecom!
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