Você com certeza já se perguntou qual a melhor solução para melhorar o desempenho das suas entregas e tornar o seu fluxo de trabalho mais eficiente e produtivo, certo? Pois pode ficar mais tranquilo: hoje, vamos te apresentar tudo o que você precisa saber sobre a automação de processos!
Ao automatizar as tarefas e procedimentos da sua organização, você conquista benefícios que vão muito além da execução autônoma dos trabalhos. Segundo a Mordor Intelligence, as vantagens relacionadas à automatização de processos são os principais fatores associados à busca pela solução.
Ainda de acordo com o estudo, espera-se um crescimento de 5,98% no setor na América Latina, entre 2025 e 2030. Países como o México e o Brasil encontram na automação um impulso importante para a transformação digital.
Mas o que é automação de processos? Para que serve essa tecnologia? Por que sua empresa deveria adotá-la e como? Para te ajudar a entender mais sobre o tema e como abordar esta tecnologia no seu negócio, continue a leitura!
Vamos falar mais sobre os benefícios da automação de processos e como implementar essa metodologia de trabalho na sua companhia! Acompanhe!
O que é automação de processos? Para que serve?
Automatização de processos é o uso de tecnologias para executar tarefas e fluxos de trabalho de forma automática para minimizar ou eliminar a necessidade de força de trabalho humana. Desta forma, as atividades são realizadas por uma ferramenta específica, equipada com recursos para garantir o sucesso das entregas.
O principal objetivo da automação de processos é aumentar a eficiência operacional. Além disso, a solução reduz a ocorrência de erros humanos, diminui custos operacionais, aumenta a escalabilidade dos negócios e melhora a qualidade das entregas. Ou seja, a utilidade da automação vai muito além da execução autônoma de tarefas.
Por que a automação de processos vai além da execução autônoma?
Um dos principais benefícios da automação de processos está na extensão e versatilidade das ferramentas. O verdadeiro valor dessa tecnologia está em transformar a forma como a organização opera, com inteligência, integração e eficiência. Os principais pontos que ressaltam esse alcance, para além da execução autônoma, são:
- otimização e redesenho dos processos: os sistemas facilitam a visualização total dos fluxos, o que permite a identificação de erros, gargalos ou pontos de melhoria;
- integração entre áreas: as ferramentas são integráveis, de modo que softwares diversos, de todos os setores, têm comunicação e conexão;
- tomada de decisão baseada em dados: o controle e coleta das informações oferecem uma base sólida para tomar decisões mais assertivas em diversos aspectos;
- escalabilidade e agilidade: as ferramentas aceitam novas demandas em quantidade e sem necessidade de grandes mudanças na infraestrutura.
Estes são apenas alguns dos pontos que ressaltam a importância e potência da automatização de processos. E, para te ajudar a entender os conceitos na prática, veja, a seguir, alguns exemplos de automação de processos.
4 exemplos de automação de processos
Atualmente, existem diversos tipos de automação possíveis, cada um voltado a uma necessidade específica, com uma forma de atuação diferente a depender do caso. A seguir, conheça alguns exemplos de automação de processos.
1. Robotic Process Automation (RPA)
A automação robótica de processos (RPA) utiliza bots para garantir a execução de tarefas diversas, como entrada de dados, atendimento ao cliente ou processamento de informações. A Sicoob Credicitrus, por exemplo, reduziu em 60% o tempo de resposta aos associados por meio desta solução.
Outra forma de uso é por meio da utilização de bots de RPA para cadastramento automático de notas fiscais no sistema. Nesta situação, os robôs leem o documento, coletam os dados necessários e transferem a informação para um sistema financeiro.
2. Automação de marketing
É possível automatizar o envio de e-mails em momentos específicos, baseados no comportamento do cliente, stakeholder ou lead. No caso da Dedini, a transmissão de mensagens trouxe mais flexibilidade e agilidade para solicitações, validações e aprovações de pedidos.
Também é possível configurar a automação para nutrir leads com conteúdos ricos personalizados. É possível incentivar cliques, compras, downloads de e-books e outras ações, baseadas nos gostos de cada um.
3. Automação de finanças
O processamento automático de pagamentos, contas a pagar e rotinas financeiras em geral elimina erros e garante um retorno muito expressivo às companhias. A Unimed Curitiba, por exemplo, antecipou em 3 meses o ROI (retorno sobre investimento) após adotar uma solução de automação de processos.
Aqui, usamos também a geração e envio automático de boletos para clientes e conciliação bancária. Dessa forma, mais do que apenas cobrar, a ferramenta também recebe, atualiza o cadastro com os pagamentos e informa às instituições financeiras sobre as transações.
4. Gestão de recursos humanos
Automatizar os processos de recursos humanos, como recrutamento, integração e monitoramento de desempenho economiza muito tempo. Além disso, é possível melhorar a eficiência e produtividade dos setores, como foi o caso da ARaymond, que rastreou mais de 15 mil horas extras em processos.
Outro exemplo é o disparo de notificações automáticas de integrações, reuniões, treinamentos e mensagens para determinados setores ou pessoas. Assim, você assegura que os indivíduos certos recebem as informações, independentemente de departamento.
Ou seja, é possível automatizar as atividades do seu negócio em inúmeros setores e cenários. Porém, tão importante quanto entender o que é automação de processos e suas aplicações, é conhecer seus benefícios.
5 benefícios da automação de processos
A automatização de processos transforma a maneira como os líderes encaram a execução das tarefas num negócio. Segundo uma publicação da FGV (Fundação Getúlio Vargas), em 2023, o Brasil já era um expoente na adoção da tecnologia. Naquele ano, 78% das companhias brasileiras já contavam com a automatização nos negócios.
Para os gestores, os benefícios da automação de processos foram os principais fatores por trás da implementação da metodologia. A seguir, vamos te apresentar outras 5 vantagens estratégicas desta ferramenta.
1. Aumento na produtividade
A automação permite a execução de atividades 24 horas por dia, sem necessidade de pausas para almoço ou repouso, férias e afastamentos. Esta medida, além de acelerar significativamente o fluxo de trabalho, aumenta o volume e o número de entregas em menos tempo.
Na prática, é como se você tivesse um funcionário sempre ativo, de forma ininterrupta, e com entregas assertivas e eficientes.
2. Redução de custos
Com a automação, a necessidade de mão-de-obra para tarefas repetitivas e operacionais é menor. O mesmo ocorre com a demanda de investimentos para solucionar atrasos ou erros humanos. Desta forma, é possível reduzir custos operacionais.
Em outras palavras, a economia não é apenas de recursos financeiros. É claro que você reduz os gastos com dinheiro na contratação de times, por exemplo, mas também diminui o tempo e insumos necessários para as entregas.
3. Melhoria na qualidade e precisão
Ao automatizar processos, você reduz o risco de erros humanos e baseia toda a atuação do sistema em parâmetros de qualidade, precisão e normas internas e externas do negócio. Assim, enquanto os produtos e serviços seguem a mesma régua para entrega, você também tem garantia de que os resultados estão dentro da conformidade legal.
Ou seja, ao configurar os sistemas de automação, você determina os resultados que espera, baseados tanto nas expectativas da companhia, como na legislação e em normas específicas do seu nicho.
4. Escalabilidade facilitada
A automação de processos permite a expansão das operações com mais facilidade. Afinal, as atividades autônomas são escaláveis e replicáveis sem a necessidade intrínseca de reestruturação adicional.
Em termos práticos, você consegue aumentar o volume de demandas com poucas adaptações nas configurações, sem necessidade de grandes alterações na infraestrutura da companhia.
5. Aprimoramento na experiência do cliente
Processos automatizados permitem uma resposta mais rápida e eficaz aos clientes, além de entregas mais assertivas e céleres. Estas ações representam uma melhora importante na percepção que o cliente tem da sua marca.
Ou seja, ao melhorar a sua forma de trabalhar, você também oferece uma melhoria significativa nos resultados de quem consome sua marca e aumenta as chances de fidelização.
Também é por meio desses aspectos que as companhias se adaptam mais rapidamente às mudanças e utilizam recursos de forma mais inteligente. Porém, lembre-se: para alcançar o sucesso com a automação de processos, você também deve ter atenção aos desafios que acompanham sua implementação.
3 desafios da automação de processos e como contorná-los
Embora a automatização traga muitos benefícios à organização e produtividade dos negócios, é importante lembrar dos desafios, que também merecem atenção e cuidado na avaliação. Para te ajudar a compreender quais são os principais, veja a lista que preparamos a seguir.
Investimento inicial
A adoção da automação pode exigir um investimento significativo em softwares, tecnologias, compra de licenças, integração e treinamentos específicos.
A melhor forma de solucionar essa questão é iniciar projetos-piloto de baixo custo, com processos mais simples e de alto impacto. Essas ações geram ROI mais rápido e criam confiança na tecnologia e suas atuações.
Resistência às mudanças
Colaboradores podem ser inflexíveis à implementação de uma nova forma de atuação na companhia por acharem que a tecnologia os substituirá; por esta razão, é importante incentivar uma cultura de inovação e de abertura tecnológica.
Para auxiliar neste momento, você pode implementar programas de gestão de mudança, com comunicações transparentes para apresentar a automação como uma ferramenta, e não como substituta. Também é fundamental oferecer treinamento nas novas atribuições de maior valor, caso vá trocar os trabalhadores de posto, por exemplo.
Necessidade de habilidades técnicas
Algumas ferramentas de automação de processos exigem pessoas capacitadas e preparadas para lidar com os eventuais imprevistos ou mesmo para garantir que o funcionamento ocorra conforme esperado.
Neste momento, é importante investir em capacitação interna, com treinamentos práticos e parceria com os provedores das ferramentas. Outra medida é a adoção de plataformas no-code ou low-code, que dispensam a necessidade de programadores.
É claro que, apesar dos desafios, a automação de processos segue como uma solução muito estratégica e eficiente para otimizar entregas e resultados de empresas de todos os nichos e portes. Especialmente se considerarmos as tendências desta tecnologia para o futuro.
3 tendências para o futuro da automação
Uma tecnologia em pleno crescimento gera grande expectativa por parte de investidores e usuários, e com a automação de processos não seria diferente. Quando falamos de tendências para essa tecnologia, existem 3 soluções que despontam como principais:
- automação inteligente: nesta modalidade, ocorre a união entre automação tradicional e inteligência artificial. O objetivo é permitir que a ferramenta aprenda com as práticas e analise e execute ações com mais assertividade e velocidade;
- hiperautomação: esta solução integra diversas tecnologias além da automação, como inteligência artificial, RPA e chatbots para melhorar a performance geral da ferramenta. Assim, um único sistema recebe, analisa, realiza e otimiza a mesma demanda, por exemplo;
- plataformas no-code/low-code: a simplicidade na hora de implementar as soluções de automação ganham espaço por dispensar a necessidade de background técnico. Desta forma, a adoção e início do uso das ferramentas é mais rápido e menos burocrático.
Estas são apenas 3 tendências para o futuro da tecnologia, porém, existem inúmeros outros exemplos da automação de processos num futuro bem próximo. Para tanto, contudo, é essencial seguir passos bem definidos na implementação para obter segurança durante essa transição.
A seguir, vamos te ensinar detalhadamente como implementar a automação de processos no seu negócio!
Como implementar a automação de processos na empresa?
O primeiro passo para saber como implementar a automação de processos em uma empresa é assegurar uma abordagem bem estruturada e estratégica para garantir mudanças eficazes e bem integradas aos fluxos originais de trabalho. Abaixo, veja quais são os 7 passos principais para a adoção desta tecnologia.
1. Identificação e mapeamento dos processos
Analise quais processos da empresa se beneficiam da automação. Geralmente, os indicados são aqueles repetitivos, burocráticos ou que consomem muito tempo e recursos. Mapeie estes procedimentos cuidadosamente, documente as etapas e identifique os pontos em que a automatização de processos é mais vantajosa.
2. Estabeleça metas e KPIs (métricas de desempenho)
Defina objetivos bem definidos, como reduzir o tempo de execução das tarefas, melhorar a precisão ou aumentar a eficiência. Depois, estabeleça KPIs para medir o impacto da automação em cada processo. Com esta análise, você determina também qual o ROI obtido a partir da implementação da solução.
3. Escolha as ferramentas de automação de processos
Como mencionamos anteriormente, cada tipo de tarefa exige um modelo de automação. Avalie as tecnologias disponíveis e o tipo de solução de cada uma. Certifique-se de que as ferramentas selecionadas tenham compatibilidade com os sistemas nativos da sua companhia e sejam escaláveis para futuras necessidades.
4. Desenvolva e teste soluções
Crie soluções personalizadas para automatizar os processos e otimizá-los com ajuda da equipe de TI (tecnologia da informação). Realize testes-piloto em pequena escala para validar a eficácia da automação de processos e corrigir eventuais problemas antes da implementação completa.
5. Treine a equipe
Capacite seus times para usar e entender profundamente as novas ferramentas de automação de processos. Envolva os colaboradores em treinamentos e sessões de demonstração para facilitar a adaptação e reduzir a resistência à implementação.
6. Monitore e ajuste
Após a implementação, monitore constantemente o desempenho dos processos por meio dos KPIs. Identifique os pontos que precisam de ajustes e garanta a manutenção contínua das ferramentas. Colete feedbacks dos usuários e atualize o sistema conforme necessário para melhorar a eficiência e garantir o alinhamento aos objetivos da empresa.
7. Escale e melhore continuamente
Após validar os primeiros processos pós-automação, expanda a estratégia para outras áreas da empresa. Lembre-se de começar por tarefas que trarão mais benefícios ao negócio. Continue a revisar e melhorar continuamente para acompanhar as necessidades da empresa e evitar prejuízos.
Por meio destes passos, você já tem uma ideia de como funciona a implementação da automação de processos. Porém, é importante salientar que, a depender da complexidade das tarefas ou do porte da companhia, pode haver mais etapas a considerar.
Portanto, lembre-se de contar com uma parceria responsável e, mais do que isso, uma ferramenta completa para esta nova fase.
Conheça a melhor ferramenta de automação de processos!
Pronto, agora que você já conhece os principais aspectos sobre a automação de processos, falta apenas contratar uma empresa especializada no assunto para te ajudar com os primeiros passos! Aqui, é importante considerar não apenas a plataforma em si, mas também a reputação da sua futura parceria e os resultados.
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FAQ
Quais são os 3 tipos de automação?
Os três tipos de automação mais comuns são:
- automação de processos robóticos (RPA): foca a execução de tarefas repetitivas e baseadas em regras, como inserir dados em sistemas ou gerar relatórios;
- automação de processos de negócios (BPA): busca otimizar fluxos de trabalho inteiros, conectando áreas e sistemas para maior eficiência;
- automação inteligente: combina RPA com inteligência artificial e machine learning, de modo que os processos aprendam, se adaptem e tomem decisões mais complexas.
Quais as diferenças entre automação x hiperautomação?
A automação consiste no uso da tecnologia para executar tarefas ou processos de forma autônoma. Geralmente, as atividades aqui são repetitivas e baseadas em regras, como preenchimento de planilhas ou emissão de notas fiscais.
Já a hiperautomação integra diversas tecnologias, como RPA, IA, chatbots e aprendizado de máquina para automatizar processos de ponta a ponta, inclusive aqueles que exigem análise, adaptação e tomada de decisão.
