Um Centro de Serviços Compartilhados é uma estrutura centralizada que presta serviços administrativos e operacionais para diversos setores de uma organização. A automação de processos no CSC é essencial para otimizar a eficiência e reduzir custos nessa célula independente — mas intrinsecamente conectada ao negócio — que reúne funções de apoio a toda a empresa.
Devido aos benefícios oferecidos para o ambiente corporativo, a expectativa é de um aumento significativo no mercado de CSC. De acordo com o Business Research Insight, a previsão é de que o crescimento do setor alcance os US$ 301,590 milhões em 2028 — um valor 14,5% maior do que o identificado no início da pesquisa, em 2021.
Já a plataforma de dados sobre Centros de Serviços Compartilhados Market Intelligence Application (MIA), do Instituto de Engenharia, Gestão, Treinamento e Pesquisas de Mercado (IEG), indicou que esses locais começam a focar em excelência e inovação. Assim, em vez de realizarem apenas atividades operacionais, 39% já oferecem soluções de automação de processos.
Como o uso da tecnologia pode melhorar as atividades da sua empresa? Para entender mais sobre o tema, continue neste artigo. Boa leitura!
O que é automação de processos no CSC?
Automação de processos no CSC é o uso de tecnologias para realizar tarefas automaticamente e permitir que a equipe execute atividades estratégicas. O objetivo é ganhar eficiência e produtividade, além de padronizar os fluxos de trabalho e torná-los digitais para reduzir os custos e os erros.
A otimização das operações nos Centros de Serviços Compartilhados ajuda a transformar esse ambiente de um centro de suporte para um parceiro estratégico. Ou seja, as ações desse setor têm mais valor agregado e contribuem para o crescimento do negócio, o alcance dos objetivos e o impulsionamento da inovação.
Por exemplo, em vez de as pessoas cuidarem das faturas de fornecedores, a tecnologia simplifica o trabalho ao delegar as tarefas quando há necessidade de intervenção humana e finalizar as atividades que não exigem essa interferência. Assim, há reduçãodos atrasos, dos processos redundantes e da lentidão nas respostas — situações que são entraves comuns para os CSCs.
Leia também: Saiba como melhorar os processos de um CSC de forma eficaz e alcançar melhores resultados no seu negócio
Por que automatizar processos no CSC?
Automatizar processos no CSC traz ganho de escala, qualidade e segurança, ao mesmo tempo que reduz custos. Na prática, a empresa cresce sem precisar aumentar o número de colaboradores proporcionalmente. As atividades são menos suscetíveis a erros, o que garante mais precisão e conformidade, e a otimização de tarefas rotineiras libera as pessoas para atividades estratégicas e complexas.
Um estudo realizado pela consultoria KPMG, com base na opinião de quase 90 mil pessoas de 25 países diferentes, aponta que o cliente deve ser a prioridade dos negócios.
Segundo a análise, empresas líderes se dedicam, cada vez mais, a entender os consumidores para oferecer experiências mais positivas. Com o ambiente comercial mais complexo, é necessário projetar sistemas e arquiteturas e ter projetos de TI que tragam eficiência e respostas ágeis aos desafios.
Aqui, você entende melhor como funciona um CSC: a partir da centralização de todas as demandas, é possível gerenciar o tempo de conclusão de cada tarefa e quais etapas precisam de mais atenção. Ou seja, há mais foco e entendimento sobre as atividades. Dessa forma, a busca pela melhoria contínua é constante e os resultados são melhores ao entender e aplicar o que é automação de processos no CSC.
Quais as vantagens da automação de processos no CSC?
As vantagens da automação de processos no CSC permitem que essa área seja uma verdadeira aliada da empresa ao oferecer uma estrutura inteligente para lidar com os fluxos de trabalho. Veja quais são os benefícios conquistados pelo negócio:
- aumento significativo da produtividade;
- mais eficiência na realização das tarefas;
- redução de custos operacionais;
- mais qualidade e segurança nos processos;
- transparência e comunicação refinada;
- capacidade de crescer de forma escalável, sem aumento proporcional de custos.
A tecnologia garante que a otimização das atividades ocorra de ponta a ponta, com entregas mais qualificadas para os clientes. Quando há a inclusão de tecnologias mais avançadas, como a inteligência artificial (IA) e a automação robótica de processos (RPA), o CSC se torna um hub de inovação, com potencialização de todos os benefícios citados.
Assim, compreender como funciona um CSC é uma estratégia poderosa para aumentar a eficiência e reduzir custos operacionais. Com a abordagem correta e a escolha da tecnologia adequada, as empresas podem transformar seus Centros de Serviços Compartilhados em centros de excelência operacional.
Leia também: Confira como a automação faz os CSCs se tornarem hubs estratégicos e aliados dos negócios
5 exemplos de automação de processos no CSC
Os exemplos de automação de processos no CSC mudam conforme o setor de aplicação. Veja algumas sugestões.
- Financeiro: faturamento, cobranças e fechamento de vendas;
- Recursos Humanos: processos de contratação e demissão de colaboradores;
- Administrativo: reserva de salas, aprovação de viagens e reembolsos e organização de eventos;
- Comercial: compra de insumos e matérias-primas, aprovação de propostas e parcerias comerciais;
- Logística: despacho de pedidos e confirmação de entrega.
Portanto, existem várias possibilidades de implementação da tecnologia para automatizar processos no CSC. A questão é: como atingir esse objetivo? A resposta está a seguir.
Como implementar a automação de processos no CSC?
A transformação do CSC em um setor mais eficiente e estratégico depende do cumprimento de algumas etapas. Veja quais são os principais passos para ter sucesso na implementação da automação de processos.
1. Estude a viabilidade e construa um plano de ação
Antes de iniciar a automação, é crucial realizar um estudo de viabilidade. A contratação de uma consultoria especializada é uma excelente maneira de começar. Assim, você pode modelar processos, identificar gargalos e desenvolver um plano de ação eficiente.
2. Defina os processos a automatizar
Identifique quais os processos podem ser automatizados no CSC e as tarefas que têm mais sinergia, como os departamentos financeiro (contas a pagar e receber e fechamento contábil) e jurídico (gestão de contratos, conformidade legal e regulamentar e gestão de litígios).
3. Faça benchmarking
Realizar um benchmarking com outras empresas do mesmo setor oferece insights valiosos sobre como implementar a automação de forma eficaz. Busque recomendações de empresas que já aderiram e desfrutam das vantagens da otimização de processos no CSC para ter uma boa referência sobre a metodologia.
4. Escolha a tecnologia adequada
A escolha da tecnologia para automação deve considerar a robustez e a flexibilidade da solução. A Lecom é uma escolha eficaz por oferecer uma plataforma de gestão inteligente de processos capaz de se adaptar às necessidades específicas da sua empresa.
5. Mapeie os fluxos de trabalho
Elabore um catálogo detalhado dos serviços prestados pelo Centro de Serviços Compartilhados e mapeie todos os processos com seus possíveis pontos de melhoria e atualizações. Essa estratégia ajuda a definir as atividades passíveis de automação no CSC.
6. Implemente a automação
Execute projetos-piloto para testar a eficácia das soluções automatizadas em um ambiente controlado e garanta o bom treinamento da equipe para lidar com as novas tecnologias e processos. A comunicação clara e a capacitação adequada são essenciais para o sucesso da operação.
Após a implementação, monitore os processos continuamente e faça ajustes conforme necessário para garantir o alcance dos objetivos de eficiência e qualidade.
Como analisar os processos de um CSC?
A melhor forma de saber como analisar os processos de um CSC é adotar uma abordagem de mapeamento, definição de indicadores e monitoramento de dados em tempo real. Um Business Process Management System (BPMS) ajuda nessa prática, já que é um sistema que faz a ponte entre a estratégia operacional e a realização das tarefas.
Com essa ferramenta, você mapeia, analisa e aperfeiçoa os processos organizacionais. Afinal, a plataforma ajuda a identificar todas as tarefas realizadas, com detalhamento de responsáveis, etapas e tecnologias usadas.
Em seguida, há a coleta de dados para visualizar ineficiências e gargalos. A partir da avaliação, é possível realizar melhorias e acompanhar as mudanças para saber se trouxeram os efeitos esperados.
Assim, a otimização foca o alinhamento das rotinas produtivas aos objetivos da empresa para uma gestão mais fluida, eficiente e capaz de se adaptar à dinâmica do mercado.
A solução também facilita a padronização dos fluxos de trabalho e a estruturação das operações. Dessa forma, a equipe realiza atividades de grande valor agregado.
Como fazer a modelagem de processos no CSC?
Para fazer a modelagem de processos no CSC, use uma plataforma de gestão inteligente de processos que conte com a inteligência artificial. A Lecom tem uma solução completa, que potencializa suas atividades com IA e RPA e faz a modelagem no-code ou low-code de tarefas simples ou complexas.
A vantagem é o desenho dos fluxos de trabalho com a ajuda do processamento de linguagem natural (PLN). Assim, você reduz o tempo gasto nessa atividade e mantém sua equipe focada em decisões estratégicas.
Com a plataforma da Lecom, você também alcança a hiperautomação, que combina diferentes tecnologias (como IA, RPA, análise de dados e machine learning) para fazer uma automação contínua dos processos. Ou seja, qualquer que seja a sua necessidade, nossa solução atende às suas demandas.
Conte com a Lecom para a automação de processos no CSC
Um dos aspectos mais importantes na implementação da automação de processos é a escolha de uma ferramenta adequada. É essencial contar com fornecedores idôneos, com resultados comprovados e boa reputação no mercado, como a Lecom.
No mercado há 30 anos, a Lecom reúne a expertise que você precisa para obter os melhores resultados na hora de fazer a automação de processos no CSC. Dessa forma, você leva sua empresa para um patamar mais estratégico, com benefícios nos mais diferentes setores organizacionais.
O que acha de entender melhor como a plataforma da Lecom pode ajudar seu negócio? Assista ao vídeo explicativo e fale com um especialista. Tire as dúvidas com nossa equipe de especialistas e entenda por que vale a pena contar com a nossa solução.
