Para otimizar as atividades que sua empresa executa e ganhar mais eficiência operacional, você precisa compreender o que é um modelador de processos e, em especial, como escolher a ferramenta ideal para cumprir seus objetivos.
Isso porque o sistema influencia diretamente o sucesso da estratégia, portanto, deve ser robusto, fácil de implementar e, principalmente, utilizar — lembre-se de que os colaboradores também precisam operar o software e suas funcionalidades.
E, como há diversas opções — um relatório da Mordor Intelligence prevê um crescimento de quase 12% ao ano até 2030 para o mercado —, esse cuidado na escolha é crucial para evitar contratar uma ferramenta insuficiente.
Quer aprender como evitar essa situação? Então, continue a leitura, pois, no artigo a seguir, explicaremos:
- o que é e qual a função de um modelador de processos;
- os principais benefícios do sistema;
- como funciona o procedimento de modelagem;
- como escolher um modelador de processos eficiente.
Confira!
O que é um modelador de processos?
Um modelador de processos é um software — ou ferramenta — que cria um fluxograma com representações visuais do passo a passo dos processos de negócios. Em outras palavras, esse sistema cria um “mapa” das etapas necessárias para executar cada uma das atividades da empresa, do início ao fim, para facilitar sua visualização e cumprimento.
Esse tipo de funcionalidade é vital para a implementação do BPM — sigla para Business Process Management, ou gerenciamento de processos de negócios, em português.
Na prática, essa é uma metodologia que consiste em monitorar, controlar e otimizar os fluxos de atividades de um negócio para aumentar sua eficiência operacional.
Como funciona uma modelagem de processos de negócio?
A principal função de um modelador de processos é desenhar os procedimentos de negócios — as atividades da empresa, como recebimento de demandas, compra de insumos, entregas ou onboarding de colaboradores.
Para chegar até este cenário, o software realiza três etapas:
- Mapeamento: identificar os procedimentos da empresa — as atividades que desempenha —, assim como a sequência lógica de execução de cada etapa, prazos e responsáveis por função;
- Documentação: registrar as descobertas do tópico anterior, uma vez que esses dados orientam outros processos de modelagem, por isso, devem ser guardados;
- Análise: estudar minuciosamente as informações para identificar falhas em um dos procedimentos e, a partir disso, decidir o que mudar no fluxo de trabalho.
O objetivo dessas tarefas é identificar pontos de melhorias nos processos — áreas que demandam otimizações.
Por exemplo, uma vez modelado o fluxo de trabalho, fica bem mais simples de identificar etapas desnecessárias ou com erros que prejudicam — ou atrasam — os resultados e, portanto, demandam conserto ou exclusão para a obtenção de melhores resultados.
Benefícios de usar um modelador de processos na empresa
Certo, agora você já sabe o que é e como funciona um modelador de processos, está na hora de conhecer quais são os benefícios reais dessa metodologia e por que é interessante contar com um bom programa de fazer fluxogramas. Veja as vantagens a seguir.
1. Mais eficiência operacional
Um dos benefícios da modelagem de processos de negócio é o aumento da eficiência operacional, justamente por permitir visualizar, de maneira completa, o fluxo de trabalho da empresa. Graças a este processo, é mais fácil implementar melhorias e agilizar a execução das tarefas.
O resultado é um rendimento maior para o negócio, principalmente porque há uma redução no uso dos recursos e do gasto de tempo — devido à eliminação dos gargalos e erros que acarretam o retrabalho da equipe.
2. Padronização dos procedimentos internos
Adotar uma boa ferramenta de mapeamento de processos também promove a padronização das atividades internas e cria um guia — ou manual — para os colaboradores seguirem no dia a dia.
Dessa maneira, não importa qual funcionário esteja responsável por determinada tarefa no momento — ou se o encarregado acabou de entrar para o time e continua na fase de treinamento —, todas as etapas acontecem da mesma forma, porque a empresa estabeleceu um passo a passo claro do que fazer.
3. Melhora da comunicação interna
Você já passou pela situação de perceber que departamentos distintos usam termos diferentes para se referir a processos de negócios com finalidades semelhantes?
O cenário prejudica a comunicação e atrapalha a evolução da empresa, já que dificulta a troca de informações e experiências entre as equipes. Aqui, o modelador de processos cria uma diretriz compartilhada entre toda a empresa.
Assim, identificam-se as tarefas por termos padronizados e compartilhados entre todos os departamentos, o que facilita a comunicação interna.
4. Facilidade para desenhar os processos
Por mais importante que seja o mapeamento das atividades, o modelador de processos é uma ferramenta altamente intuitiva e que facilita a descrição e o desenho das atividades da empresa.
Ou seja, você não precisa ter conhecimentos técnicos avançados para diagramar os fluxos. Basta definir quais processos modelar e seguir os passos recomendados pela própria plataforma. Mais fácil do que isso é impossível, concorda?
Como é a estrutura de um modelo de fluxograma de processos?
A estrutura de um modelo de fluxograma de processo segue uma lógica sequencial que representa visualmente as atividades, desde o recebimento até a entrega da demanda. Esse planejamento adota símbolos padronizados para representar ações, decisões, entradas e saídas. De modo geral, os ícones são:
- forma ovalada: início ou fim da demanda;
- retângulo: atividade ou tarefa;
- losango: tomada de decisão;
- paralelogramo: entrada ou saída de dados;
- setas: conectores (indicam o caminho entre as tarefas ou decisões).
Com esses símbolos (e o devido treinamento para que as equipes os reconheçam), você agiliza a compreensão dos fluxos e otimiza toda a execução de tarefas do seu dia a dia. Porém, lembre-se:
- defina um bom escopo e delimite claramente o começo e fim dos processos;
- utilize cores padronizadas, conforme a norma ISO ou BPMN (modelo e notação de processos de negócios);
- mantenha o fluxo da esquerda para a direita ou de cima para baixo.
Com essas orientações, você tem mais segurança para o passo mais fundamental: a escolha da ferramenta ideal para suas necessidades — veja a seguir como guiar suas pesquisas.
Como escolher uma ferramenta de mapeamento de processos para o seu negócio?
Agora que você sabe o que é um modelador de processos, assim como sua função e benefícios, chegou o momento de escolher um para usar na sua empresa. Para garantir uma boa funcionalidade, fique atento a alguns requisitos, como analisar se a ferramenta:
- é fácil de usar;
- tem integração com outros sistemas empresariais (RPA — automação robótica de processos;
- tem armazenamento em nuvem;
- oferece segurança de dados;
- tem personalização de campos;
- apresenta robustez (aguenta um número alto de usuários e tarefas simultâneas);
- flexibilidade de planos.
Detalhes que fazem a diferença na sua escolha
Com aspectos acima em mente, você já consegue avaliar outros critérios cruciais para a decisão, como:
- compatibilidade com as necessidades do seu negócio: pergunte-se quais os objetivos e o nível de complexidade das tarefas do seu fluxo;
- quantas pessoas estão envolvidas: algumas ferramentas têm limitações quanto ao número de acessos simultâneos;
- funcionalidades essenciais: é claro que a função de modelagem é indispensável, mas existem outras que são tão importantes quanto, como a colaboração simultânea, controle de versão e histórico de alterações;
- escalabilidade: a ferramenta deve se adaptar às eventuais mudanças do seu negócio e acompanhar o aumento de demandas;
- possibilidade de automação: mais do que apenas modelar, a ferramenta ideal também oferece a possibilidade de automatizar suas tarefas para otimizar o tempo e qualidade das entregas;
- segurança e governança: prefira ferramentas compatíveis com a LGPD (lei geral de proteção de dados) e com permissões por nível de acesso, para garantir que todos os setores tenham acesso às suas respectivas funções.
Se possível, opte por um teste das ferramentas para garantir que as soluções são adequadas às suas necessidades. Assim, você evita contratar planos que não funcionam para suas demandas.
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