O que é BPMS? Saiba tudo sobre essa ferramenta

Business Process Management Software automatiza processos empresariais, aprovações e fluxos de trabalho com inteligência artificial

No mundo dos negócios, é essencial entender o que é BPMS e como essa tecnologia opera mudanças valiosas na organização. Pode não parecer, mas essa metodologia carrega significados importantes e que fazem total diferença na sua empresa, tanto para a produtividade quanto para os lucros e a forma como seus clientes percebem sua marca.

Muitos gestores pelo mundo já aplicam e percebem diariamente o poder dessa tecnologia: segundo o Market Research Future, o mercado, avaliado em mais de US$ 19 milhões em 2024, deve avançar até os US$ 67 milhões em 2023 — um crescimento de 16,5%! No relatório, um dos motivos dessa busca é justamente pelos benefícios de um BPMS, como implementação de inteligência artificial generativa e redução de custos.

Ficou curioso e quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura.

Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber sobre:

• o que é BPMS;
• como funciona o ciclo de vida do BPMS;
• quais as principais funções desta metodologia;
• quais processos são compatíveis com a automação via BPMS;
• como escolher uma ferramenta BPMS para sua organização.

Não deixe de conferir!

O que é BPMS e como funciona?

O Business Process Management System — ou Suite — (BPMS) é um sistema para gerenciamento de processos empresariais. Em outras palavras, é um software de implementação das práticas de BPM — Business Process Management, modelo de gestão focado em otimizar os procedimentos internos de uma empresa por meio da padronização.

Ou seja, o BPM é uma prática voltada à estruturação dos procedimentos de um fluxo de trabalho, enquanto uma ferramenta de BPMS possibilita essa ordenação.

Ao compreender o que é BPMS e como aplicá-lo, você entende o poder dessa ferramenta para gestão de processos e sua capacidade de condensar todas as ações em um só lugar. Com este software, você também desfruta de inúmeros benefícios — que apresentaremos em detalhes mais adiante!

Além disso, ter uma boa gestão em um sistema único poupa tempo e evita dores de cabeça. Afinal, você planeja as ações sem precisar abrir dezenas de softwares ou planilhas diferentes.

Quais os problemas o BPMS resolve?

Problemas de visibilidade e controle

• Processos “invisíveis” que existem só na cabeça das pessoas
• Falta de rastreabilidade: ninguém sabe em que etapa está uma tarefa
• Dificuldade em auditar o que foi feito, por quem e quando

Ineficiência operacional

• Retrabalho por falta de padronização
• Tarefas manuais e repetitivas que poderiam ser automatizadas
• Gargalos não identificados que atrasam entregas

Falta de padronização

• Cada pessoa executa o mesmo processo de um jeito diferente
• Procedimentos existem em papel ou em documentos desatualizados
• Novos colaboradores demoram muito para aprender os processos

Problemas de integração

• Sistemas isolados (silos) que não se comunicam
• Dados duplicados em diferentes ferramentas
• Transferência manual de informações entre sistemas

Gestão de prazos e SLAs

• Dificuldade em monitorar se os acordos de nível de serviço estão sendo cumpridos
• Falta de alertas automáticos para tarefas em atraso
• Impossibilidade de prever gargalos antes que virem problemas

Conformidade e governança

• Dificuldade em garantir que regras regulatórias sejam seguidas
• Falta de trilha de auditoria para processos críticos
• Risco de não conformidade com normas (ISO, LGPD, SOX etc.)

Tomada de decisão sem dados

• Gestores sem indicadores claros de desempenho dos processos
• Dificuldade em identificar quais processos precisam de melhoria
• Ausência de histórico para análise e benchmarking

Qual a diferença entre BPM, BPMS e BPMN?

As 5 principais funções de um BPMS

O âmbito de atuação de um BPMS é muito amplo e pode ajudar em inúmeros aspectos do seu negócio. Porém, existem 5 utilidades que fazem muita diferença. Confira, abaixo, as principais funções de um BPMS:

• modelagem: permite a estruturação e documentação dos processos. Assim, fica mais fácil compreender quem são os responsáveis pelas tarefas e quais os pontos que precisam melhorar;
  
  
• automação de processos: a automação inteligente com BPMS permite a realização de atividades de forma autônoma. Você deve automatizar tudo o que for burocrático, repetitivo e mecânico para aumentar a eficiência e reduzir as chances de erros;
  
  
• gestão de regras e conformidades: ao configurar o BPMS, você define sob quais regras o sistema deve atuar (inclusive normas legais). Assim, você garante a conformidade e evita erros que podem incorrer em multas ou outras penalidades;
  
  
• monitoramento em tempo real: o BPMS oferece painéis que permitem acompanhar os processos em tempo real. Assim, você monitora métricas importantes e recebe notificações em caso de problemas ou falhas;
  
  
• integração: o BPMS é facilmente integrável aos sistemas nativos e bancos de dados do seu negócio. Ou seja, ao adotar esta ferramenta, você não corre o risco de perder informações importantes.

Qual é o ciclo de vida do BPMS?

O ciclo de vida do BPMS é formado por 6 etapas, que se organizam em um ciclo contínuo:

1. Modelagem dos processos;
2. Implementação;
3. Execução;
4. Monitoramento;
5. Otimização;
6. Automação e manutenção.

Compreenda mais sobre cada uma a seguir.

1. Modelagem dos processos

Nesta primeira fase, você deve identificar, analisar e mapear os processos de um fluxo de maneira visual. Para tal, você pode usar um fluxograma, por exemplo, em que conste todas as tarefas e seus responsáveis e representá-los por meio de formas e cores específicas.

A modelagem envolve:

• identificação dos processos atuais;
• desenho do processo otimizado (ou dos novos processos);
• uso de notações gráficas padronizadas, como o BPMN (business process model and notation, uma forma de representação gráfica dos procedimentos).

O principal objetivo ao criar a modelagem é compreender o fluxo de atividades e seus participantes, além de identificar gargalos e ineficiências.

2. Implementação

Após a modelagem, implemente os processos no software BPMS. Nesta fase, você deve:

• configurar as regras de negócio;
• definir papéis e responsabilidades;
• integrar o processo aos sistemas anteriores e base de dados;
• automatizar tarefas (sempre que possível).

Ou seja, nesta etapa, você começa a aplicar o modelo criado anteriormente para colocar o novo planejamento em prática.

3. Execução

Nesta fase, o BPMS executa os processos conforme a definição na etapa anterior. Aqui, os usuários interagem com o sistema para realizar as tarefas não automatizadas, enquanto o sistema executa de forma autônoma as que já foram.

A partir deste momento, o BPMS entra em ação para concluir ações e garantir a eficiência do fluxo.

4. Monitoramento e controle

O próprio BPMS monitora as execuções e emite relatórios completos sobre o funcionamento das operações. Assim, você extrai dados importantes sobre o que funciona ou não, o que precisa melhorar e o que não agrega valor ao fluxo.

Neste momento, você pode acompanhar indicadores de performance, exceções ou desvios dos processos e até o status de qualidade das entregas. Desta forma, você obtém controle total sobre as atividades e pode alterar o que precisa para conquistar mais eficiência, produtividade e melhorias gerais.

5. Otimização

O mercado muda constantemente e, para acompanhá-lo, você precisa mudar também. Com um bom BPMS, você identifica todas as possibilidades de atualização e pontos de insucesso para evitar desatualizações e prejuízos. Ou seja, além de melhorar seu fluxo de trabalho, a ferramenta possibilita a melhoria contínua dos seus processos.

6. Manutenção

Após implementar os processos, é indispensável mantê-los atualizados. Portanto, lembre-se de analisar os relatórios e estudar novas formas de otimizar suas operações sempre que necessário. Assim, você mantém sua produtividade, conformidade em relação a normas e leis e evita perdas por procedimentos ultrapassados.

Aliás, vale reforçar que a última etapa é cíclica, ou seja, a manutenção é constante. Caso a performance do projeto esteja aquém do esperado, você deve identificar os pontos de ineficiência e propor novas soluções.

Como resultado, você corrige os erros, potencializa os acertos durante a execução e garante mais fluidez e assertividade para sua gestão. Assim, a cada novo ciclo, você ganha mais conhecimento e performance.

Para que serve a hiperautomação em uma plataforma de BPMS?

Quais recursos de inteligência artificial estão presentes na plataforma BPMS?

A plataforma Lecom conta com um Núcleo de Inteligência Artificial, com os seguintes recursos:

1. Recomendação inteligente de fluxos de trabalho: a IA sugere, com base na necessidade descrita pelo usuário, os processos mais indicados do catálogo para automatização, agilizando a criação do fluxo de trabalho.
2. Criação inteligente de fluxos de trabalho: basta descrever o processo desejado em linguagem natural para que a IA gere automaticamente o diagrama, que pode ser ajustado pelo usuário antes de finalizar a automação.
3. Resumo de documentos com IA: a IA gera resumos de documentos anexados ao formulário, destacando os pontos mais relevantes, e responde perguntas sobre o conteúdo diretamente na plataforma.

Automação com BPMS: quais processos são compatíveis?

Na prática, o BPMS funciona em duas etapas: primeiro, o processo é desenhado visualmente (o fluxo de aprovações, tarefas e regras de negócio); depois, esse desenho é colocado em execução automaticamente, sem intervenção manual em cada etapa. Na plataforma Lecom, isso acontece através do Studio, onde o processo é modelado, e do Workspace, onde ele roda no dia a dia da empresa — inclusive com apontamento automático de falhas antes da publicação, o que evita erros no fluxo.

Além disso, tarefas manuais e repetitivas — como emissão de notas fiscais, leitura e manipulação de planilhas, criação de pedidos de compra e cadastro de leads em CRM — podem ser automatizadas por robôs, sem necessidade de programação.

Para exemplificar, veja a seguir alguns setores automatizáveis e suas respectivas tarefas:

1. Recursos humanos

• admissão de colaboradores;
• solicitação e aprovação de férias;
• avaliação de desempenho;
• requisição de treinamentos;
• gestão de ponto e folha de pagamento.

2. Financeiro

• solicitação e aprovação de reembolso;
• processamento de contas a pagar e receber;
• geração de relatórios financeiros periódicos;
• solicitação de adiantamentos de diárias;
• gestão de contratos fiscais.

3. Compras e suprimentos

• requisição e aprovação de compras;
• cotação e seleção de fornecedores;
• gestão de pedidos e recebimento de materiais;
• renovação de contratos de fornecimento.

4. Atendimento ao cliente

• abertura e acompanhamento de chamados;
• processamento de reclamações e devoluções;
• atualização do cadastro de clientes;
• geração de pesquisa de satisfação.

5. Vendas e marketing

• geração de proposta comercial;
• aprovação de desconto e condições especiais;
• gestão de campanhas de marketing;
• processo de qualificação de leads.

6. Jurídico

• elaboração e aprovação de contratos;
• gestão de processos judiciais e prazos;
• solicitação de parecer jurídico interno;
• controle de procurações e documentos legais.

7. TI (Tecnologia da Informação)

• abertura e atendimento de solicitações;
• provisionamento de acessos e equipamentos;
• gestão de mudanças e incidentes;
• aprovação de solicitação de softwares ou serviços.

Essas são apenas algumas áreas e tarefas automatizadas via BPMS. Aqui, o segredo para obter sucesso é ter atenção a alguns critérios: quando cumpridos, a automação é possível e altamente recomendada. Para avaliar a viabilidade de uso da ferramenta, pergunte-se se o processo:

• é padronizável e tem um fluxo bem definido;
• requer interação entre setores e múltiplas funções;
• gera registros auditáveis ou exige compliance;
• tem tempo de execução alto ou gargalos operacionais.

Se as respostas forem sim, você tem um processo passível de automação!

Quais são os principais benefícios de um BPMS?

Depois de entender o que é BPMS e conhecer suas funções, vamos falar sobre os benefícios desta ferramenta para seu negócio! Confira, a seguir, as principais vantagens de um BPMS para sua empresa:

1. Automação com BPMS

Além de melhorar a eficiência, a automação inteligente reduz as chances de erros manuais durante os processos. Afinal, uma vez que você configurar a ferramenta conforme sua necessidade, a realização acontece de acordo com o previsto, ou seja, sem erros e sem prejuízos. Enquanto isso, os trabalhadores ficam livres para executar ações com maior valor agregado.

2. Flexibilidade e adaptabilidade

O BPMS permite ajustes rápidos nos processos sem interromper a operação. Desta forma, você mantém o fluxo atualizado e funcional, baseado nas regras relevantes para seu negócio. Além disso, caso haja alteração no tamanho de suas demandas, o sistema é facilmente escalável, de modo que você consegue adaptar as configurações para as novas necessidades.

3. Melhoria na experiência do cliente

Processos padronizados, com menos chances de erros e constantemente atualizados, levam a entregas mais satisfatórias. Assim, além de ter um fluxo de trabalho mais organizado e eficiente, você preza pela satisfação de quem consome seus produtos ou serviços.

4. Redução de custos operacionais

Ao produzir mais eficiência operacional através, o BPMS reduz significativamente os custos relacionados às tarefas. Um bom exemplo é a necessidade de força de trabalho humana, que passa a ser dispensável e pode ser realocada em setores mais estratégicos.

5. Melhoria na colaboração interna

Outros aspectos otimizados por meio do BPMS são a comunicação e colaboração entre funcionários. Afinal, ao documentar e apresentar de forma clara as atribuições de cada pessoa que compõe o fluxo, toda a operação funciona de forma mais coesa.

6. Tomada de decisão baseada em dados

Os relatórios do BPMS oferecem uma visão muito mais assertiva do que você precisa fazer para otimizar os processos. Desta forma, ao compreender suas necessidades, você baseia suas decisões em aspectos factuais e que fazem sentido para sua organização.

Como escolher uma plataforma BPMS eficiente para automação de processos na empresa

Pronto, agora você já sabe o que é BPMS e quais os benefícios dessa metodologia para seu negócio! O próximo passo é escolher uma boa plataforma, que atenda às suas necessidades e permita que você desfrute das vantagens que vimos anteriormente.

É importante buscar um sistema que ofereça uma gestão inteligente de processos: centralize as informações, automatize rotinas e forneça visibilidade sobre todas as etapas da operação. Na prática, isso significa substituir controles manuais, planilhas dispersas e trocas intermináveis de e-mails por fluxos estruturados, com tarefas, aprovações e indicadores acompanhados em um único ambiente.

Imagine, por exemplo, um processo de compras. Em vez de depender de solicitações enviadas por e-mail e aprovações realizadas manualmente, uma plataforma BPMS permite que todo o fluxo aconteça de forma automatizada: o colaborador registra a solicitação, o sistema direciona para os aprovadores corretos, aplica regras de negócio, envia notificações e registra cada etapa para auditoria. O mesmo conceito pode ser aplicado a processos de RH, financeiro, atendimento ao cliente, contratos, compliance e diversos outros setores.

É exatamente esse tipo de gestão que a Lecom oferece para o seu negócio. Com uma plataforma única, você obtém o que há de melhor no BPMS para sua operação:

• Facilidade de uso;
• Automação de processos por meio de fluxos configuráveis e regras de negócio;
• Integração com outras tecnologias, como RPA (Automação Robótica de Processos), Inteligência artificial e sistemas corporativos;
• Centralização das informações e rastreabilidade das atividades;
• Segurança para seus dados;
• Capacidade de escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa;
• Monitoramento em tempo real por meio de dashboards e indicadores;
• Resultados concretos e em escala nacional.

O case Gov.br é um dos maiores exemplos globais de BPMS aplicado ao setor público. Com a plataforma Lecom, o portal saiu de cerca de 2 milhões de usuários de serviços digitais em 2017 para mais de 150 milhões atualmente, digitalizando cerca de 90% dos serviços públicos federais.

Na prática, o time da Lecom reuniu mais de 7 mil servidores públicos de 200 órgãos em uma visão unificada de transformação digital, criando novos fluxos em até 20 dias úteis (processos que antes levavam anos para serem digitalizados). Hoje, a plataforma processa mais de 135 mil solicitações diariamente, integrando dezenas de bases de dados para eliminar filas presenciais e papel.

Os resultados também aparecem no bolso do cidadão e na economia nacional: mais de R$ 1,4 bilhão poupados por ano em deslocamentos e burocracia, e cerca de 149 milhões de horas de produtividade recuperadas anualmente. A mesma estrutura tecnológica ainda foi adaptada rapidamente para outros serviços críticos, como o seguro-desemprego digital durante a pandemia (mais de 1 milhão de solicitações processadas por mês) e o primeiro certificado digital de vacinação do mundo.

Ao avaliar uma ferramenta BPMS, procure entender não apenas os recursos tecnológicos oferecidos, mas também como ela ajuda a transformar processos do dia a dia em operações mais eficientes, controladas e escaláveis. Afinal, o verdadeiro valor do BPMS está em conectar pessoas, sistemas e informações para que o trabalho aconteça de forma mais inteligente e produtiva.

Conheça mais sobre o software de BPM da Lecom: veja tudo o que podemos fazer pelo seu negócio, conheça a plataforma na prática e conquiste mais autonomia e eficiência para seus processos.