Os negócios nunca foram tão dinâmicos como agora, na era digital. As inovações surgem continuamente em variados setores e, portanto, seus objetivos e processos evoluem de forma constante. Nesse cenário, a busca por saber como implementar o BPM ágil se tornou recorrente entre os gestores.
Um relatório, publicado no Researchgate, apontou que empresas adeptas do BPM (Business Process Management, ou gestão de processos de negócios) e suas tecnologias reduzem de 10 para 2 dias o processamento das atividades.
Por essas e outras razões, entender o que é o BPM ágil e saber como implementar a metodologia tornaram-se imprescindíveis para buscar resultados e se diferenciar da concorrência.
Se você deseja saber mais sobre o que é e como implementar o BPM ágil, continue a leitura. Nos próximos parágrafos, falamos mais sobre a definição da sigla, diferenças entre o BPM ágil e o convencional e as vantagens de aderir à metodologia.
Boa leitura!
O que é o BPM ágil?
O BPM CBOK conceitua o termo como “a representação de uma nova forma de visualizar as operações de negócios”, que vai além das estruturas funcionais tradicionais. Ou seja, é fazer a gestão dos processos de negócios com foco na otimização dos resultados por meio de melhorias, transformação digital e gerenciamento.
Qual o papel da metodologia na criação de um fluxo de BPM?
As implementações de inovação com o uso de tecnologia na sua empresa permitem simplificar os processos de uma companhia e torná-los mais eficientes por meio do mapeamento e das automações estratégicas. Em resumo, a metodologia abre caminho para a adoção de novas ferramentas e sistemas que visam otimizar resultados.
Ou seja, elimina-se a burocracia e reduz-se o tempo de execução das tarefas de um fluxo de BPM, além de obter mais controle sobre as atividades do processo, ampla rastreabilidade das informações e mais agilidade nas tomadas de decisão.
Qual a diferença entre o BPM ágil e o convencional?
Os principais pontos de divergência entre BPM ágil x BPM convencional são:
- abordagem e ritmo de melhoria;
- foco e objetivos;
- envolvimento das equipes;
- ferramentas e tecnologias;
- tempo de entrega e resultados.
Veja, na tabela a seguir, os detalhes de cada aspecto das diferenças entre BPM ágil e o convencional.
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Característica |
BPM convencional |
BPM ágil |
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Abordagem e ritmo de melhoria |
Segue um ciclo tradicional e mais estruturado (mapeamento, análise, implementação, monitoramento e otimização). As melhorias exigem bastante planejamento e ocorrem em fases longas. |
Adota ciclos curtos e interativos, com princípios de metodologias ágeis, como feedback contínuo e sprints. As melhorias são incrementais e rápidas, com base na evolução do próprio negócio. |
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Foco e objetivos |
Prioriza a padronização e controle. Busca a estabilidade e eficiência de longo prazo. |
Foca a adaptação e flexibilidade. Permite ajustes rápidos conforme mudanças do mercado, de objetivos ou de novas tecnologias. |
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Envolvimento das equipes |
A tomada de decisões é hierárquica, com forte envolvimento da área de processos ou TI (tecnologia da informação). |
Promove a colaboração multidisciplinar, com participação ativa de todos os envolvidos (usuários, gestores, time técnico e executores). |
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Ferramentas e tecnologias |
Costuma usar ferramentas mais robustas e complexas de modelagem e automação, como os BPMs tradicionais. |
Utiliza plataformas low-code ou no-code e automações rápidas, o que permite ajustes por parte do próprio time, sem envolvimento do setor de TI. |
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Tempo de entrega e resultados |
Os resultados aparecem apenas após a implementação completa. |
Entrega valor continuamente, com melhorias visíveis desde as primeiras iterações. |
Em linhas gerais, essas são as maiores diferenças entre BPM ágil x BPM convencional. O importante é perceber que, em ambos os casos, as metodologias servem a propósitos específicos, de modo que são equivalentes em termos de qualidade, mas ambas têm suas vantagens.
Quais as vantagens do BPM ágil?
A metodologia do BPM ágil oferece inúmeras vantagens para as empresas que buscam a melhoria contínua do fluxo de BPM. Como exemplos, podemos citar:
- rapidez na implementação;
- mais flexibilidade;
- foco na entrega de valor;
- redução de riscos;
- melhoria contínua;
- colaboração e engajamento de diferentes times.
Veja os detalhes de cada uma das vantagens do BPM ágil.
1. Rapidez na implementação
Ciclos de desenvolvimento mais curtos permitem entregas mais rápidas e frequentes, que geram valor contínuo aos stakeholders e clientes. Com o BPM ágil e ações como a criação de um fluxo de processos com a notação BPMN, é possível identificar e corrigir problemas de forma mais célere, o que reduz drasticamente o tempo de resolução das eventuais falhas que ocorram.
2. Mais flexibilidade
A abordagem ágil é projetada especialmente para ser mais flexível. Portanto, sua adaptação às mudanças (internas ou mercadológicas, por exemplo) tende a ser muito mais fácil. Para tal, basta realizar análises constantes e coletar feedbacks com as equipes. Assim, a tomada de decisão fica mais assertiva e segura.
3. Foco na entrega de valor
A priorização das funcionalidades e melhorias ocorre com base no valor que agregam ao negócio. Dessa forma, é possível à gestão concentrar esforços em aspectos mais importantes para a organização. Além disso, o envolvimento constante de colaboradores e stakeholders garante que o produto final atenda às necessidades e expectativas dos clientes.
4. Redução de riscos
Por ser composto por ciclos mais curtos, o BPM ágil permite a identificação precoce de problemas, gargalos e falhas, o que reduz significativamente os prejuízos operacionais e auxilia na gestão de riscos. Os ajustes iterativos reduzem os impactos de cada modificação e facilitam a mitigação de ocorrências negativas.
5. Melhoria contínua
A abordagem ágil promove uma cultura de melhoria contínua, com equipes constantemente em busca de maneiras de otimizar e aprimorar os processos. As iterações frequentes e os feedbacks regulares garantem resultados constantes e a evolução constante das atividades realizadas.
6. Colaboração e engajamento de diferentes times
Uma das principais vantagens do BPM ágil é a colaboração em equipe que a metodologia incentiva. Com o recurso, todas as pessoas envolvidas nos projetos são treinadas para se enxergarem como peças fundamentais na execução das tarefas e conquista das metas, e não como meros objetos funcionais.
É claro que compreender o que é o BPM ágil e suas vantagens já é um grande passo para a transformação digital, porém, é apenas o primeiro. Mesmo que você já saiba como criar um fluxo de processos com a notação BPMN, é crucial considerar os desafios ao redor da metodologia antes de implementá-la.
Quais os desafios envolvidos na adoção do BPM ágil?
Assim como todas as grandes mudanças nos processos empresariais, a adoção da metodologia ágil envolve obstáculos, como:
- mudança de cultura organizacional;
- engajamento das equipes;
- integração com sistemas e processos legados;
- medição de resultados e indicadores ágeis;
- falta de maturidade em metodologias ágeis;
- governança e conformidade.
Entenda.
Mudança de cultura organizacional
Muitas empresas ainda operam com mentalidade hierárquica e processos rígidos, o que dificulta a adoção de um método colaborativo e iterativo. Por essa razão, muitos líderes e equipes têm dificuldade em aceitar a experimentação e a necessidade de ajustes contínuos.
A melhor forma de lidar com essa questão é por meio de treinamentos em cultura ágil para incentivar a autonomia e demonstrar resultados rápidos para ganhar adesão.
Engajamento das equipes
O BPM ágil exige trabalho contínuo entre áreas técnicas e operacionais, o que nem sempre é natural das organizações. Situações desalinhadas afetam os objetivos e geram retrabalho nos ciclos de melhoria.
Para lidar com esse cenário, o ideal é formar equipes multidisciplinares e adotar ciclos de feedback para manter a comunicação fluida e funcional.
Integração com sistemas e processos legados
Muitas empresas têm sistemas antigos ou processos altamente dependentes de integrações complexas, que geram dificuldade em implementar automações rápidas e iterar sem causar impactos prejudiciais.
A solução é adotar plataformas low-code ou no-code, que facilitam integrações e permitem uma transição gradual dos processos legados.
Medição de resultados e indicadores ágeis
Os KPIs (indicadores-chave de performance) do BPM nem sempre refletem o valor incremental das melhorias ágeis, o que gera dificuldade em justificar os benefícios da abordagem prática para a gestão.
Para resolver essa questão, você pode criar métricas adaptativas, avaliar entregas parciais, valor entregue ao cliente e aprendizado obtido em cada iteração, por exemplo.
Falta de maturidade em metodologias ágeis
Sem domínio de práticas como o Scrum, Kanban ou Lean, o BPM ágil pode virar apenas um rótulo, sem ganhos reais. Como consequência, você pode observar inconsistência nas entregas, falta de ritmo ou confusão nos papéis da equipe.
A solução neste cenário é investir em capacitação e mentoria com especialistas em metodologias ágeis.
Governança e conformidade
Encontrar equilíbrio entre a flexibilidade da metodologia e a necessidade de controle e conformidade, especialmente em setores ou nichos específicos, é uma questão crucial para as companhias. O risco de descumprir normas internas ou externas existe e as consequências podem ir desde atraso nas entregas até prejuízos financeiros por multas ou processos judiciais.
Para resolver a questão, é importante adotar a governança adaptativa, em que revisões e auditorias acompanham o ritmo das operações para evitar processos em desacordo com normas internas ou legislações.
Repare que, ao mesmo tempo em que ações como implementar o BPM ágil têm seus desafios, as próprias funcionalidades da metodologia refletem formas de vencê-los. O segredo é ter paciência, observar os resultados e, claro, capacitar os times para os novos fluxos. Dessa forma, em pouco tempo, a companhia se adapta às novas orientações e coleta resultados cada vez melhores.
Como implementar o BPM ágil?
Antes de qualquer ação, é necessário estudar necessidades e analisar atividades para identificar os erros, as tarefas redundantes ou que não agregam valor, mapear todo o novo fluxo e colocar as funções em prática. Ou seja, você precisa compreender profundamente seu negócio e todas as atividades que o compõem.
Esse processo exige tempo, atenção e, muitas vezes, a utilização de ferramentas específicas para coleta e monitoramento dos dados. Com os sistemas certos, você não apenas desfruta das vantagens do BPM ágil como mantém todas as informações do seu negócio sempre atualizadas e acessíveis por meio de relatórios estratégicos.
Qual a melhor plataforma de BPM ágil para meu negócio?
Uma forma interessante de adotar e saber como implementar o BPM ágil é com o apoio de plataformas sólidas, que ofereçam soluções estratégicas e inteligentes para seu negócio. E, nesse aspecto, a Lecom é perfeita para você.
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