Hoje publicamos mais um post feito em parceria com a ProcessMind, empresa focada na obtenção dos melhores resultados para os clientes a partir de uma visão integrada dos processos de negócio. A prática da gestão de processos é uma disciplina cada vez mais presente no dia-a-dia da maioria das empresas, na busca por maior eficiência e eficácia nas atividades executadas pelos colaboradores. A utilização de ferramentas de automação dos processos (também denominadas BPMS – business process management system), é um dos grandes aliados para o alcance destes resultados. Antes de mais nada, é válido lembrar que a sigla BPM pode significar:
1) Business Process Modeling, ou “Modelagem dos processos de negócio”.
2) Business Process Management, ou “Gestão ou Gerenciamento dos Processos de negócio”
3) Business Performance Management, ou “Gestão da Performance dos negócios”.
Traduzindo, a sigla BPM pode ser observada sobre várias vertentes e é comum haver confusão entre elas, ou mesmo, entre o BPM (conceito) e o BPMS (sistema).
O mais comum na “tradução” da sigla BPM é “Business Process Management” e atualmente está muito em alta todo tipo de trabalho, consultoria ou melhoria orientada a esse conceito, pois, como vimos no post Como enxergar uma empresa sob a ótica de processos?, é algo que contribui e muito para a orientação e os resultados das empresas.
O BPMS em questão nesse artigo é uma suíte de sistemas que devem ser aliados ao BPM em sua função. Falando mais especificamente então sobre o BPMS, ele pode ser definido como um conjunto de componentes de software complementares que funcionam de maneira integrada para suportar todo o ciclo de automação de processos, a saber:
• Modelagem gráfica do fluxo de trabalho;
• Implementação das regras e informações do processo (dados, formulários, integração etc);
• Execução e controle do andamento do processo;
• Medição e análise de resultados em tempo real e após sua conclusão;
• Otimização de processos de negócio multifuncionais, gerando um novo ciclo de evolução dos referidos processos.
Muitas são as vantagens que uma ferramentas de BPMS pode trazer para a organização, tanto em termos de evolução de sua arquitetura tecnológica, como também para a melhoria dos processos. Do ponto de vista dos gestores e colaboradores, podemos citar:
1. Visibilidade: os processos estão definidos e são claros, explícitos para todos os participantes e gestores, bem como está o papel de cada um nos processos;
2. Padronização: processos são executados de acordo com as regras definidas pelo negócio e não de acordo com critérios individuais de cada participante; garantindo a execução das “best practices” (melhores práticas) por todos;
3. Controle: O status da execução de cada processo é monitorado em tempo real e fica disponível para tomada de ação;
4. Produtividade: Melhor aproveitamento dos recursos através de ganhos de produtividade, com menos retrabalhos, já que o sistema pró-ativo leva as atividades aos participantes;
5. Satisfação: pessoas são liberadas de tarefas de controle — o sistema controla — para executar tarefas de alto valor agregado;
6. Alinhamento estratégico: processos são definidos e executados de acordo com a estratégia; além disso, a medição e a análise de indicadores de desempenho reforçam este alinhamento;
7. Agilidade: novos processos e mudanças nos processos para atender às demandas do mercado e dos clientes são implementados em prazos sem precedentes, gerando menor time-to-market (tempo para inserir um produto ou serviço no mercado) e maior competitividade da empresa;
8. Satisfação dos clientes: processos controlados e monitorados provocam significativa melhora na qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes e agilidade na sua entrega.
9. Rastreabilidade: com o armazenamento e o histórico dos processos (juntamente com o fluxo de atividades realizadas), fica mais rápido e mais fácil ter acesso a informações diversas, o que ajuda muito em etapas de auditoria e obtenção de ISO, por exemplo.
10. Racionalização da burocracia: diminui-se consideravelmente o tráfego e a dependência de papéis, já que as decisões e aprovações são feitas por intermédio da suíte;
Para obter estes resultados, é importante uma análise criteriosa dos processos a serem automatizados bem como uma condução adequada do projeto de automação. Sobre isto iremos falar em um próximo momento.
Se desde já quiser saber um pouco mais sobre processos, fica o convite para acessar outros posts sobre o assunto tanto aqui no nosso blog. quanto no blog da ProcessMind. Seguem alguns links:
- Blog ProcessMind:
Alinhamento, estratégia e processos 1 – Modelo de gestão Alinhamento, Estratégia e processos 2 – Governança
- Blog da Lecom:
A retomada da visão de processos 7 diretrizes para implantar com sucesso o BPM em sua empresa Quer conhecer uma ferramenta que faça a Gestão dos processos de sua empresa? Faça contato conosco!
