Não é de hoje que a adoção de um sistema de controle de processos se mostra uma solução eficiente para as empresas que buscam melhorar a produtividade e os resultados das companhias. Aliás, a comprovação dessa afirmação vem em forma de números globais.
Conforme um estudo da Mordor Intelligence, o mercado mundial de BPM (gestão de processos de negócios) é extremamente promissor justamente por oferecer mais organização e domínio sobre as atividades. A pesquisa revela que, até 2030, o setor deve avançar 11,83% e alcançar os US$ 26,26 bilhões.
E não à toa: segundo o relatório, alguns dos maiores benefícios de adotar esse sistema de controle de processos são a redução de custos operacionais, diminuição de falhas e, claro, um aumento significativo na lucratividade.
Ou seja, mais do que uma mera ferramenta de organização, o sistema de controle de processos representa um diferencial competitivo valioso para negócios de todos os portes e nichos de atuação. E, para ajudá-lo a embarcar nessa tendência, preparamos um artigo completo sobre o assunto.
Continue a leitura e entenda:
- o que é controle de processos e como fazê-lo;
- como a automação se aplica a essa metodologia;
- como associar outras tecnologias a essa jornada.
Vamos lá?
O que é controle de processos?
A Gartner define o controle de processos como o ato de monitorar as variáveis responsáveis por influenciar e conduzir processos, a fim de obter mais qualidade e quantidade. Em outras palavras, trata-se do gerenciamento das atividades, com o objetivo de garantir entregas de acordo com os padrões de qualidade pré-definidos pelas organizações.
Além de monitorar o andamento das tarefas, parte do escopo do sistema de controle de processos é buscar oportunidades de melhorias por meio da análise dos resultados. Assim, mais do que manter a produtividade alta, a companhia melhora continuamente.
A importância dessa disciplina está justamente nesse aspecto. Sem o controle, os processos são como uma “caixa preta”: cheios de informações valiosas, mas sem uma forma segura e assertiva de coletá-las e interpretá-las.
Porém, compreender o que é não basta: é crucial saber como fazer controle de processos para garantir que essa disciplina funcione corretamente.
Como fazer controle de processos?
Veja a seguir quatro passos fundamentais para garantir o domínio das atividades..
1. Mapeamento dos processos
Antes de controlar, você deve entender o funcionamento de cada tarefa do seu fluxo de trabalho: quais as etapas, quem são os responsáveis, os insumos e, claro, os resultados de cada uma. Crie um fluxograma para documentar o passo a passo das suas demandas, desde o recebimento até a entrega.
2. Defina seus KPIs
KPIs são indicadores de performance, ou seja, dados que mostram o que funciona ou não na sua organização. Você deve estabelecer uma métrica para cada aspecto que deseja melhorar, como tempo médio de execução, taxa de retrabalho, nível de satisfação do cliente e retorno sobre o investimento.
Com isso, você consegue identificar ineficiências, oportunidades de melhorias e o que, de fato, representa um sucesso.
3. Estabeleça metas e limites reais
Uma vez definidos os KPIs, você precisa criar objetivos reais e limites razoáveis para seus resultados. Afinal, não adianta buscar metas inalcançáveis, não é mesmo? Seja objetivo e tenha clareza sobre suas escolhas para evitar frustrações, sobrecargas de trabalho e prejuízos.
4. Monitore e registre os resultados
O controle de processos não está completo sem uma análise das informações. É por meio desses dados que você:
- reconhece oportunidades de melhoria;
- identifica processos que não agregam valor;
- elimina gargalos;
- corrige erros.
Certifique-se de coletar e estudar os resultados com frequência. Assim, mais do que manter o pleno funcionamento das atividades, você conquista a melhoria contínua e evita prejuízos pela desatualização.
Automação no controle de processos: como associar?
Como vimos até aqui, um sistema de controle de processos é especialmente útil para os processos operacionais de uma companhia, porém, exige bastante tempo. Logo, optar pela automação é uma excelente forma de tornar essa metodologia não apenas mais fácil, mas, principalmente, mais eficiente e segura.
Em termos práticos, a automação no controle de processos ajuda a:
- coletar e monitorar resultados;
- executar tarefas repetitivas;
- identificar falhas em tempo real;
- tomar decisões baseadas em dados;
- gerar relatórios.
Tudo, claro, de acordo com as próprias regras da empresa, graças à implementação de tecnologias como o RPA (automação robótica de processos), que, além de facilitar o dia a dia operacional, torna toda a cadeia de execuções mais inteligente.
Como o RPA se relaciona ao controle de processos?
Os bots de RPA garantem execuções padronizadas e, acima de tudo, seguras, com menos chances de erros e sem variabilidade de resultados. Por atuar em conjunto com outros sistemas de controle de processos e tecnologias como a inteligência artificial, essa ferramenta garante resultados muito mais assertivos.
Dessa forma, não apenas a realização das tarefas se torna mais segura e eficiente, como a análise dos resultados para tomada de decisões estratégicas fica mais completa e inteligente.
3 vantagens-chave de um sistema automatizado
Além de útil para a sua organização, automatizar um sistema de controle de processos tem benefícios que vão além de facilitar a rotina:
- redução de erros e retrabalhos, graças à padronização das tarefas;
- mais previsibilidade e controle sobre as operações, o que reduz custos com solução de problemas;
- integração com outras ferramentas, como inteligência artificial, sistemas de relacionamento com clientes e softwares de planejamento de recursos.
É claro que, quanto mais você explora o sistema de controle de processos, mais vantagens você encontra. Mas, para este fim, você precisa começar pelo principal: uma solução completa que te auxilie desde a etapa de mapeamento das tarefas até a implementação de mudanças com base nos seus resultados.
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