A gestão de processos organizacionais mudou muito nos últimos anos, por causa da transformação digital. Na prática, isso significa que cresceu o número de negócios que utilizam a tecnologia como aliada para melhorar a performance.
Mais do que usar meios digitais, aos poucos, as empresas estão percebendo ainda que precisam mudar o mindset. Mas será que todas estão preparadas para essa nova realidade? Veja o que mudou nos processos organizacionais e as vantagens da transformação digital!
Como era a gestão de processos organizacionais?
Antes da revolução digital, a gestão de processos organizacionais era do tipo funcional, ou seja, a estrutura era determinada pela especialização de cada um em um trabalho. Por esse modo, o gestor enxergava os departamentos de maneira separada e não como se fossem cooperativos.
Além disso, os setores eram totalmente dependentes de instâncias superiores e não havia o compartilhamento de informações. Consequentemente, a tomada de decisões demorava e o nível de assertividade não costumava ser tão alto.
Na gestão organizacional funcional, cada processo ou departamento tinha um objetivo. Portanto, não era possível enxergar o negócio de maneira macro, o que poderia prejudicar os interesses da empresa.
Mudanças ocorridas com a transformação digital
A transformação digital trouxe a possibilidade para as empresas aderirem a gestão de processos organizacionais sistêmica. Apesar disso, não são todos os negócios que mudaram a forma de trabalhar.
De acordo com pesquisa da consultoria IDC, publicada em 2018, apenas 4% dos gestores brasileiros enxergam a tecnologia como prioridade para os processos. Uma das razões pode estar na maneira como as empresas são constituídas.
O CBOK (Guia Para Gerenciamento de Processos) aponta que as organizações não foram criadas pensando nas mudanças e rupturas. Porém, as que apostam na tecnologia saem na frente. Até porque a criatividade e inovação é que diferenciam as empresas, tornando-as mais estratégicas e competitivas.
Nos locais em que a gestão de processos organizacionais é sistêmica, o foco não é simplesmente entregar um produto ou serviço, mas melhorar a forma de trabalhar para que a entrega seja feita. Para isso, as organizações utilizam plataformas e sistemas, como o BPMS, para otimizar os processos, medir o desempenho das equipes e melhorar o que for necessário.
Quando as informações estão integradas em um sistema é mais fácil enxergar como as atividades e trabalhos são interligadas e co-dependentes. Se algo falha ou não apresenta o resultado esperado, a solução pode estar em corrigir alguma etapa do processo.
Cabe destacar ainda que isso pode ser visto rapidamente e sem dificuldades. As próprias melhorias não costumam demorar para acontecer, pois o processo deficitário é identificado com facilidade.
Vantagens da transformação digital
A transformação digital permite que a empresa tenha uma cultura de dados, por meio da automatização de processos, integração entre sistemas e compartilhamento de informações. Assim, toda a equipe pode acompanhar o fluxo de trabalho e os gestores podem diminuir os gargalos na produção.
Essa modernização também pode garantir o aumento da satisfação dos clientes, pois, quando os processos estão bem estruturados, isso é refletido nas entregas. Sem contar que a otimização da gestão pode diminuir custos de operação e desperdícios.
Em uma cooperativa de crédito, por exemplo, é possível diminuir o tempo de análise ao adotar avisos de SLA ao processo. Assim, não há risco das solicitações serem encaminhadas de maneira incompleta e prejudicarem o prazo.
Como mudar a gestão de processos organizacionais?
O primeiro passo, e principal, para automatizar a gestão de processos organizacionais é mudar o mindset da empresa. Não basta escolher uma plataforma ou sistema, se toda a equipe não estiver engajada na nova solução. As mudanças devem ser agregadas à cultura da organização para trazerem resultados efetivos.
Para resolver essa questão e integrar os profissionais, é importante que os líderes promovam reuniões e/ou cursos. Assim, todos saberão o que irão usar e por qual motivo a mudança é necessária.
Então, mais do que adotar uma ferramenta de ponta, os gestores precisam capacitar a equipe e trazê-la para dentro da mudança, por ser algo que irá impactar o dia a dia da organização como um todo.
Caso todas adotem a tecnologia no cotidiano, os gestores poderão, efetivamente, acompanhar as atividades desenvolvidas e tomar as melhores decisões a partir disso.
Quer saber mais sobre como a gestão de processos organizacionais está mudando com a transformação tecnológica? Continue acompanhando o blog da Lecom!
