Entender o que é uma ferramenta BPM (Gestão de Processos de Negócios) é essencial para o sucesso de qualquer empresa, especialmente antes da implementação da metodologia. A compreensão do conceito ajuda, sobretudo, na escolha do melhor software para a organização.
Afinal, esse é um mercado em expansão. Um relatório do Mordor Intelligence diz que a expectativa é de um crescimento de quase 12% ao ano do setor até 2029, com movimentação de mais de 26 bilhões de dólares até lá.
A informação mostra, também, que há muitas plataformas disponíveis. Porém, nem todas são eficazes para a realidade da sua organização, por serem difíceis de usar ou pouco personalizáveis. Às vezes, até a falta de conhecimento sobre os próprios fluxos de trabalho funciona como um empecilho para negócios menores.
Então como contornar os desafios e aderir à adoção de novas soluções?
Para entender sobre o tema e como fazer uma escolha adequada, continue a leitura. No artigo a seguir você confere:
- o que é uma ferramenta BPM e como funciona;
- quais os principais benefícios;
- para que serve uma ferramenta BPM;
- qual a diferença entre BPMS, BPM e BPMN;
- como escolher a ferramenta BPM ideal.
Bom aprendizado!
O que é uma ferramenta BPM?
Uma ferramenta BPM, também chamada de BPMS (Sistema de Gestão de Processos de Negócios), é um software que modela, implementa, executa, monitora e otimiza os processos de negócio por meio de uma única plataforma. Com esse sistema, além de organizar o seu fluxo de trabalho, você automatiza tarefas repetitivas para agilizar e padronizar a execução dos projetos.
Em outras palavras, o BPMS é uma ferramenta para implementação da metodologia BPM, cujo objetivo é otimizar a execução das atividades da empresa.
Como funciona uma ferramenta BPM?
Por meio de uma ferramenta BPM, as empresas podem ordenar fluxos de trabalho de forma mais eficiente, além de reduzir desperdícios, melhorar a comunicação e garantir a conformidade com regras internas e legislações.
Em linhas gerais, o funcionamento de uma ferramenta BPM segue 5 passos:
- modelagem dos processos: criação de uma representação visual dos procedimentos, com todos os recursos, responsáveis e etapas, desde o recebimento da demanda até sua entrega;
- automação: seleção de tarefas burocráticas e repetitivas para tornar autônomas, de modo a reduzir a necessidade de força de trabalho humana por meio de sistemas como o ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) e hiperautomação;
- execução: interação entre usuários e ferramentas e a execução de fato das tarefas selecionadas para automação;
- monitoramento e análise: etapa de avaliação dos resultados por meio de métricas de desempenho e relatórios. O objetivo é eliminar ineficiências e gargalos que possam ainda existir;
- otimização: ajustes e atualizações possíveis, com base nas informações obtidas na etapa anterior. Aqui, a ideia é buscar a melhoria contínua.
É claro que o exemplo acima é apenas uma das possibilidades. Porém, graças à versatilidade das ferramentas BPM, é possível flexibilizar as etapas para abranger quantos passos forem necessários para garantir o máximo de aproveitamento da solução.
Para que servem as ferramentas para BPM?
A ferramenta para BPM serve para automatizar e gerenciar os fluxos de trabalho por meio de uma única plataforma. Assim, a empresa coordena todas as suas atividades de maneira facilitada e tem mais eficiência operacional, já que controla e otimiza os processos de forma contínua e centralizada.
Além disso, a plataforma define as diretrizes para execução de todas as tarefas do negócio. Ou seja, determina as regras e, assim, cria um manual que os colaboradores seguem para criar um fluxo de atividades mais ágil e assertivo.
Por fim, entender o que são as ferramentas para BPM não é o suficiente. É importante saber que o sistema encaminha as ações para as próximas etapas automaticamente. Desse modo, sempre que um responsável finaliza uma fase, o seguinte recebe a notificação de forma imediata para dar continuidade ao processo.
Quais os benefícios de uma ferramenta BPM?
A adoção de um bom software BPM entrega vários benefícios, como:
- mais produtividade, já que a sistematização dos procedimentos reduz a incidência de erros e falhas que causam retrabalho e, consequentemente, atrasam as entregas;
- padronização dos processos por meio da criação de normas para a execução de cada tarefa;
- visibilidade das operações, uma vez que a plataforma centraliza o monitoramento e te permite acompanhar os projetos em tempo real;
- capacidade de adaptação às mudanças, pois a empresa acessa dados vitais para o planejamento e a tomada de decisões;
- redução dos custos operacionais, tanto pela diminuição dos erros quanto pela eliminação de etapas desnecessárias dos processos, o que agiliza sua execução;
- mais colaboração entre os setores, o que melhora a comunicação interna e potencializa as ações, uma vez que a ferramenta é integrável a outras plataformas de gestão para facilitar o compartilhamento de informações.
Qual a diferença entre BPMS, BPM e BPMN?
Se você já ouviu falar sobre BPM, provavelmente já deve ter ouvido sobre BPMS (Sistema de Gestão de Processos de Negócios) e BPMN (Notação para Modelagem de Processo de Negócios). Confira a diferença entre esses termos:
- BPM: disciplina que envolve métodos, técnicas e boas práticas para modelar, analisar, melhorar e automatizar os processos de negócio;
- BPMS: software que efetivamente automatiza os processos do BPM. É uma ferramenta de modelagem de dados, execução, automação, monitoramento e otimização dos fluxos de trabalho;
- BPMN: padrão gráfico utilizado para representar visualmente os processos. Utiliza diagramas com símbolos específicos para ilustrar os procedimentos.
Veja a tabela a seguir e compreenda as diferenças entre as ferramentas.
| TERMO | O QUE É? | O QUE FAZ? | EXEMPLO |
| BPM | Metodologia | Gerencia e otimiza os processos | Revisão e otimização do fluxo de atendimento ao cliente |
| BPMS | Software | Automação dos processos | Automatização de procedimentos para compras e pagamento de faturas |
| BPMN | Notação | Modelagem visual dos processos | Criação de representação visual do fluxo de trabalho e esclarecer os procedimentos |
Como escolher uma ferramenta BPM eficiente?
Agora que você entendeu o que é uma ferramenta BPM e seus benefícios, chegou o momento de aprender como escolher a plataforma mais adequada para a realidade do seu negócio.
Afinal, nem todo sistema BPM supre as necessidades de uma organização, já que muitos não são robustos o suficiente ou não contam com recursos de personalização. Por isso, procure pelos seguintes requisitos ao avaliar as opções disponíveis:
- integração com sistemas existentes, para uma transferência ágil de informações entre departamentos;
- escalabilidade para alavancar as operações com um bom custo-benefício;
- usabilidade facilitada, para que os usuários não “se percam” no dia a dia em meio a diversas funções;
- suporte de qualidade ao usuário para resolver qualquer problema ou dúvida o mais rápido possível;
- personalização para garantir que o sistema BPM atenda às necessidades únicas do seu negócio.
E agora? Qual ferramenta escolher?
À primeira vista, encontrar todos esses recursos em uma mesma ferramenta parece uma tarefa difícil, não é? A boa notícia é que uma plataforma com essas características existe e se chama Lecom.
Além dos recursos acima, a solução oferece:
- criação simplificada de fluxos de trabalho visuais;
- formulários responsivos;
- sistema de armazenamento em nuvem;
- acesso via mobile;
- automação de tarefas;
- relatórios dinâmicos e baseados em dados reais.
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