Entender como fazer modelagem de processos com BPM permite visualizar todas as engrenagens do seu sistema de trabalho de forma centralizada. Essa abordagem facilita o acompanhamento das tarefas em tempo real e também a correção rápida de qualquer erro ou gargalo operacional. Portanto, é a estratégia ideal para manter a saúde dos seus negócios.
Graças a esses e outros aspectos, o mercado de BPM para análise de processos cresce exponencialmente pelo mundo. Dados do Mordor Intelligence demonstram que o setor de gestão de processos, já avaliado em mais de 16 bilhões de dólares em 2025, deve expandir 11,83% até 2030 e chegar aos US$ 29,26 bilhões.
E não à toa. A adoção de diagramas de processos empresariais para traduzir as funções e responsáveis é uma das principais vantagens da metodologia BPM, mas está longe de ser a única. E se você deseja saber mais sobre esse tópico, não deixe de acompanhar este artigo.
Aqui, falamos sobre como fazer modelagem de processos com BPM e como a Lecom te ajuda a organizar todos os seus fluxos de trabalho com facilidade, segurança e eficiência.
Confira!
O que é a modelagem de processos?
É a representação visual dos procedimentos de uma empresa. Os objetivos dessa abordagem são documentar, analisar e compreender todas as etapas que compõem o fluxo de trabalho. Em outras palavras, a modelagem abrange desde o entendimento da necessidade até a entrega do produto ou serviço.
No geral, existem três formas de estruturá-la:
- Diagramas de processos empresariais;
- Mapa;
- Modelo.
O diagrama de processos empresariais é o mais simples e também o mais utilizado pelas organizações. Esse modelo apresenta a sequência de atividades a executar para uma determinada atividade, como “recebimento da demanda → identificação das necessidades → execução dos procedimentos → revisão → entrega”.
O mapa, além de mostrar as atividades, descreve como as tarefas se conectam aos executores, resultados e eventos futuros. Aqui, além de apresentar as etapas, a modalidade descreve os setores e responsáveis por cada uma.
Já o modelo é o método padrão e inclui mais detalhes que os anteriores, como o detalhamento dos recursos de cada projeto. Ou seja, além de mostrar o caminho da demanda, seus responsáveis e setores, apresenta os insumos, tecnologias e ferramentas necessárias para executá-la.
Independentemente do formato escolhido, a representação dos negócios ajuda no treinamento de novos colaboradores e auxilia os profissionais a entender o que fazer. Essa padronização da modelagem de processos com BPMN (um modelo de notação reconhecido internacionalmente) reduz riscos de atrasos na entrega das demandas.
O que é uma modelagem de processos com BPMN?
Trata-se de uma forma padronizada de representar visualmente como um processo funciona dentro de uma determinada organização. BPMN significa “Business Process Model and Notation”, uma notação gráfica adotada por empresas do mundo inteiro para mapear, analisar e melhorar processos, atividades, entregas e resultados da organização.
Com o BPMN, você cria um fluxograma avançado, em que cada símbolo tem um significado específico para mostrar:
- quais as atividades a executar;
- quem realiza cada tarefa;
- quais decisões ocorrem ao longo do processo;
- qual a sequência correta das etapas;
- em que ponto estão as entradas, saídas e integrações com sistemas;
- como o processo começa e termina.
Em resumo, a modelagem de processos com BPMN é a prática de criar diagramas estruturados que representam o funcionamento de procedimentos organizacionais. Seu objetivo é auxiliar no entendimento, automatização e melhoria contínua de processos com BPM.
Como funciona a modelagem de processos dentro do BPM?
A modelagem de processos é uma das etapas da metodologia BPM, sigla para Business Process Management ou gerenciamento de processos de negócios, em português. A ação acontece no momento em que os gestores verificam a existência de gargalos nas operações e encontram formas de minimizá-los.
O foco das ações é sempre o negócio. Ao compreender como fazer modelagem de processos com BPM, a empresa destrincha o funcionamento da organização e, em seguida, escolhe quais processos priorizar. Aqui, você também detalha os fluxos de processos, conforme o método adotado.
Depois da implementação da modelagem, ocorre a execução efetiva dos processos, com testes e implementação das melhorias.
Se quiser entender um pouco mais sobre os conceitos de BPM e BPMN, leia este artigo: qual é a diferença entre BPM e BPMN? Entenda as definições e vantagens.
Qual a importância da modelagem de processos para as empresas?
A modelagem de processos com BPM auxilia no mapeamento de tudo o que acontece com as demandas da empresa. Desse modo, a companhia cria novos padrões e ganha ampla visibilidade dos fluxos de trabalho, o que permite também a correção de gargalos e inclusão de melhorias.
Por exemplo, imagine uma receita de torta. Além de conhecer os ingredientes, você precisa saber a ordem, o método de preparo e o tempo entre as etapas até que o alimento fique pronto, concorda?
Caso o resultado não seja o esperado (uma saborosa torta), é porque um dos procedimentos não funcionou adequadamente. Será que o erro estava na escolha dos ingredientes, no tempo ou no modo de fazer?
Na modelagem de processos com BPM, você identifica a resposta diretamente em um fluxo de trabalho, já que o diagrama mostra desde a definição das ações até a entrega do produto ou serviço.
O que nos leva ao ponto mais importante, que é saber exatamente como fazer modelagem de processos com BPM.
Como fazer modelagem de processos com BPM?
A execução da modelagem é um ciclo bem estruturado e contínuo, que vai desde o entendimento do processo até sua melhoria, e envolve as seguintes etapas:
- Definição dos objetivos;
- Coleta de informações sobre os procedimentos da empresa;
- Documentação das descobertas;
- Modelagem dos processos;
- Análise das informações.
Detalhamos cada fase a seguir.
1. Definição dos objetivos
Para aprender como fazer modelagem de processos com BPM, defina seus objetivos organizacionais ou o que a empresa pretende ganhar com a prática.
Seus objetivos podem ser desde organizar o SLA (Service Level Agreement, ou acordo de nível de serviço), até aumentar a produtividade ou otimizar as entregas, por exemplo. O importante é alinhar as metas com a estratégia do negócio.
2. Coleta de informações sobre os procedimentos da empresa
O segundo passo é coletar as informações sobre cada processo. O ideal é ter o máximo possível de dados, como etapas, equipes envolvidas, responsáveis, prazos de entrega, erros comuns e ferramentas.
A prática ajuda a ter uma visão mais abrangente das atividades e facilita a visualização do passo a passo de execução. Assim, fica mais fácil identificar melhorias.
3. Documentação das descobertas
Outro passo para entender como fazer modelagem de processos com BPM é documentar todas as suas descobertas. A ação dá mais controle sobre os procedimentos e simplifica a integração entre ferramentas e fluxo de trabalho.
Na prática, fica mais fácil compartilhar o modelo com toda a empresa, já que tudo o que os colaboradores precisam saber está disponível em um documento padronizado.
4. Modelagem dos processos
Neste ponto, descreva todas as ações e a ordem lógica. Em seguida, use sua plataforma para modelar os processos. A ideia aqui é reunir todas as tarefas no mesmo documento e determinar seu funcionamento e formas de colocá-las em prática na sequência prevista de forma automatizada.
5. Análise das informações
O último passo do tutorial que ensina como fazer modelagem de processos com BPM é analisar as informações em busca de pontos de melhoria. Pode ser um procedimento errado ou uma tarefa com excesso de etapas.
O importante é encontrar oportunidades de otimização para agilizar a execução das atividades e, assim, aumentar a eficiência operacional do negócio.
Uma dica extra é não parar a modelagem de processos nesta etapa. Fique atento ao cumprimento das iniciativas do dia a dia. Assim, você promove a melhoria contínua de processos com BPM, pois sempre atualiza as etapas conforme sentir necessidade.
Também é crucial contar com uma ferramenta adequada para o mapeamento. A escolha do sistema correto pode te ajudar a obter melhores resultados, além de reduzir custos e possibilitar a adoção de novas tecnologias no futuro, como inteligência artificial ou automação de processos.
Como escolher a melhor ferramenta para modelar processos com BPM?
Na hora de escolher uma ferramenta de modelagem de processos, você precisa buscar plataformas completas, que ofereçam os recursos e funcionalidades necessárias, além de basear sua pesquisa em critérios evidenciem os benefícios do sistema, como:
- robustez;
- facilidade de uso;
- flexibilidade;
- segurança;
- integração com outros sistemas;
- rastreabilidade;
- escalabilidade.
Isso porque não basta saber como fazer modelagem de processos com BPM: você precisa de um sistema específico para identificar, analisar, organizar e desenhar o diagrama. Apenas então, quando já tiver segurança sobre o fornecedor, é o momento de iniciar a implementação.
Como começar a implementação do BPM para análise de processos e modelagem?
A melhor forma de implementar o BPM na companhia é com a Lecom. Não apenas porque somos uma plataforma completa de gestão de processos com 30 anos de experiência no assunto, mas também porque, com nossas soluções, você vai muito além da modelagem e análise dos procedimentos.
Na Lecom, além de compreender todos os passos dos seus processos, você desfruta de tecnologias cruciais para o sucesso de qualquer empresa, como automação, inteligência artificial e desenvolvimento low code.
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