A busca por melhorias no fluxo organizacional é uma constante na vida empresarial de gestores. Para isso, muitos investem em iniciativas como melhorar a gestão por processos para aumentar os lucros e obter números cada vez mais positivos para os negócios.
Aliás, estatísticas sobre o mercado de BPM confirmam a busca por avanços. Um estudo realizado pela Mordor Intelligence revela que espera-se um investimento superior a US$26 bilhões no setor até 2029, o que significa um aumento de 11,83% em apenas 5 anos.
Se você quer saber mais sobre como melhorar a gestão por processos, quais as ferramentas do setor indicadas para te ajudar nessa tarefa e os benefícios por trás da metodologia, continue a leitura!
O que é a gestão por processos?
Gestão por processos é o conjunto de práticas criadas para aperfeiçoar o fluxo organizacional de uma empresa, visando a melhoria na produtividade e, consequentemente, o aumento das entregas e resultados. Na metodologia, tanto os gestores quanto os colaboradores propõem estratégias pensadas para desenvolver, controlar, documentar e monitorar os processos.
Dessa forma, todas as áreas podem operar em sintonia, mirando um objetivo comum, com funcionários, equipamentos e recursos voltados ao bom desempenho e à entrega de resultados positivos.
Aqui, diferentemente do BPM, que foca em sistematizar e analisar os resultados dos procedimentos empresariais, a gestão por processos propõe um funcionamento negocial com base nas atividades de todos os setores coordenados.
Neste cenário, há a interação entre todas as áreas de uma empresa em prol de metas em comum.
Neste modelo, não existe, em termos organizacionais, uma “visão hierárquica” dos procedimentos, porque se reconhece a necessidade de cada setor igualmente para a entrega do resultado. Assim, todos caminham juntos para melhorar a gestão por processos.
Como é feita a gestão por processos?
O primeiro passo para saber como fazer a gestão por processos é criar uma cultura interna bem definida.
Para tanto, é preciso incluir e treinar os colaboradores e as equipes de todos os níveis para que aprendam a utilizar as ferramentas BPM para a melhoria das atividades envolvidas nas entregas.
Via de regra, a implementação da gestão de processos passa por 3 passos essenciais:
- Mapeamento dos processos;
- Integração de setores;
- Definição de indicadores de desempenho.
Mapeamento de processos: o que é?
O mapeamento de processos é uma técnica muito usada para transformar o fluxo de atividades da empresa em uma representação visual clara. Faz uso de formas, linhas e cores específicas para facilitar a identificação dos procedimentos, origem e destino, pessoas envolvidas e tempo de execução de cada um.
Por meio do recurso, é possível criar, literalmente, um mapa de todos os processos que envolvem a cadeia de produtividade de uma empresa, desde o início da demanda até a entrega efetiva ao consumidor final.
A etapa é essencial para, mais do que organizar o fluxo, tornar totalmente claros às equipes os objetivos de negócio e o passo a passo para alcançá-los.
Os benefícios da gestão por processos
Depois de entender o que é a gestão por processos, é natural que você se pergunte quais as vantagens de adotar a metodologia. Dentre os principais, podemos citar:
- visão mais ampla e analítica dos negócios: com o BPM, você acessa dados sólidos que permitem uma tomada de decisões mais ágil e assertiva;
- mais facilidade para enxergar gargalos: com os dados obtidos, pode identificar falhas e gargalos e eliminá-los antes que gerem prejuízos;
- integração entre equipes e setores: uma ferramenta BPM bem estruturada facilita a comunicação entre setores, o que permite mais sinergia e integração entre os times;
- foco no desenvolvimento e na entrega do produto/serviço: com o BPM, toda a sua equipe foca em entregas e no desenvolvimento como um todo, sem precisar dispensar atenção e força de trabalho às tarefas repetitivas e burocráticas;
- aplicação e análise permanente de indicativos de sucesso: um dos maiores benefícios do BPM é a possibilidade constante de análise de métricas de sucesso. Assim, mais do que saber o que funciona ou não, você sabe também quais decisões tomar, baseando-se em dados.
A lista se estende! Aqui, é imprescindível a participação de todos os níveis de colaboração da empresa — além do uso fundamental de uma ferramenta de BPM, sobre a qual falamos a seguir.
Ferramentas BPM: entenda mais
Até aqui, muito se falou sobre uma ferramenta BPM para melhoria de processos. Porém, é importante conceituar e esclarecer sua importância nas empresas como parte da transformação digital.
Em linhas gerais, as ferramentas BPM são sistemas capazes de fornecer recursos que suportam gerenciamento, controle, automação e melhoria dos sistemas de forma contínua. Para tanto, levam em conta não apenas os objetivos de negócios, como também a análise de métricas de sucesso e insucesso.
Dessa forma, é possível que você, gestor, identifique erros e acertos para consertar ou otimizar determinados procedimentos, visando à melhoria contínua do fluxo de atividades da sua companhia. Isso, na prática, além de influenciar positivamente suas entregas, impacta diretamente os seus resultados.
Os enfoques das ferramentas BPM
- Sistemas: quando a ferramenta se concentra em processos que operam sem intervenção humana;
- Ser humano: a ferramenta tem, como foco, a criação de recursos para melhorar a interação humana (com interfaces projetadas, alertas e notificações);
- Documentos: a atuação da ferramenta abrange tudo o que diz respeito a documentos, como emissão, formatação, assinatura e verificação de contratos.
Apesar dos enfoques diversos, algumas ferramentas mais avançadas podem absorver todas as demandas e executá-las de forma mais agilizada. Assim, com apenas um software, a empresa pode gerenciar sistemas, promover desenvolvimento humano e acessar documentos de uma vez só!
Isso reforça a ideia de que, se você busca formas de melhorar a gestão por processos, a aquisição de uma ferramenta BPM é indispensável.
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