Processos corporativos: 4 dicas essenciais para conduzi-los bem

O primeiro passo para um projeto bem-sucedido de construção de processos corporativos é a reunião de kick-off no cliente. Quando são apresentadas as equipes envolvidas diretamente no projeto, alinhadas as expectativas e levantados os pontos que deverão ser atendidos no contrato como carga horária, alocação de recursos, forma de atendimento e SLA de atendimento.

Etapas dos processos corporativos

A etapa mais importante na construção de processos é a de alinhamento de expectativas, fundamental para o bom andamento do projeto. Nesse momento, deve ficar claro para o fornecedor e para o cliente quais requisitos deverão ser atendidos bem como as restrições e premissas do projeto. Além do que será possível ou não incluir nas entregas dentro dos prazos e horas estabelecidas para o projeto.

Após o alinhamento e a ciência de todas as tarefas, o gerente de projetos construirá o cronograma dessas atividades e passará para o cliente. A partir de então, o bom controle e a medição do escopo irão garantir entregas de qualidade e satisfação do patrocinador/usuário-chave e das partes interessadas.

No decorrer do projeto, são realizadas outras reuniões que chamamos de check-points. Elas têm por objetivo medir o cumprimento das atividades e garantir o seu bom andamento. Caso sejam detectadas anomalias, estas deverão ser registradas e tratadas pelos respectivos responsáveis a fim de não comprometer qualidade, prazos e custos anteriormente acordados entre as partes.

processos corporativos

 

Segredos de um bom time 

O sucesso do projeto tem ligação direta com uma equipe qualificada para conduzi-lo. Por isso, na Lecom, contamos com um time focado na construção/desenvolvimento de processos composto por consultores. Assim entre as principais responsabilidades desses profissionais estão:

1- Conduzir reuniões com o cliente final

Com boa comunicação é preciso mediar a reunião para que o foco não se perca. Buscando o atingimento de objetivos e entendimento da necessidade a ser construída na ferramenta.

2- Documentar o que foi entendido

Atuar com linguagem funcional para que o cliente entenda facilmente o que foi escrito pelo consultor e poderá concordar ou discordar dos pontos expostos no documento.

3- Entender do negócio do cliente 

Por meio de reuniões, é possível absorver o máximo de conhecimento do negócio do cliente para buscar melhorias dos processos existentes com foco na sua otimização. Bem como a automação propriamente dita.

4- Desenvolver tecnicamente

Desenvolver a solução solicitada na ferramenta de BPM e dividir esse desenvolvimento em partes entregáveis, chamadas de Sprints, em que o cliente possa ter um rápido retorno em curto espaço de tempo (uma ou duas semanas). O objetivo é realizar entregas parciais de um mesmo processo, e, assim, o cliente pode experimentar gradativamente a solução. Então, com esse tipo de metodologia, detectamos rapidamente eventuais desvios e reduzimos custos na correção dos mesmos.

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Evolução dos processos corporativos

Para desenhar processos em linha com os objetivos do negócio, é necessário um trabalho conjunto do fornecedor e de profissionais das áreas de negócios do cliente. É preciso, portanto, uma aliança estratégica. Isso porque o desenvolvimento dos processos no BPM é sempre compartilhado, principalmente com a área demandante.

Geralmente, as áreas de negócio elegem um profissional, que conhece muito bem o negócio (usuário-chave), para ser responsável por passar toda a experiência aos consultores. Além disso, ele valida as entregas do fornecedor e dá prosseguimento ao projeto para a fase de produção.

Eventualmente, mais que um fornecedor pode ser envolvido, dependendo do objetivo do processo. Principalmente em casos em que é necessário integrar soluções, em um trabalho realizado a quatro mãos.

Os processos corporativos podem sofrer evoluções ao longo do tempo, sem comprometer o dia a dia do negócio em curso. Essa é uma prática bastante comum em todos os clientes, chamada de “PDCA” ou melhoria contínua de processos. A sigla PDCA vem do inglês: P = Plan (planejar), D = Do (fazer, executar), C = Check (de verificar) e A = Action (agir).

Os processos criados são “vivos” porque estão em constante evolução. As evoluções não impactam o dia a dia do cliente. Pois as melhorias são geradas à parte e somente vão para produção em uma nova versão, após a validação/aceite da área que solicitou a atualização.

Portanto, para as empresas, ter processos adequados, simples, inteligentes e digitais significa expressivo ganho em:

  • Produtividade,
  • Tempo,
  • Rentabilidade e
  • Fortalecimento da estratégia do negócio.

Muitos dos nossos casos de sucesso na evolução dos processos dos nossos clientes apresentam aumento considerável de performance na simples automação do processo, que normalmente antes era feito por meio de papéis ou planilhas informais, envolvendo grande número de pessoas, sem controle algum de prazos. Portanto, otimizar processos é chave para conquistar agilidade/produtividade, altamente estratégica na nova era.

Processos corporativos e a inovação

Processos inovadores e disruptivos proporcionam, entre inúmeros benefícios, sincronização perfeita entre diferentes áreas de negócios nas organizações. Ou ainda entre empresas e filiais, fornecedor e clientes, sem contar a ampliação da competitividade dos nossos clientes em relação à sua concorrência.

O gerenciamento das atividades por processos por meio do BPM é um caminho sem volta. Uma vez que esse tipo de mudança de paradigma nas empresas é percebida rapidamente, apoiada por:

  • entregas parciais,
  • otimização dos processos físicos e
  • aumento da produtividade.

A evolução é inevitável e necessária dos negócios da nova economia. Você e sua empresa estão preparados?

E se quiser saber um pouco mais sobre processos digitais, assista o Webinar “Processos Digitais como alicerce da Transformação Digital”, com Diego Mesquita, Head de Alianças e Parcerias Estratégicas na Lecom Tecnologia.

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