Adotar a automação RPA é uma das formas mais eficientes de evoluir a cadeia produtiva das companhias. Cientes disso, cada vez mais empresas buscam implementar essa tecnologia e desfrutar de suas vantagens. E já existem pesquisas que comprovam esse avanço.
Segundo dados da Mordor Intelligence, o mercado de Robotic Process Automation, a automação RPA, está avaliado em US$ 6,31 bilhões. A previsão é de que, até 2030, o setor alcance os US$ 22,91 bilhões: um aumento de quase 30% em 5 anos.
No relatório, os principais motivos para essa transformação são os inúmeros benefícios do RPA para empresas, como melhoria nos resultados, redução de erros e economia de recursos.
Mas o que é RPA? Como implementar essa tecnologia e, de fato, conquistar essas vantagens? Quais são as diferenças entre esse tipo de automação e a tradicional?
É o que falamos neste material! Continue a leitura e saiba como começar!
O que é RPA?
RPA, sigla em inglês para “Robotic Process Automation”, ou Automação Robótica de Processos, é uma tecnologia que automatiza tarefas repetitivas e baseadas em regras que, normalmente, são responsabilidade de agentes humanos. Neste modelo, em vez de programar integrações complexas, um bot ou robô de RPA emula as ações das pessoas de clicar, copiar, colar, ler telas ou preencher formulários, por exemplo.
Em outras palavras, a automação RPA acelera os processos operacionais, reduz erros humanos e libera os agentes para atividades de mais valor, como interações com clientes ou desenvolvimento de novas estratégias.
Como funciona a automação de processos com RPA?
Em termos gerais, a automação RPA atua por meio de bots que imitam as ações humanas segundo um fluxo pré-definido. Para garantir a correta execução das tarefas, essa tecnologia precisa seguir algumas etapas-chave. Conheça cada uma a seguir.
1. Descoberta e mapeamento
O primeiro passo para implementar a automação de processos com RPA é identificar os processos e mapeá-los para compreender seu fluxo de funcionamento, com todos os pontos de decisão, volume e exceções.
2. Padronização e criação do fluxo
Defina o funcionamento do fluxo baseado no mapeamento da etapa anterior. Aqui, é a hora de configurar os sistemas para funcionarem de acordo com o que sua empresa precisa para conquistar os resultados.
3. Testes
Realize testes para identificar eventuais falhas e pontos de melhoria. Aplique atualizações e, se necessário, refaça o fluxo para garantir o funcionamento adequado.
4. Execute o novo fluxo
Uma vez finalizados os testes, é hora de colocar o novo fluxo de trabalho em ação. Neste momento, o ideal é escolher processos com menos impacto no resultado, mas que, ainda assim, são cruciais para as entregas.
5. Analise os resultados e aplique melhorias
Depois da implementação, é hora de coletar os resultados e, com base nos dados, buscar a melhoria contínua e a constante atualização dos sistemas. Dessa forma, mais do que entregas positivas, seu ecossistema será sempre funcional e eficiente.
Este é o ciclo básico de funcionamento da automação RPA. Contudo, vale reforçar que, a depender da complexidade dos processos, você pode precisar de mais etapas. Então, lembre-se de estudar cuidadosamente tanto a sua necessidade quanto as possibilidades da sua ferramenta.
Qual a diferença entre RPA e automação tradicional?
Apesar de parecidas, a automação RPA e a tradicional são bastante diferentes em termos de arquitetura, aplicação e nível de flexibilidade e escalabilidade. Veja mais detalhes na tabela a seguir.
|
Automação RPA |
Automação tradicional |
|
|
Abordagem técnica |
Atua na interface e imita comportamento humano de clicar, digitar e ler telas, por exemplo |
Exige integração direta com o sistema e executa funções mais limitadas, como transmitir documentos |
|
Velocidade de implementação |
Rápida: ideal para provas de conceito, MVPs e processos que exigem resultados mais urgentes |
Lenta: voltada a projetos mais longos, que dependem de TI e ciclos de desenvolvimento |
|
Escopo de uso |
Melhor para tarefas repetitivas, baseadas em regras e manuais |
Melhor para processos estruturados, estáveis e complexos |
|
Flexibilidade e manutenção |
Mais flexível, tanto para criação quanto para atualização |
Mais robusta e complexa, já que exige atuação da TI |
|
Custos |
Custo inicial mais baixo |
Custo inicial pode ser mais alto, a depender da complexidade |
Em outras palavras, enquanto a automação RPA oferece rapidez, flexibilidade e imita o comportamento humano, a automação tradicional traz mais robustez, integração direta com sistemas e profundidade.
Quais os benefícios do RPA para as empresas?
Como mencionamos anteriormente, a automação RPA oferece vantagens extremamente estratégicas para as companhias que sabem utilizá-la corretamente. E, agora que você já sabe como implementar essa tecnologia, vamos apresentar alguns dos principais benefícios dessa metodologia. Confira a seguir.
Redução de custos operacionais
No RPA, robôs executam tarefas repetitivas, o que significa que não existem pausas ou demoras. Um único bot pode substituir várias pessoas em atividades administrativas, o que ajuda na redução de custos, e permite que esses trabalhadores atuem em tarefas com maior valor agregado.
Aumento da produtividade
Processos que antes demoravam até semanas passam a tomar poucas horas, às vezes até menos. Além disso, os bots reduzem significativamente a necessidade de refações ou atrasos, graças à padronização das tarefas.
Escalabilidade e flexibilidade
É possível aumentar a capacidade da automação RPA sem necessidade de grandes mudanças no ecossistema. Significa dizer que, com poucas alterações, você agrega mais processos e expande as operações sempre que precisar.
Melhora na conformidade e segurança
O RPA gera logs e relatórios detalhados de cada execução. Esses dados facilitam auditorias, asseguram o compliance e reduzem os riscos regulatórios. Essa característica é particularmente útil para setores como financeiro, jurídico ou de seguros.
3 exemplos de RPA em empresas
Para finalizar a apresentação da automação RPA, selecionamos 3 situações práticas que servem como exemplos de RPA em empresas. Aqui, nosso objetivo é te mostrar que a tecnologia é dinâmica e aplicável a vários contextos e organizações.
Exemplo 1: processamento de notas fiscais no setor financeiro
Imagine um departamento financeiro com grande volume de notas fiscais recebidas por e-mail. Esses documentos exigem conferência e lançamento no sistema para controle de valores. Neste cenário, a automação RPA atua da seguinte forma:
- acessa a caixa de entrada e baixa as notas em anexo;
- extrai os dados e coleta as informações (CNPJ, valor, data);
- valida as informações no ERP;
- registra a nota no sistema.
Onboarding de colaboradores pelo RH
Um setor de recursos humanos precisa criar acesso para os novos funcionários. Aqui, o papel do RPA é:
- receber os dados do novo empregado;
- criar uma conta de e-mail corporativo;
- gerar logins nos sistemas referentes à sua nova ocupação;
- enviar uma mensagem de boas-vindas e instruções.
Atendimento ao cliente pela equipe de SAC
Imagine um setor de atendimento ao cliente que recebe alto volume de chamados relacionados a demandas simples, como 2ª via de boleto, recuperação de senha, atualização cadastral ou consulta de status de pedidos. Neste cenário, a atuação do RPA é da seguinte forma:
- o bot recebe a solicitação via chatbot, e-mail ou portal de atendimento;
- consulta o sistema interno em busca de instruções sobre a solução mais adequada;
- gera o boleto, documento ou resposta para o cliente.
Para casos mais complexos, que exigem atenção de suporte especializado, o bot encaminha o atendimento e as informações coletadas para uma pessoa responsável.
Que a automação RPA é útil, não resta dúvida. A questão agora é descobrir como escolher uma ferramenta adequada para as suas necessidades. Afinal, não basta decidir implementar uma nova tecnologia na empresa: é importante reconhecer o que você precisa para saber qual sistema tem mais chance de entregar os resultados desejados.
Como escolher boas ferramentas de RPA?
O primeiro passo para selecionar uma ferramenta de RPA é, portanto, compreender do que sua organização precisa. Você deve avaliar os requisitos técnicos, como volume de processos, complexidade e escopo. Depois, lembre-se de considerar também:
- recursos técnicos essenciais: quão fácil deve ser a utilização das ferramentas, quais as integrações possíveis;
- critérios de segurança e compliance: verifique se essa ferramenta segue as normas da LGPD e outras legislações;
- custo e modelo de licenciamento: avalie o custo-benefício e forma de licenciamento da ferramenta para determinar seu orçamento;
- suporte, comunidade e ecossistema: avalie como é o suporte da ferramenta e se existe uma comunidade ativa para troca de feedbacks e experiências;
- escalabilidade e futuro: verifique se a ferramenta oferece infraestrutura para aumentar e evoluir os processos.
E, se você não sabe como começar a sua busca, conheça a Lecom: uma plataforma de gestão inteligente que oferece todas essas características e muito mais!
Com a Lecom, você não precisa mais contar com dados inconsistentes, planilhas bagunçadas nem papéis perdidos: centralize todas as informações num dashboard único, de forma organizada e simples, e colete resultados mais assertivos, lucrativos e estratégicos para a sua companhia.
Agende uma demonstração da Lecom em ação e veja, na prática, como podemos te ajudar!
FAQ
O que é automação RPA?
RPA (Robotic Process Automation), ou Automação Robótica de Processos, é uma tecnologia que utiliza softwares, conhecidos como “robôs”, para executar tarefas repetitivas e baseadas em regras, normalmente realizadas por humanos. Esses robôs conseguem interagir com diferentes sistemas, planilhas e aplicativos sem a necessidade de alterar a infraestrutura existente. O objetivo do RPA é aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar os colaboradores para atividades mais estratégicas. É bastante utilizado em áreas como finanças, recursos humanos, atendimento ao cliente e logística por trazer ganhos de produtividade e permitir que as empresas escalem suas operações de forma mais ágil.
Qual a diferença entre RPA e automação tradicional?
A principal diferença entre RPA e a automação tradicional está na forma como as duas tecnologias são aplicadas. A automação tradicional geralmente requer integração profunda com os sistemas, alterações no código e desenvolvimento específico, o que demanda mais tempo e custos elevados. Já o RPA imita as ações humanas diretamente na interface dos sistemas existentes, sem a necessidade de grandes mudanças estruturais. Em outras palavras, a automação tradicional é mais rígida e técnica, enquanto o RPA é flexível, mais rápido de implementar e focado em processos administrativos e repetitivos, como um “colaborador digital” que atua em conjunto com os funcionários.
Quais empresas podem usar RPA?
O RPA pode ser aplicado em praticamente qualquer empresa, independentemente do porte ou setor, desde que haja processos repetitivos, baseados em regras e com alto volume de transações. Companhias e setores de finanças, seguros, saúde, logística, varejo, telecomunicações e até órgãos públicos já utilizam a tecnologia. Pequenas e médias empresas também podem se beneficiar, especialmente em áreas administrativas, como emissão de relatórios, conciliação de dados, faturamento e gestão de cadastros. A grande vantagem é que o RPA não depende de integrações complexas e atua diretamente sobre sistemas existentes, inclusive legados, o que amplia a aplicabilidade em diferentes cenários corporativos.
O RPA substitui funcionários?
O RPA não deve ser visto como uma substituição completa de funcionários, mas como um recurso para potencializar a produtividade das equipes. O sistema automatiza tarefas repetitivas, manuais e de baixo valor agregado e permite que os colaboradores foquem atividades mais estratégicas, criativas e que exijam análise ou interação humana. Em vez de reduzir postos de trabalho, muitas empresas utilizam o RPA para reduzir custos operacionais, minimizar erros e aumentar a eficiência. Assim, os profissionais podem ser realocados para funções que realmente impactam o negócio, elevam a satisfação no trabalho e agregam mais valor à empresa.
Como começar a implementar RPA?
Para começar a implementar RPA, a empresa deve mapear e priorizar processos manuais que consomem muito tempo e apresentam alto volume ou risco de erros. Em seguida, é importante avaliar o retorno sobre investimento (ROI) e selecionar um processo-piloto para uma prova de conceito. A escolha de uma ferramenta adequada e a formação de um time multidisciplinar — com TI, negócio e governança — são etapas fundamentais. Após validar o piloto, o próximo passo é estruturar um modelo de governança, escalonar a automação para outras áreas e acompanhar métricas de desempenho para garantir melhorias contínuas.
