Conquistar a eficiência e a eficácia é um objetivo constante para gestores ao redor do globo — mesmo que muitos ainda não compreendam completamente as diferenças entre os dois termos.
A questão é que, embora sejam aspectos desejados por qualquer companhia, representam fatores diferentes, com impactos diversos nos resultados, especialmente quando falamos sobre a Gestão de Processos de Negócios — o BPM, uma metodologia organizacional que cresce exponencialmente justamente pelas possibilidades de otimização da eficiência e da eficácia dos negócios.
Mas, afinal, o que são esses termos? Quando se diz que “quer mais eficiência” ou “busca mais eficácia”, qual é o desejo real? É sobre esse tema que falamos neste conteúdo!
Continue a leitura para compreender os aspectos e a diferença entre eficiência e eficácia — e veja uma plataforma completa que te ajuda a conquistar as duas!
O que são eficiência e eficácia?
Antes de qualquer coisa, vamos definir os significados desses termos. Com essa compreensão, ficará mais fácil entender como buscá-las e qual o impacto de cada uma na organização.
Eficiência
Segundo o Dicionário Michaelis, eficiência é a capacidade de realização de um trabalho com qualidade; “atributo ou condição do que é produtivo”. Ou seja, esta característica está diretamente relacionada à produtividade e aptidão na execução das atividades.
Eficácia
Já a eficácia, no mesmo glossário, é a capacidade de causar impacto com base na entrega de bons resultados; “capacidade de realizar atos específicos”. Portanto, esse atributo também tem relação com a qualidade, porém, agora, está focado na entrega, e não na execução.
Quais são os 3 Es?
Além da eficiência e eficácia, existe um “terceiro E” igualmente importante para a equação do sucesso nas empresas: a efetividade. Este aspecto diz respeito à geração de impacto real e sustentável, com foco em resultados transformadores em um contexto geral (de mercado, sociedade e do cliente).
Qual a diferença entre eficiência e eficácia?
Podemos resumir a diferença entre esses termos da seguinte forma: enquanto o primeiro diz respeito ao “como” se faz uma atividade, o outro se refere ao “o que” se entrega.
Ou seja, enquanto a eficiência foca a utilização correta dos recursos disponíveis para conquistar mais produtividade com qualidade na execução, a eficácia pretende atingir os objetivos propostos (de forma eficiente), para causar o impacto esperado.
Ainda está em dúvida? A seguir, vamos apresentar exemplos mais palpáveis de cada um dos aspectos.
2 exemplos para entender o que são os termos eficaz e eficiente
Para te ajudar a entender de uma vez por todas, criamos 2 exemplos práticos, com situações corriqueiras do dia a dia, que traduzem o que é eficaz e eficiente.
Empresa de entrega e logística
Para o primeiro exemplo, imagine uma empresa que precise entregar encomendas aos clientes diariamente. Num cenário ideal, em que há eficiência e eficácia, a ideia básica é que:
- o entregador siga uma rota orgânica e organizada;
- entregue todos os pacotes nos endereços corretos;
- as entregas respeitem o horário determinado pela companhia;
- retorne à base para encerrar o dia.
Porém, quando não existe um bom processo, existem duas possibilidades que colocam esse planejamento em risco. Veja só!
Eficiência sem eficácia
Os motoristas seguem rotas organizadas, entregam rapidamente e reduzem o tempo e custos operacionais. Contudo, várias das encomendas chegam em endereços errados ou fora do horário combinado. Ou seja, o processo é eficiente, pois tem boa execução, mas não é eficaz, uma vez que não atende ao objetivo principal — que é a satisfação do cliente.
Eficácia sem eficiência
Ocorre a entrega das encomendas no horário e nos endereços corretos. Os clientes ficam satisfeitos com o resultado. Porém, para concluir o trajeto, a empresa precisou de mais veículos, houve excesso de hora extra e desperdício de combustível. Ou seja, o processo é eficaz, com todas as entregas finalizadas, mas não é eficiente, uma vez que utiliza mais recursos do que o necessário.
Projeto em uma empresa de tecnologia
Para este segundo exemplo, imagine uma equipe de TI (Tecnologia da Informação) no processo de desenvolvimento de um novo sistema. Idealmente, o processo deveria ser:
- compreensão da demanda;
- execução das tarefas de desenvolvimento;
- teste das funcionalidades;
- entrega do sistema livre de falhas.
Porém, sem um processo estruturado, as duas possibilidades são as que você confere abaixo.
Eficiência sem eficácia
O time segue boas metodologias, cumpre prazos internos, registra as atividades corretamente e utiliza poucos recursos. Porém, na entrega, o cliente informa que o sistema não atende às reais necessidades do negócio. Neste caso, o procedimento foi eficiente, mas o projeto em si não foi eficaz, uma vez que não atendeu à solicitação inicial.
Eficácia sem eficiência
Neste caso, o sistema é excelente, resolve o problema e atende todas as necessidades do cliente com perfeição. Porém, durante o processo de desenvolvimento, houve muita necessidade de retrabalho, estouros no orçamento e atraso nas datas previstas para entrega. Aqui, houve entrega de um resultado satisfatório e eficaz, porém com problemas de eficiência relacionados às falhas de execução.
Ficou mais fácil, não é mesmo? Esses exemplos mostram como a eficiência está ligada aos meios, enquanto a eficácia se refere ao fim. O ideal, claro, é buscar ambos — e é exatamente sobre esse objetivo que falamos a partir de agora!
Como ser eficaz e eficiente?
Alcançar a eficiência e eficácia ao mesmo tempo é um desafio para qualquer empresa, mas é plenamente possível com um bom planejamento, cultura organizacional adequada, uso inteligente dos recursos e, claro, boas ferramentas. Para te ajudar a compreender melhor, organizamos um mini-guia, com ações práticas e integradas. Veja.
1. Estabeleça metas claras e alinhadas aos seus propósitos
Sem um objetivo bem definido e eficaz, não há como escolher meios eficientes para conquistá-los. Defina metas específicas, mensuráveis e alcançáveis para seu negócio. Envolva as equipes na construção de uma cultura mais sólida para aumentar o engajamento e as chances de sucesso.
2. Mapeie e otimize os processos
A eficiência depende diretamente da forma de condução dos processos. Invista em fluxogramas para mapear os processos, entendê-los e revisá-los. Elimine as tarefas repetitivas, gargalos e falhas e implemente o BPM para melhorar o foco em resultados com uso mais racional de recursos.
3. Invista em tecnologias e automação
Automatizar as tarefas reduz custos e erros (eficiência) e libera tempo para focar o que realmente importa e gera valor à organização (eficácia). Utilize sistemas de gestão para integrar informações e facilitar decisões e automatize as rotinas para garantir entregas mais assertivas e num período menor.
4. Monitore indicadores de desempenho
Estabeleça métricas de eficiência (custo por unidade, tempo de produção) e eficácia (satisfação do cliente, metas atingidas) para compreender os resultados. Use dashboards em tempo real para acompanhar indicadores-chave e ajustar a rota sempre que necessário em busca da melhoria contínua.
A Lecom te auxilia na busca pela eficiência e eficácia!
Agora que você já compreendeu a diferença entre eficiência e eficácia, chegou a hora do próximo passo: investir numa plataforma completa de gestão, que te ajuda a conquistar essas e outras características positivas para o seu negócio.
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