Ao entender como funciona o RPA (uma ferramenta que automatiza processos por meio da robotização), é possível não apenas implementar a tecnologia com sucesso, mas também aproveitar todos os seus benefícios.
Aliás, as vantagens de aplicar o RPA são os principais motivadores de quem adota essa ferramenta. Melhorias em aspectos como produtividade, eficiência, assertividade e lucratividade são essenciais e, segundo um estudo do Mordor Intelligence, representam grande parte dos US$ 5,21 bilhões em investimentos previstos para 2025 no setor.
Mas, afinal, o que é o RPA? O que essa ferramenta faz, por que você deveria adotá-la na sua companhia? Quais são os desafios de implementar uma nova tecnologia?
É o que abordamos nesse conteúdo! Continue conosco e aprenda:
- o que é e como funciona o RPA;
- quais as vantagens dessa ferramenta para o seu negócio;
- quais os desafios de implementação e como superá-los;
- como aplicar o RPA na sua companhia.
Vamos lá? Boa leitura e bom aprendizado!
O que é o RPA — Robotic Process Automation?
O significado de RPA é Robotic Process Automation, ou Automação Robótica de Processos. Segundo a definição do Gartner, é uma ferramenta de produtividade que permite ao usuário configurar um ou mais roteiros para a realização de tarefas automaticamente. O resultado dessa ativação são “robôs” que atuam de forma autônoma na manipulação de dados, transmissão de informações ou execução de ações estruturadas.
Esse tipo de sistema pode usar recursos de aprendizado de máquina (ML — machine learning) e inteligência artificial (IA) para processar dados mais complexos e, assim, realizar atividades que exigem mais atenção aos detalhes.
É possível implementar sistemas de RPA em diversos modelos de negócios, já que existem variadas formas de aplicações, conforme veremos mais adiante. Mas antes, vamos entender como funciona o RPA.
Como funciona o RPA?
Como mencionamos, o RPA funciona mediante a criação de robôs virtuais, conhecidos como bots, capazes de interagir com os sistemas empresariais e seus usuários. Esses programas conseguem “imitar” determinadas ações humanas, visto que seguem um padrão estabelecido previamente nos roteiros.
Ou seja, os robôs de RPA não agem completamente por conta própria. Na verdade, respeitam uma configuração, o que garante a precisão dos seus processos. A diferença para os humanos é que são mais ágeis e ficam disponíveis 24/7 sem cansar.
Para ficar mais claro como funciona o RPA, vamos a um exemplo prático?
Imagine que uma empresa usa a ferramenta de RPA para automatizar os pedidos de compras. Para esta finalidade, define que a abertura do processo ocorre quando um colaborador marca determinado insumo como em falta.
Neste momento, os robôs visualizam esses dados e entendem que precisam enviar um e-mail para o fornecedor responsável pelo item e informar o financeiro para liberar o pagamento.
Durante todo esse tempo, não há qualquer intervenção humana e, quando o pedido chegar, a própria plataforma finaliza a operação e a marca como concluída. Interessante, não é mesmo?
Agora que ficou claro como funciona o RPA, saiba que essa tecnologia tem diversas aplicações, o que faz com que seja muito útil para a rotina das empresas.
Quais são as aplicações práticas do RPA?
Entre os principais usos, podemos destacar:
- atendimento ao cliente ou suporte à equipe interna;
- processamento de faturas e pagamentos;
- gerenciamento de pedidos;
- conciliação contábil;
- gestão de estoque;
- automação de estratégias de marketing;
- controle de folha de pagamento e gestão do processo de recrutamento.
Enfim, você pode aplicar a ferramenta no setor (ou tarefa) que mais precisar. Basta definir as regras para que os bots saibam o que fazer e, então, aproveitar os benefícios.
Tipos de RPA e suas aplicações
Até aqui, já compreendemos como funciona o RPA e falamos sobre a extensa variedade de utilizações possíveis para essa ferramenta. Neste tópico, vamos aprofundar o conhecimento sobre os tipos de RPA e como cada um se enquadra em determinadas atividades. Acompanhe!
RPA Assistido (Attended RPA)
O RPA assistido trabalha em conjunto com usuários humanos. É acionado manualmente e auxilia na execução de tarefas que exigem intervenção em determinado ponto do processo.
Suas principais aplicações por áreas são:
- atendimento ao cliente, com preenchimento automático de formulários durante uma chamada;
- setor financeiro, com a coleta e organização dos dados de forma rápida e exata;
- setor de recursos humanos, por meio da inserção de informações em sistemas internos.
Exemplo: um atendente de call center recebe uma solicitação de cliente e, ao clicar em um botão, o RPA coleta e exibe as informações em segundos.
RPA não assistido (Unattended RPA)
Esse tipo de automação funciona de forma independente, sem necessidade de intervenção humana. Pode ser programado para rodar em horários específicos ou acionado por eventos determinados.
Suas principais aplicações são:
- processamento de faturas automaticamente em horários pré-definidos;
- extração de dados de documentos e inserção em sistemas internos;
- monitoramento e respostas automáticas de mensagens.
Exemplo: Um robô processa e classifica centenas de faturas eletrônicas durante a madrugada, para, na manhã seguinte, reduzir o tempo de trabalho manual.
RPA com inteligência artificial (hiperautomação)
A hiperautomação representa o estágio mais avançado da automação e integra RPA, inteligência artificial (IA), machine learning (ML), processamento de linguagem natural (NLP) e outras tecnologias inteligentes para lidar com processos mais complexos, que envolvem interpretação de dados, adaptação ao contexto e tomada de decisões.
Suas principais aplicações são:
- análise e categorização automática de mensagens com base no conteúdo e intenção;
- processamento de documentos não estruturados, como currículos ou contratos;
- chatbots inteligentes que aprendem com as interações e refinam suas respostas ao longo do tempo.
Exemplo: um sistema que analisa milhares de currículos, identifica os mais aderentes aos critérios da vaga e os encaminha automaticamente aos recrutadores, com base em IA e decisões automatizadas.
Ou seja, cada tipo de RPA tem um papel específico e pode combinar com outras tecnologias para maximizar não apenas a automação, mas também os resultados. Dessa forma, produtividade e eficiência melhoram exponencialmente.
RPA 2.0: o que é e para que serve?
O RPA 2.0 é uma evolução do tradicional. O modelo combina automação, IA e conectividade em nuvem para permitir maior escalabilidade e integração com sistemas modernos. Pode atuar de forma assistida ou não assistida, além de ter capacidade de aprendizado e adaptação.
Suas principais características são:
- automação cognitiva, ou a capacidade de interpretar documentos, mensagens, imagens e até voz;
- aprendizado contínuo, para melhorar a execução das tarefas e atendimento aos clientes;
- integração com nuvem, para facilitar a escalabilidade e aumentar a flexibilidade da ferramenta;
- orquestração avançada, que permite que diferentes bots trabalhem de forma sincronizada, no sentido de gerenciar dados de múltiplos departamentos;
- integração multicanal, que possibilita operar via chatbots, assistentes virtuais e interfaces de voz.
Em outras palavras, o RPA 2.0 é, literalmente, uma evolução da ferramenta tradicional, com melhorias estratégicas tanto em usabilidade quanto na obtenção de resultados.
Por que escolher o RPA e não outras automações?
Se você já adota algum modelo de automação de processos no seu negócio, provavelmente, ao longo da leitura, se perguntou: “por que eu deveria escolher o RPA, e não a ferramenta que já tenho atualmente?”
A resposta para essa questão é simples: o RPA é melhor e mais completo do que os sistemas tradicionais de automatização. Para compreender melhor esse aspecto, confira a tabela comparativa a seguir.
| Critério | RPA | Integração via API |
| Facilidade de implementação | Rápida, não exige grande mudanças nos sistemas existentes | Depende de desenvolvimento técnico e padronização |
| Integração com sistemas legados | Consegue operar via interface gráfica (como um humano) | Só funciona se houver APIs disponíveis |
| Automação sem alterar sistemas | Atua sem precisar modificar o código dos sistemas | Necessário adaptar os sistemas para os APIs |
| Escalabilidade | Pode ser replicado em outros sistemas e setores | Escalável, mas depende da infraestrutura da tecnologia |
| Capacidade de IA e aprendizado | Pode usar IA para decisões inteligentes e reconhecimento de padrões | Depende de integração com sistemas de IA |
| Custo de implementação | Médio, mas com grande ROI (retorno sobre investimento) | Alto custo, especialmente se houver necessidade de adaptação dos sistemas legados |
| Autonomia | Pode operar de forma assistida ou autônoma | Processos dependem da disponibilidade de APIs externas |
| Aplicações em diferentes áreas | Aplicável em diversos setores, inclusive simultaneamente | Útil para sistemas modernos com APIs abertas |
| Rapidez no retorno | Resultados rápidos na redução de carga do trabalho manual | Benefícios de longo prazo, mas com alto custo inicial |
Em outras palavras, o RPA é a solução mais flexível e eficiente para a automação por ser mais avançada e completa que as demais soluções. Com essa ferramenta, você obtém inúmeros benefícios para a companhia, como veremos a seguir.
Quais são as vantagens de aplicar o RPA?
Os principais benefícios do RPA são:
- redução dos custos operacionais;
- mais precisão e eficiência no dia a dia;
- liberação da equipe para focar em tarefas mais estratégicas.
Entenda mais sobre cada benefício a seguir.
Redução dos custos operacionais
Uma das vantagens do RPA é a redução dos custos operacionais: aqueles gastos essenciais para manter o negócio em funcionamento, como salário dos colaboradores.
Ao adotar a ferramenta, você consegue manter uma equipe mais enxuta e centrada, enquanto boa parte do trabalho de rotina e atividades repetitivas e burocráticas é automatizada. Logo, você gasta menos.
Ao mesmo tempo, seu negócio sofre menos com o retrabalho, o que costuma dobrar os custos das operações diárias.
Mais precisão e eficiência no dia a dia
O RPA também proporciona mais precisão, o que aumenta a eficiência operacional da sua equipe. Afinal, o fluxo de trabalho segue uma ordem lógica estabelecida previamente.
Portanto, se você definiu as regras de maneira correta, dificilmente a plataforma apresentará um erro. Assim, as ações se tornam mais eficientes, o que gera um aumento da produtividade da organização.
Liberação da equipe para focar em tarefas mais estratégicas
Para finalizar esta lista com os benefícios do RPA, temos o fato de que a tecnologia libera tanto você (gestor) quanto sua equipe de “perder” horas na execução de tarefas com pouco valor agregado (como abrir e monitorar um pedido de compra).
Em vez disso, vocês têm tempo livre para se dedicar a atividades mais estratégicas, como planejar a nova campanha de vendas ou montar o planejamento financeiro para o próximo período fiscal.
Os desafios do RPA e como superá-los
Assim como oferece benefícios estratégicos, o RPA também apresenta desafios que devem ser considerados no momento da implementação da tecnologia. Para te ajudar a conhecer e superar alguns desses obstáculos, selecionamos os três principais e como você pode superá-los.
1. Seleção do processo errado para automatizar
Muitas empresas tentam automatizar processos inadequados com o RPA, como tarefas altamente variáveis ou que exigem julgamento humano complexo. Essa atitude pode levar a falhas e desperdício de recursos.
A forma mais segura de evitar ou superar esse aspecto é por meio de um mapeamento detalhado dos processos antes da automação. Assim, você consegue priorizar as tarefas repetitivas, baseadas em regras e de alto volume.
2. Integração com sistemas legados
Muitas companhias utilizam sistemas antigos, muitas vezes desatualizados e já obsoletos, sem APIs ou suporte nativo para a implementação da automação. Nesse cenário, a adoção do RPA é muito mais difícil — e está muito restrita às possibilidades.
Dessa forma, a melhor maneira de transpor essa barreira é por meio do RPA 2.0, que opera via interface gráfica para interagir com telas antigas. Outra forma é por meio da atualização dos sistemas — o que pode ser mais custoso, mas mais garantido.
3. Manutenção e escalabilidade da automação
Bots podem quebrar quando há mudança nos sistemas, como a atualização de uma interface. Além disso, manter vários robôs sem uma gestão estruturada é muito complexo e demanda conhecimentos mais profundos em áreas específicas da tecnologia da informação.
Para evitar essa questão ou superá-la, você pode adotar boas práticas de governança de RPA, como criar uma central de excelência para monitorar e otimizar os bots. Outra solução está na implementação de testes e monitoramento contínuo para identificar falhas antes que afetem a operação.
Como aplicar o RPA no seu negócio?
Preparado para aprender como aplicar o RPA de maneira fluida e, assim, aproveitar todos os benefícios que essa tecnologia oferece? Então, pegue papel e caneta e anote as três dicas que trouxemos logo abaixo!
1. Planeje a implementação
A primeira etapa da implementação de uma ferramenta de RPA é o planejamento. Aqui, você deve identificar quais processos automatizar, definir os objetivos da operação e estabelecer quando começa e termina a adoção da plataforma.
Caso pense em implementar a tecnologia em mais de um departamento, o ideal é priorizar as áreas mais importantes e depois seguir para as demais para facilitar a rotina, ok?
2. Escolha o melhor fornecedor
O segundo passo é escolher um bom fornecedor. Isto é, uma empresa que ofereça uma plataforma de RPA:
- escalável;
- fácil de usar;
- robusta;
- segura;
- personalizável;
- com possibilidade de integração.
Adicionalmente, procure por uma ferramenta com um bom custo-benefício. Até porque precisa caber no seu orçamento, não é mesmo?
3. Faça a gestão da mudança
O terceiro e último passo é fazer o gerenciamento das mudanças. Na prática, envolve treinar os colaboradores para usar as ferramentas, monitorar os resultados da automação e, se necessário, implementar melhorias.
Vale mencionar que esse é um processo contínuo. Logo, você deve sempre “ficar de olho” no dia a dia para manter suas operações sempre atualizadas.
O futuro está a um passo de distância!
Agora você já conhece o que é RPA, como funciona e de que forma essa tecnologia pode impulsionar os resultados da sua empresa. E, mais do que isso: entendeu que o RPA, sozinho, não resolve tudo: o sistema é ainda mais poderoso quando faz parte de uma estratégia integrada de processos inteligentes.
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