Apesar dos termos parecidos, as características da gestão por processos são diferentes das particularidades da gestão de processos. Na verdade, essas metodologias se complementam e ajudam negócios a alavancar seus resultados a longo prazo.
Aliás, a esta altura, não deve ser surpresa que as funcionalidades da Gestão de Processos de Negócios, ou Business Process Management (BPM) são altamente eficazes. Veja, por exemplo, os dados do Business Research Insight: segundo a pesquisa, o setor deve avançar dos US$ 3,89 bilhões para US$ 5,44 bilhões entre 2025 e 2033 — um crescimento de mais de 4% ao ano.
No relatório do estudo, os principais motivos que orientam essa expansão são justamente os benefícios tanto na organização quanto nos resultados dos processos e atividades do negócio.
Para entender melhor, continue a leitura e confira o conceito e as características da gestão por processos, seus benefícios, etapas, princípios e um passo a passo para sua implementação em empresas de qualquer setor ou tamanho.
Acompanhe!
O que é gestão por processos?
A gestão por processos é a prática de gerenciar, de forma integrada, as operações de todas as áreas e departamentos de uma empresa. Ou seja, seu objetivo principal é unir os setores para assegurar um funcionamento orientado para as metas do negócio, e não para entregas centradas em equipes isoladas. Em outras palavras: a meta é macro, e não departamentalizada.
De forma geral, essa prática orienta o mapeamento, desenho, execução, documentação, mensuração e controle dos processos (automatizados ou não) na busca de uma conquista comum.
Se antes as operações eram partes individuais, hoje são como um conjunto: uma depende da outra para o sucesso da organização. Assim como uma orquestra, que precisa dos músicos e do maestro para funcionar.
Os líderes devem, portanto, sincronizar processos para guiar os times pelas melhores decisões.
Qual a diferença entre gestão por processos e gestão de processos?
A diferença entre os termos está, principalmente, no foco e no nível de aplicação de cada abordagem. Enquanto as etapas da gestão por processos focam a estrutura organizacional, a gestão de processos de negócios engloba apenas as atividades. Veja na tabela:
| Aspecto | Características da Gestão de Processos | Características da Gestão por Processos |
| Foco | No desempenho e melhoria dos processos | Na organização orientada por processos |
| Objetivo | Otimizar processos específicos | Integrar áreas e alinhar a empresa em torno dos processos |
| Abordagem | Técnica e operacional | Estratégica e organizacional |
| Palavras-chave | Modelagem, automação, controle, melhoria contínua | Visão horizontal, integração, foco no cliente |
| Responsabilidade | Geralmente atribuída a analistas ou donos de processo | Abrange todos os gestores e colaboradores da empresa |
| Visão | Foco no processo isolado | Foco na cadeia de valor e na entrega de ponta a ponta |
Um exemplo de gestão por processos é a reorganização da empresa inteira por macroprocessos, enquanto a gestão de processos atua na execução das melhorias departamentalizadas.
Imagine uma companhia com atraso significativo no faturamento. A gestão por processos aponta a necessidade de maior colaboração interdepartamental (dos setores de venda e financeiro, por exemplo) para reduzir o tempo de finalização da demanda; já a gestão de processos atua na eliminação de erros e adoção de automação para acelerar o procedimento.
Quais as etapas da gestão por processos?
As principais características da gestão por processos são a delimitação e definição de suas etapas. Cada passo dessa abordagem visa organizar e alinhar a empresa em torno de seus processos-chave e, dessa forma, promover integração e foco em resultados. Conheça-os a seguir.
1. Identificação dos processos
Levantamento e mapeamento dos processos-chave da organização. Esta etapa é fundamental para o reconhecimento da situação atual da companhia, com todas as suas falhas e oportunidades de melhoria.
2. Mapeamento e documentação
Representação gráfica dos processos por meio de um fluxograma, por exemplo, com início, meio e fim das atividades, bem como seus responsáveis e recursos. Essa fase ajuda na identificação de gargalos e no entendimento do time com relação aos fluxos de trabalho.
3. Análise dos processos
Avaliação dos gargalos, ineficiências, desperdícios e oportunidades de evolução. Este é o momento de idealizar novas abordagens e considerar a adoção de tecnologias como a automação de processos para aumentar a eficiência.
4. Redesenho
Ajuste ou reformule processos para melhorar as entregas, reduzir custos, melhorar resultados ou conquistar quaisquer que sejam seus objetivos. Nesta fase, você deve incluir todas as mudanças e otimizações consideradas na etapa anterior.
5. Implementação
Coloque o novo modelo em prática. Lembre-se de incluir os times no processo, guiá-los e orientá-los sobre as novas tecnologias ou metodologias. Assim, todo mundo compreende o novo fluxo e conhece as próprias atribuições na organização atual.
6. Monitoramento, controle e melhoria contínua
Acompanhe os indicadores de desempenho para garantir o pleno funcionamento dos processos e a melhoria permanente das entregas. Sempre que necessário, repita as etapas para manter o fluxo atualizado.
Quais os benefícios da gestão por processos?
Depois de entender o que é gestão por processos e suas etapas, talvez você se pergunte: o que essa metodologia oferece de bom para o negócio? Abaixo, selecionamos as principais vantagens:
- redução de custos: ao identificar erros e gargalos, evita-se retrabalho;
- mais qualidade nos processos: o foco é otimizar as operações pela gestão de processos, por meio da atuação conjunta;
- otimização de tempo: os colaboradores entendem melhor o que, quando e como realizar suas tarefas;
- aumento da eficiência da empresa: com a integração de todas as áreas e as otimizações de processos, há mais organização, transparência e eficiência no trabalho executado;
- tomadas de decisão mais ágeis e assertivas: visão sistêmica de toda a empresa, o que permite identificar gargalos e oportunidades de melhoria de forma rápida e precisa, 100% orientada por dados;
- mais vantagem competitiva: com otimização dos processos, melhor eficiência e uma gestão mais ágil, a tendência é oferecer um produto/serviço de qualidade ao cliente final, com mais valor agregado e aumento na competitividade no mercado.
Veja quais são os princípios da gestão por processos
Os princípios da gestão por processos visam otimizar as atividades do fluxo de trabalho, aumentar a eficiência e reduzir gastos desnecessários. Cada um oferece uma base sólida para garantir não apenas entregas mais eficientes, como mais qualidade e satisfação para o cliente final. Os 4 principais são:
- princípio da visão estratégica: a gestão deve ser alinhada à estratégia da organização, de modo que os processos contribuam para os objetivos do negócio;
- princípio da seletividade: os processos são prioridade, portanto, os esforços são concentrados nos que mais causam impactos nos resultados;
- princípio do gerenciamento intensivo: a gestão por processos exige acompanhamento constante para garantir monitoramento, análises e melhorias sempre que necessário;
- princípio do aprendizado: todas as etapas são fases de aprendizado para os envolvidos que, a cada novo desafio, aprendem novas metodologias, tecnologias e abordagens de melhoria.
Qual a relação entre gestão de processos e qualidade das entregas?
A gestão de processos e a qualidade nas entregas caminham juntas durante todo o fluxo de atividades. Essa conexão ocorre porque, uma vez que há definição nas tarefas, os riscos (de erros, atrasos e falhas) são significativamente menores.
Alguns aspectos que reforçam a relação entre a gestão de processos e a qualidade são:
- padronização, que garante execuções uniformes e menos variabilidade;
- foco no cliente, uma vez que a orientação dos processos é voltada às entregas;
- capacitação e alinhamento, para assegurar conhecimento por todos os envolvidos;
- integração entre áreas, para agregar mais valor em todas as etapas e setores.
A boa gestão de processos garante mais consistência e previsibilidade, o que afeta diretamente a eficiência do negócio. No fim das contas, essas características, somadas, resultam em entregas mais alinhadas com as expectativas do cliente final.
Quais são as características da gestão por processos?
As características da gestão por processos são bem marcantes e ajudam a compreender seu conceito e suas funções. Veja a seguir quais são as principais.
| Característica | Descrição |
| Visão horizontal da organização | Enxerga a empresa como um fluxo de atividades interligadas, e não apenas por departamentos. |
| Foco no cliente (interno e externo) | Desenho dos processos para agregar valor ao cliente e melhorar sua experiência. |
| Integração entre áreas | Promove colaboração entre departamentos para eliminar silos e retrabalho. |
| Cadeia de valor bem definida | Identifica os processos-chave que geram valor, do início ao fim da operação. |
| Orientação a resultados | Utiliza indicadores de desempenho (Key Performance Indicators — KPIs) para monitorar e otimizar processos. |
| Responsabilidade por processos | Define “donos de processo” (process owners) para garantir assertividade e responsabilidades. |
| Melhoria contínua (ciclo PDCA) | Constante revisão e aprimoramento dos processos. |
| Padronização e documentação | Promove consistência e facilidade na gestão e treinamento de equipes. |
| Tomada de decisão baseada em dados | Utiliza métricas e análises para embasar decisões de melhoria e desempenho. |
| Apoio tecnológico | Utiliza ferramentas digitais para automatizar, monitorar e otimizar processos. |
Essas são as principais características da gestão por processos. Cada uma é responsável por influenciar fatores como a agilidade, eficiência e competitividade da companhia; portanto, conhecê-las é fundamental — especialmente se, depois de tudo o que você viu aqui, está com dúvida sobre como implantar a gestão por processos.
Como implantar a gestão por processos?
A implementação da gestão por processos requer planejamento, envolvimento de todas as áreas da companhia e foco contínuo em melhoria e integração. Abaixo, listamos o passo a passo para uma adoção bem sucedida.
1. Defina os objetivos
Estabeleça metas como o aumento da eficiência, melhoria da experiência do cliente ou redução de custos. Quando você sabe em que ponto quer chegar, é mais fácil definir o caminho.
2. Mapeie os processos e identifique pontos críticos
Identifique, compreenda e documente os processos atuais da organização, com prioridade naqueles que geram mais impacto nos resultados.
3. Redesenhe os processos
Identificados os pontos-chave para alcançar os objetivos, redesenhe os processos já com as melhorias. Elimine gargalos, aplique melhorias e adote novas tecnologias de apoio.
4. Aplique e monitore
Por fim, coloque o novo fluxo em prática. Nesta etapa, é fundamental acompanhar as métricas e KPIs para assegurar que as novas abordagens são funcionais e eficazes.
Aliás, vale reforçar que, durante todo esse processo, a presença de boas ferramentas faz total diferença — afinal, imagine desenhar manualmente todo o fluxo de atividades da companhia, desde o recebimento da demanda até sua entrega?
Essa ação demanda tempo e recursos que nem todo gestor tem e, honestamente, as chances de erros são muito maiores nas documentações manuais. Então, por que não unir o útil ao agradável e escolher um sistema completo, que te auxilia desde a identificação até a resolução de problemas?
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