O crescimento na busca de ferramentas de produtividade, especialmente aquelas que exploram os diversos tipos de fluxograma, já é um fato. É o que indica o estudo da Mordor Intelligence, que apontou uma estimativa de mercado de quase 98,25 bilhões de dólares em 2025, direcionados a softwares de gestão para a organização das atividades.
Esses dados, mais do que apontar as tendências de controle de processos internos para os negócios, apresentam informações importantes sobre o aumento das companhias que reconhecem a necessidade de estruturas de fluxograma nas empresas e da automação das atividades.
Com a adoção dessa ferramenta, você transmite melhor as informações sobre responsabilidades de cada pessoa, organiza os processos, elimina etapas redundantes e otimiza todo o fluxo de trabalho. Em linhas gerais, o fluxograma é a melhor forma para apresentar visualmente as informações sobre o que acontece numa empresa.
Neste artigo, falaremos sobre alguns tipos de fluxogramas de processos, para que serve essa ferramenta de organização e como ajuda seus negócios.
Continue a leitura e confira alguns exemplos de fluxogramas empresariais em ação!
O que são fluxogramas de processos?
São técnicas de representação gráfica que reúnem as fases, os responsáveis e as atividades relacionadas ao fluxo de uma empresa, desde o momento do recebimento da demanda até sua entrega ao destinatário final. Em outras palavras, é como um “mapa” do caminho que um processo segue.
Existem diversos tipos de fluxogramas de processos. Cada um dos modelos que apresentaremos aqui atende às necessidades específicas de cada negócio e permite criar uma modelagem que fornece a visão mais centralizada das atividades e dos eventuais erros da organização, assim como suas respectivas soluções.
Qual é o fluxograma mais usado?
No contexto empresarial, o modelo de fluxograma mais difundido é o de processos, também chamado de tradicional. Este tipo é mais adotado por ser simples de entender e aplicável a quaisquer áreas ou espécies de atividades. É uma abordagem que utiliza símbolos padronizados e, portanto, dispensa explicações complexas.
Porém, por ser uma metodologia muito abrangente e ideal para inúmeros nichos e companhias de todos os portes, não existe um consenso sobre qual é o fluxograma mais usado. Enquanto algumas empresas adotam um modelo, outras adotam outro. Tudo depende do que se pretende comunicar com o documento.
Contudo, para ser funcional, você precisa entender como escolher o melhor tipo de fluxograma de processos. Para tanto, você precisa compreender profundamente as suas necessidades e o que a sua empresa busca em termos de organização.
Quais são os principais tipos de fluxogramas de processos?
Os principais modelos de fluxogramas para a organização e apresentação de processos são:
- simples ou lineares: forma mais simplificada de apresentação das demandas;
- funcionais: inclui os diversos setores pelos quais uma demanda pode passar;
- de alto nível: uma apresentação mais ampla dos processos, sem tantos detalhes.
Fluxograma de processos simples ou linear
Este tipo de fluxograma de processo, como o próprio nome já diz, apresenta as informações sobre o fluxo de demandas da empresa de forma simplificada. Ainda assim, é um modelo bastante eficaz, que ilustra apenas os passos pelos quais uma demanda deve passar até a entrega.
Embora ainda sejam possíveis as inserções de pontos de tomada de decisão, por exemplo, todo o procedimento e rumo das atividades são apresentados de modo muito mais limitado, sem tantos detalhes ou desdobramentos eventuais.
Fluxograma de processos funcional
Já este tipo de fluxograma de processos é mais completo. Leva em consideração a apresentação de mais detalhes referentes à organização, inclusive os diversos setores pelos quais uma demanda passa, com os respectivos responsáveis e outras informações sobre o que é feito em cada etapa.
Aqui, por ser possível setorizar as responsabilidades de cada área da empresa, é comum que as informações apresentadas sejam mais densas, porém, também fica muito mais fácil mitigar as chances de erros cometidos pelo time.
Fluxograma de alto nível
Este tipo de fluxograma apresenta uma visão macro do processo, sem entrar em detalhes como responsáveis e setores. É amplamente utilizado para gestão de qualidade ou mapeamento inicial das demandas.
Adota, geralmente, a abordagem SIPOC, e considera fornecedores (suppliers), entradas (inputs), processos (process), saídas (outputs) e clientes (clients). É um modelo mais prático, mas funcional para empresas com uma cultura organizacional mais sólida.
Estes são os principais exemplos de fluxogramas empresariais. Contudo, lembre-se: a escolha do tipo e a adoção depende completamente das suas demandas. É por meio desse conhecimento que você identifica qual a melhor forma de construir a representação visual das suas atividades.
Como fazer um fluxograma de processos?
Para fazer um fluxograma de processos completo e funcional, o primeiro passo é, obviamente, identificar suas necessidades e elencar todas as atividades que fazem parte do desenvolvimento do seu produto ou serviço. Também é fundamental definir as equipes envolvidas nas respectivas etapas e as pessoas responsáveis.
Este passo, também conhecido como análise de processos, leva em consideração os fatores internos e externos que podem afetar a produtividade do negócio e influenciar diretamente o desempenho dos seus resultados. Lembre-se: quanto mais detalhes coletados nessa fase, melhor!
Uma vez recolhidos os dados sobre os processos que movimentam a empresa, é o momento de construir o fluxograma em si, ou seja, a representação visual de todos os procedimentos. Por meio dessa ilustração, todas as pessoas envolvidas nas atividades estarão cientes de suas responsabilidades.
Por fim, utilize uma notação de processos para determinar os caminhos das atividades e torná-los fáceis de compreender por todos os envolvidos. Use formas, linhas e setas para conectar as etapas da organização e representar os pontos de tomada de decisão.
Assim, todos os níveis de colaboradores podem entender, visualmente, qual seu papel dentro da empresa e suas respectivas responsabilidades com apenas um olhar breve, sem precisar, necessariamente, entender sobre a parte burocrática dos negócios.
Utilização do fluxograma no dia a dia: veja como a Lecom te ajuda!
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