Por que precisamos de Frameworks de Processos?

Holly Lyke-Ho-Gland (Gerente de programa de pesquisa) publicou no blog da APQC (organização sem fins lucrativos e uma das principais defensoras do mundo de aferição de negócios, melhores práticas e investigação de gestão do conhecimento), um interessante artigo sobre os motivos pelos quais precisamos de Frameworks ou Estruturas de Processos.

Recentemente, o meu filho adolescente começou a se preparar para sua inevitável independência, aprendendo a cozinhar. Tudo começou com uma simples brincadeira, eu disse a ele que não se pode viver para sempre a base de torradas e macarrão com queijo de micro-ondas. No entanto e até então, ele não estava muito preocupado com isso, mas alguns comentários de seus amigos de que muitas meninas apreciam rapazes que cozinham, foi o que realmente o conquistou.

Inicialmente meu filho não tinha a mínima ideia de como e por onde começar. Ele não entendia até mesmo os métodos mais básicos e simples de cozinhar, como usar um fogão para ferver a água. Então, para fazer sentido a essa aventura chamada culinária, nós começamos com algo que ele já estava familiarizado, com o “macaroni and cheese”. Após essa etapa, sua confiança nos passos básicos da cozinha cresceu, então eu o remeti a seção de massas de um dos meus livros de culinária. Isso o ajudou a expandir seu repertório de outros pratos de massas, porque todos eles continham termos e etapas do processo familiar. Ele é agora o responsável por cozinhar o jantar, pelo menos uma vez por semana e está falando sobre tentar algo completamente diferente: o cozimento.

Mas o que isso tem a ver com Frameworks de Processos?

Uma Estrutura de Processo, como um livro de cozinheiro, é um meio de agrupar os Processos apropriadamente relacionados em categorias. A maioria das Estruturas de Processos utilizam o conceito de cadeias de valor como base destas categorias. A razão mais comum pelo qual as pessoas usam Estruturas de Processos, é para ajudá-las a entender e agrupar Processos em uma estrutura de classificação, a fim de entender melhor como os Processos se relacionam entre si e como eles ajudam a fazer as coisas.

Uma estrutura de processo fornece uma lista padronizada de Processos que podem ser usados para:

– Classificar os Processos em grupos de processos relacionados;

– Suportar a propriedade dos Processos (end-to-end);

– Estabelecer uma linguagem comum entre os grupos;

– Proporcionar visibilidade sobre a forma como o trabalho é feito dentro da organização;

– Melhorar hand-offs e colaboração cross-functional;

– Apoio de benchmarking e de gestão de desempenho;

– Alinhar os departamentos de TI para implementações e atualizações;

– Gerenciamento do frame content – em última análise, colocar informações no caminho dos funcionários de acordo com a forma que eles realizam o trabalho;

– Identificar e priorizar o desempenho ou oportunidades de melhoria de Processos.

Usando uma linguagem comum para definir todas as tarefas, as organizações podem padronizar sua abordagem para uma série de atividades cruciais: Gestão de Processos, Melhoria Contínua, Benchmarking e Gerenciamento de Conteúdo. Sem uma lista pré-definida, várias unidades de negócios dentro de uma única organização podem ter várias interpretações que, finalmente, enfraquece qualquer chance de gerenciar um Processo de forma consistente em toda a empresa. Contudo…

Estruturas de Processos também possuem desafios…

Para começar, a maioria dos Frameworks requerem certo aprofundamento. Estruturas de Processos são baseadas no que é preciso para a maioria das organizações, e exigem o ajuste para:

Diferenças das indústrias;

– Restrições ou diferenças regulamentares ou geográficas;

– Mudando termos que refletem a terminologia de sua organização;

– Relacionando as atividades ao formato de como a sua organização realiza o trabalho;

– Criando definições para o nível quatro de tarefas – este é o nível de quadros que normalmente exigem o maior percentual de mudanças, porque começa a mover-se do “o que” para o “como“.

Além disso, a maioria das pessoas não estão acostumadas a pensar em termos de Processo. A adoção de uma Estrutura de Processo requer primeiramente mudar como as pessoas pensam, a fim de superar os desafios no alinhamento organizacional, governança e implementação.

 

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Fonte: https://www.apqc.org

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