Tão importante quanto cumprir com as obrigações é compreender o que é gestão de contratos e qual a importância dessa disciplina para a organização e para a segurança dos negócios. Entendê-la é fundamental para conseguir desfrutar das vantagens que oferece, e, acredite, cada uma é extremamente estratégica para as companhias.
Veja, por exemplo, o estudo da Deloitte com a DocuSign: segundo a pesquisa, a falta de uma boa gestão de contratos gera uma perda total de US$ 2 trilhões anualmente. Para 77% dos 1400 líderes globais entrevistados, essa medida é crucial para assegurar a conquista dos objetivos financeiros das empresas.
Mas como fazer corretamente? Aliás, o que é gestão de contratos? Para que serve e por que você deveria aplicar na sua companhia? Essas e outras respostas te aguardam neste conteúdo. Continue a leitura e saiba mais.
O que é gestão de contratos?
Gestão de contratos é o conjunto de práticas, processos e ferramentas para administrar todo o ciclo de vida dos acordos entre uma empresa e suas parcerias, desde a fase de elaboração até o encerramento ou renovação. Em outras palavras, gerenciar documentos de contratação significa acompanhar e controlar cláusulas, prazos, obrigações, pagamentos, riscos e resultados, de modo que ambas as partes tenham benefícios.
Porém, não basta saber responder o que é gestão de contratos: é indispensável entender como fazê-la para garantir cumprimento satisfatório.
Como funciona a gestão de contratos?
Quando falamos de gerenciamento de contratos, podemos dizer que a disciplina se divide em 8 etapas. Conheça cada uma a seguir.
1. Solicitação ou requisição
O processo começa com a demanda de um contrato, ou seja, a necessidade de contratação, prestação de serviço ou qualquer outra relação entre duas companhias. Nessa fase da gestão de contratos, você deve determinar escopo, prazo, valores e responsabilidades para a parceria.
2. Elaboração ou redação
Após mapear os procedimentos, redija o contrato e especifique todas as expectativas e contraprestações no documento. Envolva a equipe jurídica para garantir a conformidade das cláusulas e assegurar a segurança das partes.
3. Negociação e aprovação
Apresentar o contrato não garante a sua aceitação. Dê espaço para negociações, mas respeite tanto as suas necessidades e possibilidades quanto as da outra parte. Quando todos estiverem satisfeitos, é hora de formalizar a aprovação e assinar o documento.
4. Execução e monitoramento
Após o aceite de todas as partes, é hora da execução. Esta é a etapa em que o objeto do contrato vira realidade e “sai do papel”. É fundamental acompanhar todas as etapas da prestação para assegurar o cumprimento do que foi de fato contratado.
5. Encerramento, renovação ou renegociação
Finalizada a demanda do contrato, a empresa tem 3 opções:
- encerrar o acordo;
- renová-lo para prestação futura;
- renegociar os termos para novas entregas.
Neste momento, é crucial registrar em relatórios os resultados e quaisquer decisões adotadas para garantir a proteção das partes e fornecer informações preciosas para futuras auditorias, por exemplo. Afinal, por mais que você saiba como funciona a gestão de contratos, é perigoso contar apenas com a memória para acessar todos os acordos e negociações.
Qual a importância da gestão de contratos?
A gestão de contratos é fundamentalmente importante para transformar acordos em realidade. Essa disciplina garante que cada negociação seja cumprida, segura e vantajosa para ambas as partes. A seguir, elencamos alguns aspectos que evidenciam essa relevância.
Redução de riscos legais e financeiros
Um dos principais fatores de importância da gestão de contratos é a segurança para as companhias. Ao formalizar e documentar os interesses, obrigações e contraprestações, você mitiga riscos, evita multas, penalidades e ações judiciais, além de garantir a conformidade do acordo com a legislação brasileira ou internacional.
Controle de prazos e obrigações
Uma gestão eficiente otimiza o tempo e evita que contratos vençam sem renovação, pagamento ou revisão. Por meio do documento, você acompanha as entregas e as responsabilidades de todas as partes.
Economia de tempo e custos
Adotar sistemas de gestão para acompanhar os contratos agiliza o ciclo negocial e evita gastos extras, seja relacionados ao descumprimento, ao mau gerenciamento ou à necessidade de negociação com outros parceiros.
Como ficou evidente até aqui, compreender o que é gestão de contratos, saber realizá-la corretamente e contar com um sistema automatizado já são vantagens por si só para a organização das empresas, porém, a lista de benefícios não para por aqui. Apenas para exemplificar, veja a seguir alguns outros pontos positivos dessa disciplina.
3 benefícios da gestão de contratos automatizada
Aqui, elencamos as vantagens do gerenciamento automatizado de contratos.
1. Melhoria na eficiência e produtividade
Um dos principais benefícios da gestão de contratos automatizada é a melhoria significativa na eficiência do fluxo produtivo. Ao padronizar os processos, você reduz os erros e a necessidade de retrabalho, além de acelerar o procedimento.
2. Transparência e governança
Registrar e centralizar todos os contratos melhora a transparência e facilita a governança das empresas. A documentação das negociações é a forma mais eficiente de assegurar a proteção das partes e garantir o cumprimento das obrigações.
3. Melhoria no relacionamento com parcerias e clientes
O cumprimento fiel das tratativas fortalece a confiança e melhora a reputação da sua empresa. A redução de conflitos por falhas contratuais é uma característica não apenas desejável, mas indispensável para firmar bons negócios no futuro.
Estes são apenas 3 dos inúmeros benefícios de optar pela gestão automatizada de contratos. Porém, a pergunta que fica é: como escolher boas ferramentas para essa finalidade?
Como implementar a gestão de contratos automatizada?
Se você leu até aqui, provavelmente já entendeu o que é gestão de contratos e, principalmente, o quanto essa disciplina é crucial para inúmeros aspectos da sua companhia, como organização, segurança jurídica e proteção financeira. O último passo na nossa jornada de aprendizado é o mais importante: a implementação de uma tecnologia para facilitar a rotina de gerenciamento de acordos.
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