Construir um bom fluxo BPMN (Business Process Model and Notation, ou Modelo e Notação de Processos de Negócios) é fundamental para gestores que buscam formas de organizar os fluxos de trabalho e melhorar a qualidade das entregas. Afinal, não basta saber os procedimentos internos da companhia: se estes não são estratégicos, além de não oferecer resultados positivos, podem gerar um considerável de sofrer prejuízos.
O BPMN é uma ferramenta do BPM (Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios). Aliás, essa metodologia de gerenciamento por si só já representa um avanço excepcional para a organização das empresas. Para a Mordor Intelligence, a avaliação atual do mercado é de US$ 16,73 bilhões — e a expectativa é de que esse valor avance 11,83% até 2030.
Contudo, sem um bom fluxo de BPMN, a gestão de processos tem um valor limitado. E é sobre esse tema que falamos hoje! Neste material, vamos te explicar:
- o que é um fluxo BPMN;
- como desenhá-lo e aplicá-lo no negócio;
- quais as boas práticas para ter em vista no momento da implementação.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é BPMN?
Um fluxo BPMN é uma forma padronizada de modelar processos de negócios por meio de diagramas gráficos. Seu objetivo é descrever a conexão entre as atividades para facilitar a compreensão das partes interessadas (analistas, desenvolvedores, gestores e executores). Dessa forma, todos os responsáveis entendem, analisam e são aptos a operar melhorias nos procedimentos.
Existem alguns elementos básicos que compõem um bom fluxo BPMN. Conheça-os:
- eventos: representam o início, interrupção ou o fim de determinado processo. Sua representação é por meio de um círculo;
- atividades: as tarefas e subprocessos do fluxo. Sua representação é um retângulo de cantos arredondados;
- gateways: os pontos de decisão, paralelismos ou junção dos caminhos. Seu símbolo é um losango;
- conectores: indicam os caminhos dos processos. Sua representação é por meio de setas;
- piscinas (pools) e raias (lanes): representam diferentes responsáveis ou departamentos no processo.
Compreender esses elementos e seus significados é crucial para a próxima parte. Assim, você já está um passo adiante na hora de saber como criar um fluxo de processos com a notação BPMN.
Como desenhar um fluxo de processos BPMN?
Depois de compreender o que é BPMN, veja como criar a desenhar um fluxo de processos com essa metodologia. Veja no passo a passo a seguir.
1. Entendimento do processo
Antes de qualquer ação, você deve compreender profundamente os procedimentos do seu fluxo de trabalho para saber como modelá-los. Você precisa conversar com os envolvidos, desenvolver um mapeamento em linguagem acessível e clara e, por fim, definir um objetivo para a modelagem.
2. Definição dos eventos e atividades
Depois de entender o fluxo, transforme as etapas em eventos e atividades, conforme as orientações de elementos que compõem o fluxo BPMN.
Dê nomes às tarefas — de preferência, com verbo + complemento (“enviar e-mail de confirmação”). Assim, você evita mal-entendidos e garante que todos os envolvidos estão a par do que fazer.
3. Identificação dos responsáveis
Defina quem realiza o que e estruture as pools e lanes. Considere que:
- pools representam entidades ou organizações (empresa, clientes, fornecedores);
- lanes representam subdivisões dentro das pools (funções, departamentos ou setores).
4. Utilize as ferramentas corretas
Agora, é hora de criar um diagrama digital com uma ferramenta BPMN. Comece o evento pelo recebimento da demanda, por exemplo, conecte as atividades, insira gateways e finalize com a entrega. Utilize ícones e descrições para assegurar o entendimento por parte de todas as pessoas envolvidas no projeto.
Por fim, valide o processo com stakeholders e funcionários para garantir que todos estão de acordo com as novas configurações de trabalho. E pronto: agora você já sabe como desenhar um fluxo de processos BPMN!
3 boas práticas + exemplos de fluxo BPMN na prática
Saber construir um fluxo BPMN é fundamental, mas respeitar as boas práticas da metodologia garante resultados muito mais assertivos — e lucrativos! Por este motivo, selecionamos 3 aspectos que merecem sua atenção na hora da implementação. Conheça-os a seguir.
1. Clareza e simplicidade: use linguagem clara e evite complexidades desnecessárias
Opte por nomes mais curtos e objetivos para as suas atividades: “analisar pedido”, “aprovar pagamento” ou “enviar formulário”. É importante evitar excesso de gateways ou caminhos paralelos que podem confundir a leitura. Lembre-se de manter o fluxo principal na horizontal, com desvios fáceis, bem definidos e simples.
Por exemplo: em um fluxo de reembolso de despesas, em vez de “processar solicitação”, prefira termos mais claros e específicos, como “receber nota fiscal”, “validar comprovantes”, “aprovar reembolso”.
2. Padronização dos símbolos: siga a notação BPMN oficial
Adote a simbologia BPMN correta, conforme te ensinamos anteriormente. Não misture estilos ou outras formas geométricas personalizadas — essa personalização pode prejudicar a interpretação por outras pessoas ou complicar o uso das ferramentas. Crie e siga uma modelagem única.
Por exemplo: ao modelar um processo de contratação de funcionário, utilize os símbolos adequados para representar as etapas. Para o evento de início, “aprovação de candidato”, use o círculo simples; para a tarefa, “envio da proposta de trabalho”, use o retângulo arredondado; e, para o evento de fim, “contrato assinado/recusado”, utilize o círculo com bordas grossas.
3. Mapeamento prévio: entenda e valide o processo manualmente
O mapeamento deve ser colaborativo, ou seja, deve incluir insights de todas as pessoas envolvidas no fluxo de trabalho. Valide o processo com os usuários reais para garantir que as etapas refletem a prática do dia a dia. Apenas após esse alinhamento você avança, não apenas na coleta de resultados, como na implementação de outras tecnologias, como a automação.
Por exemplo: antes de automatizar o processo de gestão de férias, a equipe de recursos humanos entrevista os gestores para entender os pedidos e quem os aprova. A partir dessas informações, cria-se um fluxo inicial para, somente depois, automatizar o recebimento e a aprovação das solicitações.
Como começar um fluxo BPMN?
Agora que já falamos sobre como criar e demos alguns exemplos de fluxo BPMN, que tal dar o próximo passo e implementar essa metodologia no seu negócio? Comece pelo BPM: a gestão de processos de negócios pode transformar a sua forma de trabalhar!
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