Conhecer bem os fluxos de trabalho e atividades da sua empresa pode ajudar a evitar gargalos e garantir mais produtividade para todos. Já existem diversos exemplos de mapeamento de processos feitos por empresas que mudaram o mindset e melhoraramo desempenho da organização.
Não é à toa que, globalmente, o mercado de BPM (gestão de processos de negócios, em português), principal metodologia por trás do mapeamento de fluxo de trabalho, cresce exponencialmente.
Dados do The Business Research Company, que já avaliaram o setor em US$ 18,67 bilhões em 2024, apontam um avanço de 16,5% até 2029. A expectativa é que, até lá, o valor de investimento ultrapasse os 40 bilhões de dólares.
A questão é que muitos gestores ainda não sabem o que é mapeamento de processos ou como essa ferramenta atua na otimização de fluxo de trabalho. Se este é o seu caso, o material de hoje é para você! Continue a leitura e saiba como alguns clientes da Lecom conquistaram essa maturidade e quais resultados obtiveram com as mudanças.
O que é mapeamento de processos?
É uma disciplina de gestão que consiste em identificar, representar e analisar como o trabalho flui dentro de uma organização. É um documento que transforma atividades, regras, responsáveis, sistemas, documentos e entregas em uma visão estruturada, em forma de fluxograma, para facilitar o entendimento, padronizar e melhorar a operação.
Em outras palavras, é um mapa de todas as atividades de uma companhia, desde o recebimento da demanda até a entrega. O mapeamento determina quem faz o que, em que momento e quais são os passos de cada um dos procedimentos. Assim, todas as pessoas sabem exatamente o fluxo de trabalho e os riscos são bem menores.
Por que usar exemplos de mapeamento de processos?
O uso de exemplos acelera o entendimento, reduz erros e aumenta a qualidade da modelagem. Em projetos de BPM, automação, melhoria contínua e transformação digital, os modelos funcionam como referências estruturadas, que orientam a melhor forma de execução. Ou seja, exemplos ajudam a compreender como construir um mapa e utilizá-lo.
Como mapear um processo?
Os passos para criar um mapeamento são:
- Definir o objetivo e escopo do processo;
- Identificar stakeholders (donos do processo; analistas, áreas envolvidas);
- Coleta de informações sobre o estado atual do fluxo;
- Descrição das atividades;
- Escolha do padrão de representação;
- Construção do diagrama;
- Validação com responsáveis;
- Identificação de problemas e oportunidades;
- Documentação;
- Comunicação e treinamento;
- Implementação, monitoramento e melhoria contínua.
Essas etapas são cruciais para saber como mapear um processo. Cada um representa uma etapa crucial para identificar as reais necessidades, definir soluções e, principalmente, conquistar a otimização do fluxo de trabalho.
3 modelos de mapeamento de processos para te inspirar
Criar um mapeamento pode ser bastante desafiador, especialmente para pessoas que não sabem como fazê-lo e não contam com as ferramentas, sistemas e suporte adequados. Para te ajudar nessa questão, selecionamos 3 casos reais que demonstram as vantagens que um bom mapa oferece para as companhias.
1. Unimed
Antes de ter um processo bem definido, a Unimed estava com dificuldades para gerenciar processos de laboratórios e operações back office. À época, a companhia utilizava cerca de 3 sistemas de gestão e mais de 15 tecnologias não integradas, o que gerava confusão e perda constante de dados.
Com o modelo de mapeamento de processos adequado, a cooperativa adotou mais de 100 procedimentos automatizados e digitalizados na área comercial e na estrutura de operações. Como resultado, reduziu em até 72% o tempo de resposta ao associado e diminuiu em 50% o volume de impressão de documentos. Assim, tornou-se um dos principais exemplos de mapeamento de processos para outras organizações.
2. Asics
Antes do mapeamento e automação de processos, a Asics encaminhava e autorizava o processo de compras de forma manual, com assinaturas e papéis. A continuidade do fluxo dependia da presença física de cada responsável, o que gerava lentidão e dificuldade em rastrear o tempo de execução de cada tarefa.
A empresa, então, percebeu que precisava investir no mapeamento de fluxo de trabalho e automatizar procedimentos em cada área, sem desrespeitar a comunicação entre os setores. Por meio dessa tecnologia, a organização, enfim, conseguiu padronizar processos, acompanhar de maneira efetiva as informações importantes e fazer a integração do banco de dados e sistemas internos.
3. Gov.br
Antes de se tornar um dos mais importantes exemplos de mapeamento de processos, o portal gov.br apresentava um cenário caótico: burocracia excessiva, baixa digitalização e urgência na modernização. Dados indicam que, em 2017, apenas 30% dos serviços públicos federais estavam disponíveis em canais online.
Depois de mudar a cultura organizacional, aplicar o OCR (reconhecimento ótico de caracteres)e adotar a metodologia BPM, o portal do Governo Brasileiro conseguiu mapear os processos e automatizar mais de duas mil tarefas. Como consequência, gerou R$ 1,4 bilhão em economia por ano e poupou 149 milhões de horas de trabalho manual.
Estes são os principais exemplos de mapeamento de processos que você pode usar para se inspirar. A questão é que, além de saber como fazê-lo, você também precisa contar com uma plataforma adequada e pronta para te ajudar nessa jornada.
Veja como a Lecom te ajuda a mapear processos!
Percebeu como o mapeamento de processos é muito importante para os negócios? Depois dessa abordagem, as empresas podem automatizar algumas atividades e entender melhor sobre o próprio funcionamento interno.
E se você já se convenceu de que os exemplos de mapeamento de processos que demos são parte do que falta para a transformação digital da sua companhia, pode contar com a Lecom! Com a nossa plataforma, mais do que documentar todas as etapas do seu fluxo de trabalho, você:
- adota novas tecnologias, como automação;
- unifica os processos numa plataforma única;
- coleta, armazena, monitora e analisa dados em tempo real.
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