Organização e controle são duas características indispensáveis para os gestores e que, graças à análise de processos BPM, cada vez mais companhias vêm conquistando.
E não à toa: um estudo do Market Research Future divulgou que o mercado de Business Process Management (BPM, Gerenciamento de Processos de Negócios, em português), já avaliado em mais de US$ 19 bilhões em 2024, deve avançar 16,5% por ano até 2032 — quando alcançará os US$ 67,48 bilhões em investimentos.
No relatório da pesquisa, alguns dos principais motivos para justificar esse crescimento são as inúmeras vantagens da metodologia, como redução de tempo de execução e aumento na qualidade das entregas.
Mas, afinal, o que é análise de processos BPM? Qual a importância, como fazer e quais as melhores ferramentas para apoiar este procedimento? Essas e outras respostas estão neste artigo.
Continue a leitura e veja como a otimização de processos é crucial para sua companhia!
O que é análise de processos BPM?
Análise de processos é uma abordagem sistemática que visa entender, mapear, avaliar e, quando necessário, alterar e melhorar as atividades de um fluxo de trabalho. Seu principal objetivo é identificar o funcionamento das tarefas, quem as executa, quais recursos são necessários e quais seus resultados.
Esse estudo é aplicável em inúmeros setores da companhia:
- atendimento ao cliente;
- vendas;
- recrutamento e seleção;
- faturamento;
- logística e distribuição;
- jurídico.
Qual a importância da análise de processos BPM? Quais seus benefícios?
Analisar os processos é crucial para melhorar o entendimento das atividades — e, a partir dessa compreensão, otimizar a eficiência, reduzir custos, aumentar a qualidade e a assertividade na tomada de decisões.
Aliás, estes são apenas alguns dos benefícios dessa metodologia. Veja outras vantagens a seguir.
1. Identificação de gargalos e ineficiências
A análise revela etapas desnecessárias, lentas ou que exigem retrabalho constantemente. Assim, você otimiza o fluxo de trabalho para melhorar ou, se for o caso, eliminar as tarefas que não agregam valor ao dia a dia.
2. Alinhamento com objetivos estratégicos
Ao entender seus processos, a empresa ajusta as atividades para deixá-las alinhadas às suas metas, visão e missão do negócio.
3. Melhoria contínua
Organizações adeptas da análise de processo são capazes de se adaptar melhor às mudanças (internas ou externas). Ou seja, a compreensão assegura que, mesmo que o mercado ou seus próprios objetivos mudem, você é capaz de aplicar mudanças de modo a mitigar os prejuízos e manter a vantagem competitiva.
Contudo, não basta compreender a importância da análise de processos BPM para obter bons resultados: você precisa saber o passo a passo de como fazê-la — e é o que te ensinamos a seguir!
Como fazer análise de processos BPM?
Para começar a análise de processos BPM, você precisa de um estudo detalhado do ambiente de negócio para conhecer os fatores internos e externos que impactam ou são impactados pela metodologia. Para entender melhor, veja o passo a passo abaixo.
1. Entendimento dos processos
Identifique os procedimentos-chave (aqueles mais críticos para o negócio ou que apresentam mais problemas) e mapeie-os. Use notações como o BPMN (Business Process Model and Notation, Notação e Modelo de Gestão de Processos), colete dados por meio de entrevistas e monitoramento das atividades para compreender como cada etapa funciona.
2. Análise crítica
Observe criteriosamente o que dá certo ou não. Verifique se as entradas e saídas são bem definidas, se existem tarefas redundantes, gargalos ou pontos de retrabalho constante, se o fluxo segue as leis e normas internas. Esta etapa é fundamental para definir o que vale a pena ou não continuar nos processos.
3. Modelagem de processos futuros
Com base nas percepções das etapas anteriores, proponha melhorias estratégicas, como a gestão por processos, automação e implementação de outras tecnologias, como a inteligência artificial (IA). Avalie os impactos e, principalmente, compare-o com suas expectativas, necessidades, orçamento disponível e conformidade legal.
4. Implementação
Por fim, desenvolva um plano de ação e aplique-o. Capacite suas equipes para lidar com as novas tecnologias e sistemas, realize mudanças tecnológicas e comunique as alterações constantemente, para garantir o entendimento e evitar confusão entre os operadores das novas atividades.
5. Monitoramento e otimização contínua
Defina indicadores de desempenho e acompanhe os resultados para buscar a melhoria contínua. Sempre que necessário, aplique mudanças e otimizações. Assim, seu fluxo nunca será desatualizado, obsoleto ou disfuncional.
E, assim, você já sabe como fazer análise de processos BPM! A seguir, para facilitar ainda mais a sua jornada em busca de mais organização e resultados, confira técnicas que simplificam esse procedimento.
Técnicas de análise e modelagem de processos BPM
Com o crescimento da busca por formas de gerenciar atividades, surgem cada vez mais técnicas de análise e modelagem de processos BPM — e você precisa conhecê-las. Afinal, é por meio dessa dupla de métodos que você consegue compreender mais sobre a situação atual do seu negócio para, então, melhorá-lo.
Veja, nas tabelas abaixo, as principais técnicas de análise e modelagem para os processos.
| Técnica de análise | Como funciona | Modelagem de processos | Como funciona |
| Análise SWOT (FOFA) | Avalia as Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças (FOFA). É útil para o contexto e alinhar processos às estratégias. | Fluxograma | Representação visual simples, com formas geométricas básicas. Bom para processos operacionais por ser muito didático e fácil de entender. |
| Análise de gargalos | Identifica pontos de lentidão ou bloqueios no processo. Usa dados de tempo, volume e capacidade para detectar atrasos. | Value Stream Mapping (VSM) | Técnica para mapear o fluxo de valor de um processo. Identifica desperdícios e oportunidades de melhorias. |
| Análise de valor agregado | Avalia cada etapa do fluxo para ver se todas agregam valor ao cliente. Os resultados apontam etapas ineficientes e passíveis de remoção. | Diagrama de casos de uso (UML) | Útil em projetos de automação ou desenvolvimento de sistemas. Mostra as interações entre atores (usuários) e funcionalidades. |
Com essas táticas, o procedimento de análise dos processos BPM é muito mais fácil e os resultados tendem a ser melhores. A seguir, vamos apresentar alguns exemplos para te ajudar a fixar este tema.
2 exemplos de análise de processos BPM
Exemplo 1: processo de aprovação de reembolso
Imagine uma companhia que mantenha o processo de reembolso manual há anos: o funcionário preenche um formulário e o entrega ao gestor para assinatura e encaminhamento ao financeiro. Apenas neste setor, após a conferência dos dados, ocorre o pagamento.
Este fluxo, além de desatualizado, toma tempo e causa problemas (erros de preenchimento, atrasos, falta de padronização).
Uma forma de melhorar a execução é a digitalização da tarefa. Desta forma, assim que o cliente solicita o reembolso, o sistema automaticamente:
- preenche o formulário;
- envia o documento para análise do gestor;
- retransmite a decisão para o setor financeiro;
- realiza o pagamento (quando autorizado) ou aciona o cliente para informar da negativa.
Ou seja, um procedimento que poderia levar dias é realizado em poucas horas — além de ter menos erros, graças à padronização das etapas.
Exemplo 2: processo de admissão de funcionários
Imagine um processo admissional inteiramente manual: o setor de recursos humanos (RH) recebe a aprovação da vaga e publica o anúncio nas plataformas. Após o recebimento dos currículos, um funcionário avalia cada documento, separa os mais interessantes e entra em contato com todos os candidatos individualmente para marcar e realizar entrevistas.
Este processo pode levar mais de 30 dias para finalizar. Uma forma de otimizá-lo é adotar uma plataforma automatizada. Assim, com base nos critérios definidos pela própria companhia, o sistema, de forma automática:
- divulga a vaga em diversos canais ao mesmo tempo;
- centraliza os currículos e realiza triagem;
- agenda e gerencia entrevistas em grupo ou individuais;
- dispara e-mails para solicitar documentos necessários para a efetivação;
- realiza onboarding dos novos funcionários.
Ou seja, você ganha eficiência e melhora os resultados, além de diminuir o tempo entre a disponibilização da vaga e a contratação.
Estes são apenas alguns exemplos de análise de processos BPM possíveis. A realidade é que, com o avanço da tecnologia, essa metodologia já é adaptável para inúmeros cenários, setores e nichos de atuação.
É claro que você pode realizar essa avaliação manualmente — mas, provavelmente, vai exigir tempo, dinheiro e recursos que você não pode e nem precisa dispender. Afinal, existem inúmeras ferramentas de análise de processos BPM disponíveis. A seguir, veja algumas.
Ferramentas de análise de processos BPM
Uma boa análise de processos BPM, com todas as suas etapas, leva tempo e exige recursos, especialmente para realizá-la manualmente. Por este motivo, contar com boas ferramentas faz toda a diferença — e nós selecionamos 3 tipos que são particularmente úteis para essa finalidade.
1. Modeladores de processo
Os modeladores mapeiam e documentam graficamente os processos da companhia. Esse sistema representa visualmente as atividades e suas conexões, etapas e responsáveis. Sua principal funcionalidade é criar diagramas padronizados de todos os procedimentos, de modo a tornar o entendimento das tarefas mais simples para todos os membros do fluxo.
2. Plataformas de BPMS (Business Process Management Suite — Sistema de Gestão de Processos de Negócios)
O BPMS permite automatizar, executar, monitorar e otimizar os processos. São excelentes softwares para organizações que desejam transformar processos manuais ou fragmentados em fluxos digitais e integrados.
Além de executar tarefas automaticamente, esta ferramenta controla e integra outras tecnologias, como a IA, para otimizar continuamente.
3. Software de monitoramento e BI (Business Intelligence — Inteligência de Negócios)
Esses sistemas acompanham o desempenho dos processos em tempo real para facilitar a identificação de gargalos, pontos de sucesso e ineficiências. Por meio dos dados desta ferramenta, você aplica melhorias e acompanha os resultados de modo a compreender profundamente o funcionamento das rotinas.
Aliás, um aspecto muito importante é que essas 3 ferramentas são integráveis entre si. Ou seja:
- você desenha o fluxo com um modelador de processos;
- o BPMS executa e automatiza a nova rotina;
- o sistema de BI e monitoramento providencia dados para que você acompanhe os resultados.
Veja como a Lecom apoia a análise de processos BPM
Depois de ler até aqui e compreender mais a fundo a importância e aplicações da análise de processos BPM, é provável que você se pergunte quais os próximos passos — afinal, quem não deseja contar com uma tecnologia tão completa e transformadora assim?
Se este é o seu caso, temos uma última e excelente informação para o seu negócio: com a Lecom, você reúne o que há de mais crucial em análise de processos — e muito mais!
Com uma plataforma única, você:
- mapeia todas as suas atividades;
- identifica eventuais ineficiências — para, então, eliminá-las ou corrigi-las;
- localiza os pontos de sucesso para otimizá-los;
- implementa a automação de processos;
- reduz custos e diminui o tempo de execução das tarefas;
- adota novas tecnologias, como a inteligência artificial e automação robótica.
São infinitas possibilidades — e todas voltadas para a melhoria da sua organização como um todo.
Quer ver, na prática, como a Lecom te ajuda a elevar os resultados e conquistar mais lucros? Agende uma demonstração da plataforma em ação e veja tudo o que podemos fazer pelo seu negócio! Estamos preparados para te auxiliar nessa jornada transformadora.
