Saber o que é OCR e como essa tecnologia funciona não apenas facilita o dia a dia empresarial, como representa uma vantagem competitiva bastante estratégica para as companhias. Aliás, cada vez mais gestores percebem o valor do reconhecimento óptico de caracteres para a entrega de resultados.
Dados da Credence Research demonstram que, em 2024, o mercado de tecnologia OCR estava avaliado em mais de US$ 11 milhões. A previsão é de que, até 2032, o investimento avance 14,73% e alcance os US$ 34 milhões.
A questão é que, mesmo com essa relevância, muitas pessoas não sabem o que é OCR (Optical Character Recognition) ou mesmo o que representa o reconhecimento óptico de caracteres para o dia a dia das empresas. E é sobre esse tema que falamos neste conteúdo.
Continue a leitura e veja o que é, para que serve, quais os benefícios e exemplos de OCR no dia a dia.
O que é OCR em documentos?
A tecnologia OCR serve para converter arquivos como imagens, PDFs ou documentos digitalizados em texto editável e pesquisável. Essa ferramenta identifica automaticamente letras, números e símbolos em arquivos escaneados, fotos ou formulários e transforma as informações em dados estruturados e prontos para uso em sistemas digitais.
É como se o OCR em documentos “lesse” as versões digitais e coletasse dados importantes num arquivo novo, mas agora, com possibilidade de edição, alteração e pesquisa de termos isolados.
É um sistema especialmente útil para empresas em processo de modernização, mas também funciona para otimizar processos manuais de leitura e digitação, que tomam muito tempo. Com a automação com OCR, é possível extrair informações de notas fiscais, por exemplo, para facilitar o procedimento de conciliação bancária.
O que é OCR com IA?
A versão da ferramenta com inteligência artificial é uma evolução da tradicional. Enquanto essa apenas converte imagens e PDFs em arquivos editáveis, a ferramenta com IA usa processamento de linguagem natural para compreender contextos, identificar padrões e extrair dados de forma mais inteligente, precisa e fácil!.
Como funciona a tecnologia OCR?
O OCR funciona por meio de softwares que transformam documentos físicos ou digitais em texto editável e estruturado. O processo, geralmente, ocorre em 4 etapas:
- digitalização do documento (no caso de papéis);
- reconhecimento dos caracteres, por meio de análise de pixels para identificar letras, números e outros símbolos;
- tratamento e validação, para organizar e garantir que os dados extraídos estão corretos;
- integração com sistemas internos, como envio das informações para setores de contabilidade, por exemplo, para ações futuras.
Em outras palavras, a automação com OCR lê documentos, coleta as informações importantes e transforma-as em arquivos estruturados e prontos para uso pelos departamentos de destino. Depois, tecnologias como o RPA (automação robótica de processos) podem enviar as extrações para outros sistemas, de modo que os setores recebam insumos importantes para o trabalho.
Qual a relação entre OCR e RPA?
O RPA funciona como um “extra” nas ações do OCR. Associadas, essas tecnologias atuam na extração de dados por reconhecimento ótico de caracteres e, depois, a automação robótica encaminha as informações a outros sistemas, como CRMs (gerenciadores de relacionamento com clientes), ERPs (planejadores de recursos empresariais) ou bancos de dados.
Contudo, não basta saber o que é OCR e seu funcionamento: também precisamos falar das vantagens dessa tecnologia!
Quais as vantagens da automação com OCR?
Os principais benefícios do reconhecimento óptico de caracteres para as empresas são:
- automação de tarefas repetitivas e burocráticas;
- redução de erros humanos;
- agilidade no processamento de documentos;
- economia de tempo e custos;
- acesso mais rápido à informação;
- integração com outros sistemas corporativos;
- segurança e compliance.
Abaixo, explicamos mais sobre cada tópico e apresentamos exemplos de OCR na prática.
Automação de tarefas repetitivas
Ao adotar o OCR, você exclui a necessidade de digitação manual de dados e, consequentemente, libera os empregados para atividades mais estratégicas e críticas, como análises e criações.
Redução de erros humanos
Humanos são passíveis de erros, seja por falta de atenção, cansaço ou qualquer outra razão. Neste sentido, a extração automática por meio do reconhecimento ótico de caracteres garante mais precisão no tratamento de documentos e evita falhas comuns na inserção manual.
Agilidade no processamento de documentos
Ler faturas, contratos, comprovantes e formulários leva muito tempo. Ao adotar o OCR, essas tarefas levam segundos, o que acelera fluxos críticos, como contas a pagar, atendimento e até a gestão de contratos.
Economia de tempo e custos
Menos retrabalho, menos horas gastas em processos burocráticos e mais ação de valor por parte dos trabalhadores resultam em eficiência operacional e, consequentemente, uma redução significativa nos custos de operações.
Acesso rápido à informação
Imagine que você precise dos dados de uma nota fiscal emitida há muitos anos. Contar apenas com um arquivo digital pode não ser o suficiente, uma vez que muitos documentos não permitem buscas por termos isolados.
É neste momento que você entende, na prática, o que é o OCR com IA no dia a dia, pois a ferramenta localiza o documento em poucos instantes, com poucos termos de procura.
Integração com sistemas corporativos
Todos os setores podem se beneficiar do uso do OCR, de modo que as melhores ferramentas permitem o envio das informações extraídas diretamente para os departamentos que as utilizam. Em outras palavras, dados de notas fiscais vão para o setor financeiro, enquanto informações pessoais vão para o RH; tudo automaticamente, é claro, por meio do RPA.
Segurança e compliance
Os sistemas de OCR garantem a proteção dos dados e o compliance com as normas e leis brasileiras. Dessa forma, mesmo enquanto lida com dados sensíveis, você prioriza a segurança das informações e, consequentemente, dos empregados, parceiros e clientes da companhia.
Estes são apenas alguns dos pontos positivos da tecnologia OCR no dia a dia empresarial. Contudo, na hora de adotar novas ferramentas, sempre é bom considerar os desafios que as rodeiam. E, no próximo tópico, vamos te ensinar a transpor os principais obstáculos na implementação dessa solução.
4 desafios para considerar na adoção do reconhecimento óptico de caracteres
Saber o que é OCR, suas vantagens e funcionamento é importante, mas também é fundamental conhecer os desafios e, principalmente, as formas de superá-los na hora de implementar a nova tecnologia. Veja os principais obstáculos a seguir.
1. Qualidade e consistência dos documentos
O OCR depende da qualidade dos documentos digitalizados. Arquivos com baixa resolução, borrados, manuscritos ou com formatação complexa estão sujeitos a erros de leitura e, consequentemente, de extração.
Para lidar com essa questão, padronize a digitalização e crie parâmetros de qualidade para garantir bons resultados. Você também pode integrar uma ferramenta de inteligência artificial para “cobrir” as lacunas e identificar eventuais trechos em que o reconhecimento óptico falhe.
2. Erros de reconhecimento de texto
Mesmo com documentos com boa qualidade, o OCR está sujeito a interpretar caracteres similares de forma equivocada, como um número “0” (zero) e uma letra “O”. Essa questão pode gerar inconsistência em dados críticos e, para contorná-la, é fundamental implementar um sistema de pós-validação.
Adotar um mecanismo de machine learning costuma resolver esse tipo de problema com facilidade. Dessa forma, o próprio sistema analisa o contexto da extração para completar os dados de forma mais exata. Se necessário, também é possível criar uma rotina de revisão humana sempre que o documento estiver em uso.
3. Integração com sistemas corporativos
Se você já compreendeu o que é OCR, sabe que é um sistema muito útil, mas que, sozinho, tem pouca eficácia: sem o envio dos dados extraídos, não há geração de valor para a companhia. A falta de integração com outros sistemas torna a ferramenta obsoleta, por mais eficiente que seja.
Para lidar com essa situação, é fundamental automatizar os fluxos com RPA para assegurar a transferência das informações aos setores que necessitam.
4. Segurança e privacidade dos dados
O OCR lida frequentemente com dados sensíveis, como dados pessoais ou financeiros. Processos inseguros podem dar espaço a vazamentos ou não conformidade. Neste sentido, a escolha da ferramenta é fundamental para proteger as informações.
Portanto, na hora de escolher uma solução de reconhecimento óptico, certifique-se de buscar empresas com certificação de segurança, resultados comprovados e boas práticas na gestão de documentos.
Adotar o reconhecimento óptico de caracteres vai além de saber o que é OCR: é analisar com cuidado os benefícios e os pontos desafiadores da tecnologia para compreender sua real utilidade. E, se você já entendeu, mas ainda não enxerga uma finalidade prática para essa ferramenta na sua empresa, veja, a seguir, alguns exemplos de aplicação no dia a dia.
4 exemplos de aplicação do OCR na prática
Se você gostou do que é OCR e como essa ferramenta trabalha, mas acha que sua empresa não precisa dessa tecnologia, veja, a seguir, 4 exemplos que provam o contrário.
1. Processamento de faturas e contas a pagar
Imagine uma empresa que recebe faturas em papel ou em PDF de seus fornecedores. Neste cenário, o OCR extrai automaticamente informações como números, datas, valores e dados de identificação (CNPJ ou CPF).
Na prática, a ferramenta proporciona redução de erros humanos, agilidade no processamento de pagamentos e melhora a capacidade de analisar grandes volumes de dados em menos tempo.
2. Automação de cadastro de clientes
Bancos e fintechs, por exemplo, cuja aprovação de cadastro depende de análise de dados, também se beneficiam do OCR. Ao receber uma solicitação, o sistema verifica automaticamente as informações de RG, CPF, comprovante de endereço e renda e compara com bases externas para validação.
Essa automação acelera o procedimento de abertura de contas ou concessões de crédito, mitiga o risco de fraudes e inconsistências e mantém a conformidade regulatória.
3. Gestão de contratos e documentos
Departamentos jurídicos lidam diariamente com contratos, notas fiscais, laudos ou relatórios, tanto físicos quanto digitais. O OCR identifica cláusulas, datas de vencimento, nomes e outras informações importantes para armazená-las em sistemas próprios.
Dessa forma, é mais fácil realizar buscas por termos ou períodos específicos, sem riscos de perda ou extravio dos dados.
4. Extração de dados de formulários de pesquisas
Imagine uma empresa que aplica pesquisas de satisfação ou formulários de cadastro em papel ou PDF. A análise das respostas pode levar semanas, a depender do número de pessoas envolvidas, e está sujeita a erros. O OCR, numa situação dessa, converte as respostas manuscritas ou digitadas em dados estruturados e, depois, envia os resultados para sistemas de CRM ou ERP.
Na prática, o reconhecimento óptico agiliza a coleta de informações em larga escala, reduz o trabalho e o risco de erros.
A verdade é que, em linhas gerais, o reconhecimento óptico é aplicável em todos os setores da companhia que lidam com dados. Um dos principais exemplos de utilização do reconhecimento óptico de caracteres é o case do Governo Brasileiro, que digitalizou processos e inovou sua forma de atender à população.
Como resultado, o Governo poupou R$ 1,4 bilhão para os brasileiros e otimizou 149 milhões de horas de trabalho. A expectativa é de que, entre 2020 e 2025, a economia gerada alcance os R$ 38 bilhões.
E, agora que você já sabe o que é OCR, o próximo passo é conhecer mais sobre o parceiro dessa ferramenta: o RPA!
RPA é com a Lecom!
Se, após entender o que é OCR com IA e o poder dessa tecnologia, você está pronto para o próximo passo, a Lecom é a plataforma ideal para a sua evolução!
Com a Lecom, você não apenas integra o OCR aos seus fluxos de trabalho, como conta com um sistema de RPA completo para distribuir, gerenciar e armazenar informações com segurança e eficiência.
Faça como o Governo Brasileiro, que digitalizou toda a operação e economizou quase 150 milhões de horas de trabalho graças à automação robótica!
Chega de lidar com arquivos e papeladas desorganizadas, ilegíveis e ineficazes: conheça o RPA da Lecom e dê o primeiro passo para um futuro transformador!
