A tecnologia é um dos braços mais importantes de uma boa gestão de negócios, principalmente quando falamos sobre otimização de processos e melhores resultados. Por isso, é fundamental escolher uma ferramenta BPMS voltada para o gerenciamento operacional.
A plataforma deve permitir a modelagem, a execução, a análise e o monitoramento de todos os processos de um setor e/ou empresa. Dessa forma, possibilita que líderes e gestores tenham agilidade na tomada de decisão e melhorem as operações com foco em otimizar os resultados do negócio.
Estas, aliás, são apenas alguns dos benefícios da ferramenta de BPMS. Uma pesquisa do Market Research Future apontou outras vantagens, como a redução de custos e do tempo de execução das tarefas. Estes são alguns dos aspectos que justificam o crescimento do mercado, de US$ 17,11 milhões em 2023 para quase US$ 20 milhões em 2024.
Se você ainda tem dúvidas sobre a necessidade de uma plataforma inteligente de gestão de processos na sua empresa, leia até o final e veja como o recurso é fundamental para impulsionar o sucesso no mercado.
Confira o que é uma ferramenta de BPM, seus principais benefícios, como escolher uma e implementá-la na rotina da sua empresa.
Acompanhe!
O que é uma ferramenta de BPM?
Uma ferramenta BPM (Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios) é um software que permite automatizar o gerenciamento de processos de negócios, com atuação desde o mapeamento e a modelagem das operações até o monitoramento da performance e do alcance dos resultados.
A ferramenta possibilita mapear, estruturar, automatizar, otimizar e mensurar todos os processos de uma empresa de forma visual e gráfica. Pode ser usada por um ou mais setores, ou, ainda, de maneira integral em todos os departamentos corporativos.
Ou seja, a ferramenta BPM é uma plataforma de orquestração dos fluxos de trabalho e integração entre tecnologias, processos, colaboradores e gestores.
Qual a diferença entre BPM e BPMS?
A diferença entre os termos está no foco de cada um.
- BPM é uma disciplina de gestão que visa analisar, modelar, executar, monitorar e otimizar processos de negócios;
- BPMS é uma ferramenta tecnológica, ou seja, um sistema ou software que apoia a execução do BPM.
Em outras palavras: enquanto um é metodologia, o outro é um recurso de suporte.
Para que serve a ferramenta de BPMS?
A ferramenta BPMS serve para mapear e aprimorar os processos de um negócio. Este sistema atua de ponta a ponta para tornar os fluxos de trabalho mais ágeis, assertivos e eficientes. E o melhor é que ainda fornece dados e relatórios para o gestor identificar como otimizar suas operações.
Com uma plataforma de BPMS, o gestor pode:
- mapear os processos mais relevantes para o setor/negócio;
- modelar os processos e criar uma representação visual e gráfica das etapas do fluxo de trabalho;
- determinar regras para a execução de cada etapa em sequência padronizada;
- automatizar tarefas cotidianas e repetitivas, como coleta e envio de documentos;
- monitorar o desempenho da equipe;
- integrar colaboradores e setores;
- identificar gargalos e oportunidades de melhorias.
Em outras palavras, um sistema BPMS atua na organização e gerenciamento de todas as etapas do processo. É por meio dessas funções que você conquista e desfruta as vantagens dessa ferramenta — e, a seguir, exploramos as principais.
Aprenda também: Conheça 5 tipos de mapeamento de processos mais exemplos práticos
Quais os benefícios da ferramenta de BPMS?
Depois de compreender para que serve a ferramenta de BPMS, é natural se questionar sobre os benefícios desse sistema para a companhia. Afinal, se você vai investir em novas tecnologias, é importante que as vantagens valham os custos, não é? E, felizmente, no caso do software BPMS essa relação de custo-benefício é altamente positiva.
Veja, a seguir, os principais pontos positivos por trás da adoção desse sistema.
Economia de recursos
Ao adotar o BPMS, você atinge resultados melhores com menos consumo de recursos — financeiros e humanos. Essa mudança se dá, principalmente, graças à eliminação de erros, que custam caro tanto em dinheiro quanto em força de trabalho.
Aumento de produtividade
Com menos erros, você automaticamente produz mais, com mais qualidade e eficiência. Adicionalmente, você também pode optar pela automação, que permite a realização de tarefas burocráticas e repetitivas de forma automática, mais rápida e com menos chances de falhas ou atrasos.
Melhoria nos resultados
Uma vez livres das tarefas automatizadas, os trabalhadores têm mais tempo livre para focar a parte estratégica do negócio. Dessa forma, eles geram insights valiosos por meio da análise de dados concretos e têm capacidade de sugerir mudanças poderosas para o dia a dia operacional.
Estas são apenas algumas das principais vantagens atreladas ao BPMS. Porém, a lista não termina aqui. Essa ferramenta também te ajuda a:
- evoluir, crescer e tornar a empresa mais competitiva;
- centralizar, controlar e rastrear os processos por meio do acompanhamento de painéis (dashboards) e relatórios com dados em tempo real;
- ter visão estratégica do setor/negócio;
- melhorar a comunicação interna, com o aumento da integração e da colaboração entre funcionários e equipes;
- ter mais agilidade e precisão nas tomadas de decisão;
- alcançar mais eficiência operacional e, portanto, maior produtividade;
- aumentar a performance da gestão e dos resultados conquistados;
- melhorar a segurança de dados.
Para ter acesso a todas essas vantagens, porém, você deve saber como escolher uma ferramenta de BPMS completa, fácil de usar e confiável. Veja o que analisar para tomar a decisão final!
Como escolher uma ferramenta de BPMS?
Para selecionar a melhor plataforma de gestão de processos, é primordial analisar questões internas e externas para coletar dados valiosos que fundamentam sua decisão.
Separamos os pontos principais para aprender a escolher uma ferramenta eficiente e adequada às necessidades do negócio, independentemente do porte e do setor de atuação. Confira!
1. Avalie a situação atual da empresa
O primeiro passo é olhar para dentro: como está a situação da empresa? Quais são seus problemas e suas necessidades? Quais são os objetivos para o ano? O que precisa mudar? Como está o mercado de atuação? E a concorrência?
Faça uma avaliação 360 graus para identificar o que precisa de resolução, por ordem de prioridade.
2. Veja a capacidade da ferramenta
Verifique se a ferramenta tem limite de usuários e processos e, se houver, confira se funciona para a sua empresa. Lembramos que plataformas com números limitados podem reduzir a eficácia da solução, afinal, o objetivo é escalar os resultados e crescer o negócio, não é mesmo?
Portanto, opte por uma solução que cobre por faixas de uso da ferramenta e permita a escalabilidade e o crescimento da marca — como a plataforma inteligente da Lecom. Avalie também o orçamento disponível, os valores cobrados e o retorno sobre o investimento (ROI).
3. Conheça os recursos e a interface
É importante analisar todas as funcionalidades e entender se atendem às necessidades e ao dinamismo que o negócio precisa para crescer de modo sustentável e escalável.
Porém, não basta oferecer recursos variados e necessários. As soluções precisam ser fáceis de usar, com uma interface intuitiva e personalizável.
4. Low-code e no-code
Para facilitar o uso por todos os líderes e equipes, a chave é ter uma ferramenta que precise de pouco ou nenhum código de programação para implementação e modificação ao longo do tempo.
Os softwares low-code e no-code, como o usado na plataforma Lecom, não exigem profissionais de TI “de plantão” para atualizar sistemas, fazer manutenção ou configurações para o uso.
Saiba mais: Diferença entre no code e low code: saiba os benefícios de cada uma
5. Capacidade de integração
Se a ideia é centralizar processos, tecnologias, pessoas, dados e informações de variados setores, a ferramenta de BPMS deve ter uma boa capacidade de integração a outros softwares.
Liste quais soluções já estão em uso na empresa e verifique se o novo software é integrável aos sistemas atuais.
O que analisar em uma ferramenta para gestão de processos?
Além dessas dicas, é fundamental se atentar a outros aspectos relevantes para determinar quais as melhores ferramentas BPM. Desta forma, outros aspectos que o gestor deve analisar são:
- suporte técnico: entre em contato com a fornecedora e veja como é a velocidade e a qualidade de seu atendimento. Essa simples questão já mostra como será o suporte após se tornar cliente;
- capacidade de gerar documentação: entenda se há análise e geração automática de relatórios, coleta e envio de documentos, diagramas de fluxo, registros de atividades e monitoramento do desempenho;
- custo-benefício: verifique a relação entre o valor investido e os resultados que o sistema promete. As melhores ferramentas de BPM têm um ROI estratégico, que justifica o custo com entregas mais assertivas e eficientes;
- tecnologias associadas: busque por um sistema que permita a adoção de outras tecnologias para complementar as funcionalidades. Você pode, por exemplo, escolher uma ferramenta BPM com IA para aprimorar tanto a realização das atividades quanto a análise dos resultados.
Com essas orientações, você já consegue ter uma boa base para escolher bons sistemas. Contudo, lembre-se: não basta saber selecionar. Você também precisa compreender como funciona a implementação para garantir resultados positivos.
Como implementar uma ferramenta de BPMS na empresa?
Ao escolher ferramentas no-code ou low-code, acredite: a implementação é fácil, rápida e não requer dias e dias para realmente ser usada. Bastam algumas configurações e está pronta!
Porém, de todo modo, existem algumas fases para uma implementação eficiente e bem planejada.
Veja as etapas!
- Planejamento e identificação de objetivos e estratégias de negócios: defina KPIs (indicadores de desempenho) para monitorar os resultados;
- Mapeamento de processos: mapeie as etapas de seus processos e reestruture as operações por meio da eliminação de gargalos e pontos redundantes;
- Automação de fluxos de trabalho: entenda quais tarefas manuais precisam (e podem) passar pela automatização e elimine as que não agregam valor ao cliente;
- Simulação dos fluxos e análise da aderência: o primeiro processo a automatizar deve ser simples e fácil para analisar sua aderência durante o uso da ferramenta e realizar melhorias, caso necessite;
- Controle e monitoramento de desempenho: com as KPIs definidas na fase 1, monitore continuamente por meio de relatórios e dashboards com dados em tempo real. Aos poucos, veja o que pode otimizar e busque sempre a melhoria contínua.
Qual a melhor ferramenta BPM para minha empresa?
A melhor ferramenta para gestão de processos é um BPMS no-code ou low-code, que facilita todo o processo de implementação e atualização e melhora a eficiência operacional e de gerenciamento.
A plataforma Lecom, por exemplo, agrega a abordagem BPM com o desenvolvimento low-code e funcionalidades no-code, o que torna a gestão muito mais dinâmica, assertiva, colaborativa e inteligente.
A Lecom facilita o mapeamento, gestão e automação de processos com integração de diversas tecnologias, como a inteligência artificial. Com interface simples e completa, permite autonomia no uso da ferramenta.
Faça como a Servier do Brasil, que otimizou mais de 5 mil horas de trabalho ao ano, ou como o Portal Gov.br, que adotou a transformação digital com a Lecom e conquistou mais eficiência administrativa, economia nacional e melhorou a experiência de milhões de usuários pelo Brasil.
Identifique, analise, mapeie, altere, automatize, otimize e colete resultados cada vez mais positivos com uma plataforma inteiramente pensada para o desenvolvimento dos seus negócios. Dê o primeiro passo e transforme a sua forma de gerenciar com quem entende do assunto.
Começar é fácil: inscreva-se para uma demonstração com nossos especialistas e veja, na prática, como a Lecom te dá suporte desde a implementação das ferramentas BPMS até a coleta de resultados.
